Allgemeine Geschäfts- und Nutzungsbedingungen

für das Portal dokumentenmanagement.systems der Christoph Weingärtner Unternehmensberatung · Stand: Oktober 2026

Diese Bedingungen regeln, wie Sie das Portal nutzen können: als Unternehmen, das ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sucht, als Hersteller, dessen Produkt im Verzeichnis steht, und als Systemhaus, das Anfragen erhalten möchte. Sie ersetzen die Bedingungen des früheren Portals documentmanagement.systems. Nutzerkonten, Bewertungen und bezahlte Platzierungen gibt es auf diesem Portal nicht.

§ 1 Anbieter und Geltungsbereich

1.1 Anbieter des Portals ist die Christoph Weingärtner Unternehmensberatung, Inhaber Christoph Weingärtner, Stifterstraße 18, 73230 Kirchheim unter Teck, E-Mail chris@documentmanagement.systems (nachfolgend „wir“ oder „das Portal“).

1.2 Diese Bedingungen gelten für die Nutzung aller Inhalte und Funktionen unter dokumentenmanagement.systems sowie für Verträge, die über das Portal mit uns zustande kommen. Abweichende Bedingungen von Nutzern gelten nur, wenn wir ihnen in Textform zugestimmt haben. Individuelle Vereinbarungen in Textform haben Vorrang.

1.3 Das Portal richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen und Personengesellschaften. Wer eine Funktion des Portals nutzt, die Daten an uns übermittelt (Auswertung per E-Mail, Vermittlung, Vormerkung als Systemhaus, Korrekturvorschlag), versichert, in Ausübung einer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln und für das genannte Unternehmen handeln zu dürfen. Mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB schließen wir keine Verträge.

§ 2 Leistungen des Portals

2.1 Das Portal stellt kostenlos bereit:

1. ein Verzeichnis von DMS-Herstellern und ihren Produkten mit Angaben aus öffentlichen Herstellerquellen (Herstellerprofile), Vergleichs-, Alternativen- und Kostenseiten sowie Ratgeberartikel,
2. eine Bedarfsanalyse, die Ihre Angaben regelbasiert mit den belegten Herstellerangaben abgleicht, und auf Wunsch eine Auswertung per E-Mail,
3. einen Angebots-Check, der ein DMS-Angebot als PDF ausschließlich in Ihrem Browser liest und auf typische Lücken prüft,
4. auf Wunsch und nur mit Ihrer Einwilligung die Weitergabe Ihrer Anfrage an bis zu drei passende Systemhäuser oder Hersteller (Vermittlung).

2.2 Für Hersteller bietet das Portal die Möglichkeit, Korrekturen zum eigenen Profil mit Beleg einzureichen (§ 4). Für Systemhäuser bietet es eine Vormerkung für die Vermittlung (§ 5).

2.3 Das Portal ist ein Informations- und Vermittlungsdienst. Es erbringt keine Rechts-, Steuer- oder IT-Beratung und schuldet keinen bestimmten Erfolg, insbesondere nicht, dass ein bestimmtes System für Ihr Unternehmen geeignet ist oder dass eine Vermittlung zu einem Vertragsschluss führt. Verträge über Software, Einführung oder Betrieb schließen Sie ausschließlich mit dem Hersteller oder Systemhaus; wir werden dadurch nicht Vertragspartei.

2.4 Wir dürfen den Funktionsumfang ändern, erweitern oder einzelne Funktionen einstellen, soweit dies für Nutzer zumutbar ist. Bereits zugesagte Vermittlungen bleiben davon unberührt.

§ 3 Nutzung durch suchende Unternehmen

3.1 Die Nutzung von Verzeichnis, Bedarfsanalyse und Angebots-Check ist kostenlos und ohne Registrierung möglich. Ein Vertrag mit uns kommt erst zustande, wenn Sie die Auswertung per E-Mail anfordern oder der Vermittlung zustimmen; er ist ebenfalls unentgeltlich.

3.2 Ergebnisse der Bedarfsanalyse und des Angebots-Checks sind Empfehlungen auf Grundlage Ihrer Angaben und der zum Prüfdatum belegten Herstellerangaben. Sie ersetzen nicht die Prüfung des Angebots, die Teststellung beim Hersteller und, wo nötig, die Abstimmung mit Steuerberatung, Datenschutz- oder Informationssicherheitsbeauftragten.

3.3 Bei der Vermittlung geben wir Ihre Anfrage an höchstens drei Empfänger weiter, die nach Region und den von Ihnen gewählten Kriterien passen. Welche Empfänger Ihre Anfrage erhalten haben, teilen wir Ihnen auf Nachfrage mit. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail widerrufen.

