SmartDocs (DMSFACTORY)
DMSFACTORY GmbH · Rödermark · gehört zu EITCO Group
- geprüft am 03.10.2026
- Dokumentenmanagement
BereitstellungEigener Server
Preis600 € netto, einmalig je Arbeitsplatz
DATEVkeine öffentliche Angabe
Archivierungkein Testat genannt
Einordnung
SmartDocs ist ein kleines, rein lokal betriebenes Dokumentenmanagement des Rödermärker Systemhauses DMSFACTORY, das seit April 2026 zur EITCO Group gehört. Es läuft auf einem einzelnen PC, im Netzwerk oder auf einem NAS, bietet Volltextsuche, Texterkennung beim Scannen und ein Änderungsprotokoll und wird mit veröffentlichten Kaufpreisen plus jährlicher Wartung angeboten. Wer später Abläufe automatisieren will, kann die Daten laut Anbieter mit einem Exportwerkzeug in ein ECM-System übernehmen.
Geeignet für
- Kleinbetriebe, die ihre Ablage ohne Cloud auf eigenem PC oder NAS digitalisieren möchten
- Unternehmen, die vorab einen festen Kaufpreis kennen und mit einer kostenlosen Testversion starten wollen
- Betriebe, die Dokumente vor allem ablegen und wiederfinden möchten und keine komplexen Freigabeprozesse brauchen
Weniger geeignet für
- Unternehmen, die Cloud-Betrieb oder mobilen Zugriff per App erwarten
- Firmen mit Rechnungsfreigabe-Workflows oder ERP- bzw. DATEV-Anbindung (dafür nennt der Hersteller keine Bausteine in SmartDocs)
Redaktionelle Einordnung, abgeleitet aus den belegten Angaben auf dieser Seite. Keine Bewertung, keine Rangfolge.
Preise
- Preismodell
- Kauflizenz je Arbeitsplatz bzw. 5er-Paket plus jährliche Softwarewartung (Mindestlaufzeit 12 Monate, automatische Verlängerung); optional Server-Paket mit NAS und Starterpaket mit bis zu 16 Stunden Einrichtung, Schulung und Support
- Öffentliche Preise
- ja
- SmartDocs Einzel
- 600 € netto je Arbeitsplatz, einmaligzzgl. Softwarewartung 120 € netto pro Jahr
- SmartDocs Mehrplatz
- 2.900 € netto für 5 Arbeitsplätze, einmaligzzgl. Softwarewartung 580 € netto pro Jahr; jede weitere Lizenz 500 € netto zzgl. 20 % Wartung
- SmartDocs Server
- 2.000 € netto je Paket, einmaligSynology-NAS (4 × 8 TB, 32 GB RAM) mit eingerichteter Datenbank, Ablage und Datensicherung; Lizenzen separat
- SmartDocs Start
- 2.000 € netto je Paket, einmaligStarterpaket: Remote-Installation, Grundkonfiguration, Schulung und Support bis zu insgesamt 16 Stunden
- Testversion
- 30 Tage kostenlos zum Herunterladen, läuft danach automatisch aus
Bereitstellung
Cloudnein
Eigener Serverja
Hybridkeine Angabe
- Cloud
- laut Hersteller kein Cloudsystem, ausschließlich On-Premises
- Eigener Server
- Einzelplatz, Mehrplatz (Datenbank auf einem PC im Netz) oder NAS-Installation; Server-Paket mit vorkonfiguriertem Synology-NAS
- Cloud-Standorte
- keine öffentliche Angabe
- Unternehmensgröße
- unter 50 Mitarbeitende
Funktionen
- Volltextsuche und Texterkennung integrierte Volltextsuche; Texterkennung beim Scannen zuschaltbar; Scan- und Importprofile für Einzel- und Stapelerfassung
- Workflows teilweiseAd-hoc-Weiterleitungen und Wiedervorlagen; definierte Freigabe-Workflows beschreibt der Hersteller für SmartDocs nicht
- Rechnungseingang teilweiseE-Rechnungen anzeigen und per Importprofil automatisch als E-Rechnung verschlagworten und ablegen; Prüfung, Freigabe und Buchungsübergabe werden nicht beschrieben
- XRechnung keine öffentliche Angabe
- ZUGFeRD keine öffentliche Angabe
- Revisionssichere Archivierung Herstellerangabe: Ablage gemäß GoBD und DSGVO mit lückenlosem Dokumentenprotokoll und Protokollauswertung; ein Testat wird nicht genannt
- Microsoft 365 / Outlook keine öffentliche Angabe
- Mobile App keine öffentliche Angabe
- KI-Funktionen keine öffentliche Angabe
- Mehrere Gesellschaften getrennt keine öffentliche Angabe
Buchhaltung und ERP
- DATEV
- keine öffentliche Angabe
- SAP
- keine öffentliche Angabe
- Business Central
- keine öffentliche Angabe
- Sage
- keine öffentliche Angabe
- weclapp
- keine öffentliche Angabe
Prüfungen und Zertifikate
- Prüfungen
- keine öffentliche Angabe
IDW PS 880 ist ein Prüfstandard für Software, der unter anderem die revisionssichere Archivierung nach GoBD bestätigt. Was ein solches Testat aussagt und was nicht: Ratgeber IDW PS 880.
