Ratgeber Dokumentenmanagement
Der Ratgeber von dokumentenmanagement.systems erklärt, was ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) können muss, was Sie wie lange aufbewahren müssen und woran Sie ein gutes Angebot erkennen. Rechtliche Angaben stützen sich auf Primärquellen wie § 147 AO, die GoBD des Bundesfinanzministeriums und Richtlinien des BSI; jede Herstellerangabe kommt aus einem geprüften Datenblatt mit Quelle. So prüfen wir.
DMS auswählen und einführen
Was ein DMS leisten muss, wie Sie es auswählen und ohne Umwege einführen.
Dokumentenmanagementsystem (DMS): Was es ist, was es kann und wie Sie das passende finden
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem? Funktionen, Recht, Cloud oder eigener Server, Kosten und Prüfliste zur Auswahl, neutral aus geprüften Datenblättern.
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Digitale Personalakte: Pflicht ab 2027, Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und Einführung
Digitale Personalakte: Was ab 1.1.2027 Pflicht ist (Entgeltunterlagen nach § 8 BVV), Aufbewahrungsfristen, Datenschutz, Betriebsrat und Einführung im DMS.
Stand 02.10.2026 · 18 Min.
DMS in der Cloud oder auf dem eigenen Server: Kriterien, C5-Testat und GoBD
DMS Cloud oder eigener Server? Kriterien für den Mittelstand: Datenschutz, GoBD bei Speicherung im Ausland, BSI C5, ISO 27001, Ausstieg und Kosten.
Stand 02.10.2026 · 17 Min.
DMS einführen: Projektphasen, Lastenheft und typische Fehler im Mittelstand
DMS einführen ohne Umwege: Projektphasen, Rollen, Lastenheft mit Muss- und Kann-Kriterien, Betriebsrat, Datenübernahme und Fragen fürs Angebotsgespräch.
Stand 02.10.2026 · 16 Min.
DMS Open Source: Was quelloffene Dokumentenmanagement-Systeme leisten und was Sie selbst übernehmen
DMS Open Source im Unternehmen: GPL und AGPL, bekannte Projekte, GoBD-Pflichten, Betrieb und Gesamtkosten. Und warum kostenlos nicht gleich quelloffen ist.
Stand 02.10.2026 · 18 Min.
SharePoint als DMS: Was Microsoft 365 kann, wo GoBD-Lücken bleiben und welche drei Wege es gibt
SharePoint als DMS: was Bibliotheken, Versionen und Purview-Aufbewahrung leisten, wo GoBD, DATEV und Rechnungseingang fehlen und welche Lizenz nötig ist.
Stand 02.10.2026 · 17 Min.
Revisionssicher archivieren
GoBD, Aufbewahrungsfristen, E-Rechnung und Verfahrensdokumentation: was Sie wie lange und wie aufbewahren müssen.
Revisionssichere Archivierung: Was GoBD, AO und HGB verlangen und wie ein DMS dabei hilft
Revisionssichere Archivierung nach GoBD: Rechtsgrundlagen, Fristen, Datenzugriff, Cloud, DMS statt Netzlaufwerk und Testate richtig lesen. Mit Checkliste.
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Aufbewahrungsfristen 2026: Wie lange Unternehmen Rechnungen, Belege und Akten aufbewahren müssen
Aufbewahrungsfristen 2026 als Tabelle: 10, 8 oder 6 Jahre, Buchungsbelege seit dem BEG IV nur noch 8 Jahre, Sonderregel für Banken, Fristen im DMS.
Stand 02.10.2026 · 18 Min.
E-Rechnung empfangen, prüfen und archivieren: Pflichten, Fristen und Ablauf
E-Rechnung empfangen und archivieren: was seit 2025 gilt, welche Fristen 2027 und 2028 folgen und wie Sie XRechnung und ZUGFeRD GoBD-konform aufbewahren.
Stand 02.10.2026 · 17 Min.
Ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN und GoBD: Wann das Papier weg darf
Ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN und GoBD: welche Belege Sie nach dem Scannen vernichten dürfen, welche nicht und wie der Ablauf prüfbar bleibt.
Stand 02.10.2026 · 17 Min.
IDW PS 880: Was ein Testat über Ihr DMS aussagt und was nicht
IDW PS 880 erklärt: was die Softwarebescheinigung prüft, was sie nicht abdeckt, wie Sie ein Testat lesen und welche DMS-Hersteller einen Prüfer nennen.
Stand 02.10.2026 · 15 Min.
Verfahrensdokumentation nach GoBD: Was hineingehört, welche Muster es gibt und was ein DMS beisteuert
Verfahrensdokumentation nach GoBD: Pflicht, vier Bestandteile, Inhalt je Prozess, Muster von BStBK und AWV, Aufwand, Pflege und was ein DMS-Hersteller liefert.
Stand 02.10.2026 · 15 Min.
Fragen zum Ratgeber
Woher stammen die Herstellerangaben in den Ratgebern?
Aus den geprüften Datenblättern des Verzeichnisses. Jede Angabe ist dort mit einer öffentlichen Quelle des Herstellers und einem Prüfdatum belegt; wo ein Hersteller nichts veröffentlicht, steht „keine öffentliche Angabe“. Tabellen in den Artikeln werden bei jeder Aktualisierung neu aus diesen Daten erzeugt.
Wie aktuell sind die Ratgeber?
Jeder Artikel nennt seinen Stand. Rechtliche Angaben beziehen sich auf den genannten Rechtsstand und verlinken die Primärquelle, etwa Gesetz, BMF-Schreiben oder BSI-Richtlinie, damit Sie den aktuellen Wortlaut selbst prüfen können.
Ersetzen die Ratgeber eine Steuer- oder Rechtsberatung?
Nein. Die Ratgeber erklären Pflichten und Auswahlkriterien und verweisen auf die Quellen. Für Ihren Einzelfall, etwa die Verfahrensdokumentation oder die Vernichtung von Papierbelegen, stimmen Sie sich mit Ihrer Steuerberatung ab.
Werden Hersteller für die Erwähnung bezahlt?
Nein. Das Portal nimmt kein Geld von Herstellern für Profile, Platzierungen oder Erwähnungen. Es finanziert sich über Systemhäuser, die Anfragen nur mit Einwilligung der anfragenden Unternehmen erhalten.