§ 4 Herstellerprofile (Listings)

4.1 Aufnahme. Wir nehmen Produkte von uns aus in das Verzeichnis auf; eine Anmeldung durch den Hersteller ist weder nötig noch möglich. Aufgenommen werden Standardsoftware mit Funktionen für Dokumentenmanagement, Archivierung oder digitale Akten, die

1. öffentlich erhältlich ist (keine Alpha- oder Betaversion, keine Individualentwicklung),
2. Unternehmenskunden im deutschsprachigen Raum angeboten wird und
3. unter dem offiziellen Produkt- und Markennamen des Herstellers geführt werden kann.

Ein Anspruch auf Aufnahme, auf einen bestimmten Umfang des Profils oder auf eine bestimmte Darstellung besteht nicht.

4.2 Quellen. Jede Angabe in einem Profil stammt aus einer öffentlichen Quelle des Herstellers (Website, Datenblatt, Preisliste, Pressemitteilung, Registereintrag) oder, ausdrücklich gekennzeichnet, eines Vertriebspartners. Jede Angabe ist mit Link und Abrufdatum belegt. Wo der Hersteller nichts veröffentlicht, steht „keine öffentliche Angabe“. Wir schätzen nicht, wir bewerten nicht und wir veröffentlichen keine Nutzerbewertungen, Sternewertungen oder Ranglisten nach Qualität.

4.3 Reihenfolge und Unabhängigkeit. Die Reihenfolge im Verzeichnis ist alphabetisch; Profile mit vollständig geprüftem Datenblatt können gesondert vor Profilen in Prüfung stehen. In der Bedarfsanalyse richtet sich die Reihenfolge allein danach, wie viele Ihrer Kriterien ein Produkt laut belegten Herstellerangaben erfüllt, auf Alternativen- und Vergleichsseiten danach, wie viele belegte Merkmale zwei Produkte gemeinsam haben. Bei Gleichstand gilt die alphabetische Reihenfolge. Zahlungen, Partnerschaften oder Provisionen haben keinen Einfluss auf Aufnahme, Inhalt oder Reihenfolge. Hersteller zahlen nichts für ihr Profil, und bezahlte Platzierungen bieten wir nicht an.

4.4 Korrekturen. Hersteller und Dritte können über die Seite Profil korrigieren Korrekturen vorschlagen. Eine Korrektur übernehmen wir, wenn sie durch eine öffentlich abrufbare Quelle des Herstellers belegt ist. Nachweislich unrichtige Tatsachenangaben berichtigen wir unverzüglich, in der Regel innerhalb von fünf Werktagen nach Eingang des Belegs. Werbeaussagen, Superlative und Angaben ohne öffentliche Quelle übernehmen wir nicht. Die Gestaltung des Profils, die Auswahl der Merkmale und die Formulierung bleiben uns vorbehalten.

4.5 Namen, Marken und Logos. Hersteller- und Produktnamen, Marken und Logos gehören ihren Inhabern. Wir verwenden sie ausschließlich, um das jeweilige Produkt im Verzeichnis zu kennzeichnen, in unveränderter Form und ohne den Eindruck einer Partnerschaft oder Empfehlung durch den Hersteller zu erwecken. Wünscht ein Hersteller, dass sein Logo nicht gezeigt wird, ersetzen wir es nach Mitteilung in Textform durch den Produktnamen in Schrift. Produktbilder und Screenshots von Herstellern zeigen wir nur mit deren Erlaubnis.

4.6 Entfernung. Wird ein Produkt nicht mehr angeboten oder entfällt eine Voraussetzung nach 4.1, entfernen wir das Profil oder kennzeichnen es entsprechend, sobald wir davon Kenntnis erhalten. Ein Anspruch des Herstellers auf Entfernung eines zutreffenden, belegten Profils besteht nicht; berechtigte Interessen des Herstellers berücksichtigen wir im Einzelfall.

§ 5 Systemhäuser und Vermittlung

5.1 Systemhäuser, Integratoren und Vertriebspartner können sich über die Seite Für Systemhäuser für die Vermittlung vormerken. Die Vormerkung ist kostenlos und unverbindlich. Sie begründet weder einen Anspruch auf Anfragen noch eine Zahlungspflicht.

5.2 Ein Vermittlungsvertrag kommt erst zustande, wenn wir dem Systemhaus die Konditionen, insbesondere den Preis je weitergegebener Anfrage, in Textform nennen und das Systemhaus sie in Textform annimmt. Es gibt keine Grundgebühr. Abgerechnet werden nur Anfragen, deren Weitergabe das anfragende Unternehmen ausdrücklich zugestimmt hat. Einzelheiten zu Laufzeit, Kündigung und Abrechnung regelt der Vermittlungsvertrag; ergänzend gelten diese Bedingungen.

5.3 Eine Anfrage geht an höchstens drei Empfänger. Welche Systemhäuser eine Anfrage erhalten, entscheiden wir nach den Angaben des anfragenden Unternehmens, der Region und den vom Systemhaus angegebenen Herstellern. Ein Anspruch auf eine bestimmte Zahl von Anfragen, auf Exklusivität oder auf eine Region besteht nicht.