Unternehmen und Vertrieb
- Firma
- DMSFACTORY GmbHAmtsgericht Offenbach HRB 33583; in der Presseinformation „DMSFACTORY Gesellschaft für integrierte Dokumenten-Management-Systeme mbH“. Nicht zu verwechseln mit smartdocs.de (anderer Anbieter, E-Signatur)
- Sitz
- Rödermark, Deutschland
- Gründung
- 1995
- Konzern
- EITCO GroupZusammenschluss laut Presseinformation vom 01.04.2026; DMSFACTORY bezeichnet sich als Teil der EITCO Group (Standorte Berlin, Bonn, Essen)
- Mitarbeitende
- keine öffentliche Angabe
- Vertrieb
- direkt vom HerstellerAnfrage und Kauf bei DMSFACTORY; Wiederverkäufer werden nicht genannt
Produkte
- SmartDocsSchlankes Dokumentenmanagement von DMSFACTORY für kleine Unternehmen, das ab einem Arbeitsplatz lokal, im Netzwerk oder auf einem NAS läuft und Dokumente erfasst, verschlagwortet, durchsucht und archiviert.Eigener Server
Im Gespräch klären
Diese Punkte belegt SmartDocs (DMSFACTORY) nicht öffentlich. Fragen Sie im Angebotsgespräch danach, bevor Sie unterschreiben.
- Ist ein Mischbetrieb aus Cloud und eigenem Server möglich?
- Ist „XRechnung“ enthalten, ein Zusatzmodul oder gar nicht möglich?
- Ist „ZUGFeRD“ enthalten, ein Zusatzmodul oder gar nicht möglich?
- Ist „Microsoft 365 / Outlook“ enthalten, ein Zusatzmodul oder gar nicht möglich?
- Gibt es eine App für Smartphone und Tablet, und was kann sie?
- Ist „KI-Funktionen“ enthalten, ein Zusatzmodul oder gar nicht möglich?
- Lassen sich mehrere Gesellschaften in einem System getrennt verwalten?
- Falls Sie DATEV, SAP, Business Central, Sage oder weclapp nutzen: Wie genau wird angebunden, vom Hersteller oder über Partner?
- Gibt es ein Testat zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD, etwa nach IDW PS 880?
Quellen
Nur offizielle Seiten und Dokumente des Herstellers; Preise eines Vertriebspartners sind als solche gekennzeichnet. Die Ziffern an den Werten verweisen auf diese Liste.
- SmartDocs – DMS für den kleinen Mittelstand (Funktionen, Pakete, Preise, Testversion, FAQ) · abgerufen 03.10.2026
- Impressum smartdocs.de (SmartDocs, Inhaber Ahmet Zambak, Berlin – E-Signatur-Plattform) · abgerufen 03.10.2026
- Presseinformation: EITCO Group & DMSFACTORY bündeln ihre Kompetenzen (01.04.2026) · abgerufen 03.10.2026
- Impressum DMSFACTORY GmbH (Rödermark, HRB 33583 Offenbach) · abgerufen 03.10.2026
- Über uns (seit 1995, Teil der EITCO Group) · abgerufen 03.10.2026
Was sich geändert hat
- 03.10.2026: unternehmen.website von „https://smartdocs.de/“ auf „https://www.dmsfactory.com/produkte/smartdocs/“
- 03.10.2026: assets.logo von „Logo von smartdocs.de“ auf „Logo der DMSFACTORY GmbH“
Logo: SmartDocs (DMSFACTORY), abgerufen am 03.10.2026 von der Website des Herstellers. Marke und Logo gehören dem Hersteller.
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