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oder

bitfarm-Archiv oder SmartDocs (DMSFACTORY)?

Bei beiden belegt: Betrieb als eigener Server; ausgelegt auf unter 50 Mitarbeitende; Rechnungseingang und Workflows. Nur bei bitfarm-Archiv: ausgelegt auf 50 bis 499 Mitarbeitende; E-Rechnung (XRechnung), KI-Funktionen und Mehrere Gesellschaften; Anbindung an DATEV, SAP und Sage. Stand 03.10.2026, jede Angabe mit Quelle.

Eher bitfarm-Archiv, wenn …

  • Kleine Betriebe und Vereine, die ohne Lizenzkosten mit der kostenlosen Version starten und später ohne Datenverlust umsteigen möchten
  • Mittelständler, die ihre Dokumente im eigenen Haus behalten wollen und Wert auf direkten Kontakt zu den Entwicklern legen
  • Firmengruppen und Unternehmen mit DATEV-Buchhaltung, die mehrere Mandanten in einem System trennen müssen (Enterprise-Version)

Weniger geeignet: Unternehmen, die eine vom Hersteller betriebene Cloud-Lösung ohne eigene Server suchen · Organisationen, die für die Revisionsprüfung ein externes Testat des Archivs vorlegen möchten (kein Testat veröffentlicht)

Preis: 0 €, dauerhaft Lizenz

Profil bitfarm-Archiv mit Quellen

Eher SmartDocs (DMSFACTORY), wenn …

  • Kleinbetriebe, die ihre Ablage ohne Cloud auf eigenem PC oder NAS digitalisieren möchten
  • Unternehmen, die vorab einen festen Kaufpreis kennen und mit einer kostenlosen Testversion starten wollen
  • Betriebe, die Dokumente vor allem ablegen und wiederfinden möchten und keine komplexen Freigabeprozesse brauchen

Weniger geeignet: Unternehmen, die Cloud-Betrieb oder mobilen Zugriff per App erwarten · Firmen mit Rechnungsfreigabe-Workflows oder ERP- bzw. DATEV-Anbindung (dafür nennt der Hersteller keine Bausteine in SmartDocs)

Preis: 600 € netto, einmalig je Arbeitsplatz

Profil SmartDocs (DMSFACTORY) mit Quellen

Alle Kriterien

Kriteriumbitfarm-ArchivStand 03.10.2026SmartDocs (DMSFACTORY)Stand 03.10.2026
Betrieb
Cloudkeine öffentliche Angabenein
Eigener Serverjaja
Hybridkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Cloud-Standortekeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Unternehmensgrößeunter 50, 50 bis 499unter 50
Kosten
PreismodellOpen Source ohne Lizenzkosten (GPLv3). Die GPL-Version ist kostenlos; bei der Enterprise-Version werden Installation, Schulung, Support und Updates berechnet (Supportkosten nach Nutzerzahl), dazu optionale Zusatzmodule wie Barcode oder OmniPage.Kauflizenz je Arbeitsplatz bzw. 5er-Paket plus jährliche Softwarewartung (Mindestlaufzeit 12 Monate, automatische Verlängerung); optional Server-Paket mit NAS und Starterpaket mit bis zu 16 Stunden Einrichtung, Schulung und Support
Preisangabe0 € Lizenz, dauerhaft600 € netto je Arbeitsplatz, einmalig
Testversionkeine zeitlich begrenzte Testversion, aber die dauerhaft kostenlose GPL-Version (laut Hersteller auch für Evaluationen); für die Enterprise-Version kostenlose Live-Präsentation30 Tage kostenlos zum Herunterladen, läuft danach automatisch aus
Funktionen
Volltextsuche und Texterkennungjaja
Workflowsjateilweise
Rechnungseingangjateilweise
XRechnungjakeine öffentliche Angabe
ZUGFeRDjakeine öffentliche Angabe
Revisionssichere Archivierungjaja
Microsoft 365 / Outlookjakeine öffentliche Angabe
Mobile Appjakeine öffentliche Angabe
KI-Funktionenteilweisekeine öffentliche Angabe
Mehrere Gesellschaften getrenntjakeine öffentliche Angabe
Buchhaltung und ERP
DATEVvom Herstellerkeine öffentliche Angabe
SAPals Zusatzmodulkeine öffentliche Angabe
Business Centralkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Sageals Zusatzmodulkeine öffentliche Angabe
weclappkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Nachweise
Prüfungenkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Zertifikatekeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Branchenregelnkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Unternehmen
SitzSiegen, DeutschlandRödermark, Deutschland
Vertriebdirekt und über Partnerdirekt

Ziffer antippen: Quelle und Prüfdatum erscheinen direkt beim Wert. Ziffern entsprechen der Quellenliste im jeweiligen Profil.

Häufige Fragen

Was kostet bitfarm-Archiv im Vergleich zu SmartDocs (DMSFACTORY)?

bitfarm-Archiv: 0 €, dauerhaft Lizenz. SmartDocs (DMSFACTORY): 600 € netto, einmalig je Arbeitsplatz. Vergleichen Sie Angebote immer über drei Jahre inklusive Einrichtung, Schulung und Wartung.

Was haben bitfarm-Archiv und SmartDocs (DMSFACTORY) gemeinsam?

Belegt bei beiden: Betrieb als eigener Server; ausgelegt auf unter 50 Mitarbeitende; Rechnungseingang und Workflows.

Worin unterscheiden sich bitfarm-Archiv und SmartDocs (DMSFACTORY)?

Nur bei bitfarm-Archiv belegt: ausgelegt auf 50 bis 499 Mitarbeitende; E-Rechnung (XRechnung), KI-Funktionen und Mehrere Gesellschaften; Anbindung an DATEV, SAP und Sage.

Angebote für beide anfragen Vorhandenes Angebot prüfenAlternativen zu bitfarm-ArchivAlternativen zu SmartDocs (DMSFACTORY)

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