5.4 Das Systemhaus

1. macht wahrheitsgemäße Angaben zu Firma, Region und den Herstellern, mit denen es zusammenarbeitet, und hält sie aktuell,
2. nutzt die Daten einer Anfrage ausschließlich, um das anfragende Unternehmen zu diesem Anliegen zu kontaktieren, gibt sie nicht weiter und löscht sie, wenn sie dafür nicht mehr nötig sind,
3. ist für seine eigene Verarbeitung der Anfragedaten datenschutzrechtlich selbst verantwortlich,
4. beachtet einen Widerruf oder Widerspruch des anfragenden Unternehmens unverzüglich, sobald es davon Kenntnis erhält.

5.5 Verstößt ein Systemhaus gegen 5.4, können wir es von der Vermittlung ausschließen. Weitergehende Rechte bleiben unberührt.

§ 6 Pflichten aller Nutzer

6.1 Angaben in Formularen müssen wahr und vollständig sein. Sie dürfen nur Daten übermitteln, zu deren Weitergabe Sie berechtigt sind, und keine Inhalte, die Rechte Dritter verletzen oder rechtswidrig sind.

6.2 Untersagt sind insbesondere

1. das Absenden von Formularen im Namen Dritter ohne deren Auftrag, zu Testzwecken in großer Zahl oder automatisiert,
2. Eingriffe, die den Betrieb des Portals stören oder übermäßig belasten, sowie das Umgehen von Schutzmaßnahmen,
3. das systematische Auslesen des Verzeichnisses, um eine eigene Datenbank oder ein konkurrierendes Angebot aufzubauen (§ 7.2).

6.3 Bei Verstößen dürfen wir Einsendungen ablehnen oder löschen und den Zugang zu einzelnen Funktionen sperren.

§ 7 Urheber- und Datenbankrecht

7.1 Texte, Grafiken, Vergleiche und die Zusammenstellung des Verzeichnisses sind urheberrechtlich und als Datenbank geschützt (§§ 4, 87a ff. UrhG). Herstellerangaben bleiben Angaben des jeweiligen Herstellers; geschützt ist ihre Auswahl, Prüfung und Anordnung.

7.2 Sie dürfen einzelne Inhalte mit Quellenangabe und Link zitieren. Die maschinenlesbaren Dateien des Portals (zum Beispiel llms.txt und die Dateien unter /ai/) stellen wir bereit, damit Suchmaschinen und KI-Dienste die Inhalte finden, zusammenfassen und mit Quellenangabe zitieren können. Die Übernahme wesentlicher Teile des Verzeichnisses in eine eigene Datenbank oder ein eigenes Angebot ist ohne unsere Zustimmung in Textform nicht gestattet.

7.3 Mit einem Korrekturvorschlag räumen Sie uns das einfache, unentgeltliche Recht ein, die darin enthaltenen Sachangaben und Belege für das Profil zu nutzen. Personenbezogene Angaben der einsendenden Person veröffentlichen wir nicht.

§ 8 Haftung

8.1 Wir prüfen alle Angaben sorgfältig und belegen sie mit Quelle und Prüfdatum. Hersteller ändern Produkte, Preise und Bedingungen jedoch laufend. Maßgeblich sind die aktuellen Angaben des Herstellers und die Inhalte Ihres Angebots. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Herstellerangaben und für Inhalte verlinkter Websites übernehmen wir keine Gewähr.

8.2 Wir haften unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, im Rahmen einer übernommenen Garantie und nach dem Produkthaftungsgesetz.

8.3 Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Sie regelmäßig vertrauen dürfen. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Bei unentgeltlichen Leistungen (§ 3) haften wir im Übrigen nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

8.4 Eine ununterbrochene Verfügbarkeit des Portals können wir nicht zusagen. Wartung, Störungen beim Hoster oder höhere Gewalt können zu Unterbrechungen führen.

§ 9 Datenschutz

Wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, erklärt die Datenschutzerklärung.

§ 10 Änderungen dieser Bedingungen

Wir können diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, etwa bei neuen Funktionen oder geänderter Rechtslage. Für die kostenlose Nutzung gilt jeweils die beim Aufruf veröffentlichte Fassung. Bei laufenden Vermittlungsverträgen teilen wir Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit; das Systemhaus kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.

§ 11 Schlussbestimmungen

11.1 Erklärungen im Rahmen dieser Bedingungen bedürfen der Textform (§ 126b BGB), etwa per E-Mail an chris@documentmanagement.systems.

11.2 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Vertragssprache ist Deutsch.

11.3 Ist der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis Kirchheim unter Teck. Wir dürfen auch am allgemeinen Gerichtsstand des Nutzers klagen.

11.4 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.