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Caya
Caya GmbH · Berlin
- geprüft am 03.10.2026
- Spezialist
BereitstellungCloud
Preis9,99 € netto, Monat je Nutzerlizenz
DATEVvom Hersteller
ArchivierungIDW PS 880 (GoBD), geprüft durch Hamburger Treuhand Gesellschaft Schomerus & Partner mbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Einordnung
Caya aus Berlin hat als digitaler Briefkasten begonnen und verbindet heute einen Scan-Service für Geschäftspost mit einer Cloud-Ablage und kostenpflichtigen Kontingenten für Datenauslese und regelbasierte Weiterleitung. Ein DMS-Kern ist vorhanden: Ordner, Volltextsuche, Rechte, Mandantentrennung und eine nach IDW PS 880 geprüfte, unveränderliche Ablage. Der Schwerpunkt liegt auf dem Posteingang, nicht auf Akten, Versionen oder Freigabeketten.
Geeignet für
- Kleine und mittlere Unternehmen mit viel Papierpost, die Briefe nicht mehr selbst öffnen und scannen wollen
- Firmen mit mehreren Standorten oder Gesellschaften, die eingehende Dokumente zentral empfangen und verteilen möchten
- Unternehmen, die Belege automatisch an DATEV, Lexware oder ein ERP weitergeben wollen und dafür einen festen Monatspreis suchen
Weniger geeignet für
- Unternehmen, die das System auf eigenen Servern betreiben müssen
- Organisationen, die umfangreiche Akten, mehrstufige Freigaben oder Vertragsverwaltung im DMS abbilden wollen
- Betriebe, die eine belegte Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD im Standardumfang voraussetzen
Redaktionelle Einordnung, abgeleitet aus den belegten Angaben auf dieser Seite. Keine Bewertung, keine Rangfolge.
Preise
- Preismodell
- Abo je Nutzerlizenz und Monat in drei Tarifen (Jahres- oder Monatsvertrag), dazu monatliche Kontingente für Post Scan, Document Extractions und Document Automations
- Öffentliche Preise
- ja
- Document Automation Suite – Essentials
- 9,99 € netto je Nutzerlizenz, Monatim Jahresabonnement; im Monatsabonnement 14,99 €; bis 5 Nutzende und bis 2.500 Dokumente
- Document Automation Suite – Standard
- 24,99 € netto je Nutzerlizenz, Monatim Jahresabonnement; im Monatsabonnement 29,99 €; bis 50 Nutzende, bis 25.000 Dokumente, 50 Actions inklusive
- Document Automation Suite – Professional
- 79,99 € netto je Nutzerlizenz, Monatim Jahresabonnement; im Monatsabonnement 99,99 €; unbegrenzt Nutzende, bis 250.000 Dokumente, 150 Actions inklusive
- Post Scan
- 4,50 € netto Kontingent 5 Briefe, Monatab; Staffel bis 25.000 Briefe für 10.750 €; weitere Briefe 0,79–0,99 € je nach Tarif; Nachsendeauftrag Deutsche Post 64,99 € (halbjährlich)
- Document Extractions
- 20 € netto Kontingent 25 Extraktionen, Monatab; Staffel bis 25.000 Extraktionen für 1.750 €; zusätzliche Extraktionen je 0,80 €
- Document Automations
- 8,75 € netto Kontingent 25 Actions, Monatab; Staffel bis 25.000 Actions für 3.750 €; zusätzliche Actions je 0,49 €; Preisliste Stand 12/2025
- Testversion
- keine öffentliche Angabe (Produkttour und Demo-Termin, keine Testphase genannt)
Bereitstellung
Cloudja
Eigener Servernein
Hybridkeine Angabe
- Cloud
- cloudbasierte Software, Zugriff über Web und Mobile App
- Eigener Server
- Leistungsbeschreibung nennt ausschließlich eine cloudbasierte Software; ein Produkt für den Eigenbetrieb nennt Caya nicht
- Cloud-Standorte
- DeutschlandRechenzentrum in Frankfurt am Main (laut Hersteller ISO 9001, 27001, 27017 und 27018); Betreiber nicht genannt; Scanzentren ebenfalls in Deutschland
- Unternehmensgröße
- unter 50, 50 bis 499 Mitarbeitende
Funktionen
- Volltextsuche und Texterkennung Texterkennung und Volltextsuche in allen Tarifen; Post-Scan-Dokumente als durchsuchbare PDF/A
- Workflows regelbasierte Automationen (Ablage, Benennung, Verteilung, Übergabe an Drittsysteme) mit Kontingent an Actions; Freigaben laut Leistungsbeschreibung „einfach“, mehrstufige Genehmigungsketten nicht beschrieben
- Rechnungseingang als ZusatzmodulErkennung, Auslesen und Prüfung eingehender Rechnungen über Document Extractions (Kontingent) mit Weitergabe z. B. an DATEV
- XRechnung keine öffentliche Angabe
- ZUGFeRD keine öffentliche Angabe
- Revisionssichere Archivierung laut Hersteller unveränderliche, GoBD-konforme Ablage mit digitalem Eingangsstempel; Softwareprüfung nach IDW PS 880 (Softwarestand Februar 2021); Kunde muss eine Verfahrensdokumentation erstellen
- Microsoft 365 / Outlook teilweiseIntegrationen zu OneDrive, Microsoft Teams und Power Automate; E-Mail-Postfächer lassen sich anbinden, ein Outlook-Add-in nennt Caya nicht
- Mobile App Apps für iOS und Android
- KI-Funktionen automatische Klassifizierung des Dokumenttyps; KI-gestützte Datenextraktion mit vortrainierten und individuellen Modellen als zubuchbares Kontingent
- Mehrere Gesellschaften getrennt mehrere Unternehmen, Abteilungen oder Standorte in einem System mit getrennten Datenbereichen und eigenen Zugriffsrechten
Buchhaltung und ERP
- DATEV
- vom HerstellerIntegrationen DATEV Data Services, DATEV SmartTransfer und Übergabe per E-Mail
- SAP
- vom HerstellerSAP, SAP Business One, SAP RFC und SAP Ariba in der Integrationsliste
- Business Central
- keine öffentliche Angabe
- Sage
- teilweisenur Sage Intacct in der Integrationsliste; Sage 50 oder Sage 100 nicht genannt
- weclapp
- keine öffentliche Angabe
- Weitere
- Lexware, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica, Scopevisio, Xero, QuickBooks Online
Prüfungen und Zertifikate
- IDW PS 880 (GoBD)
- geprüft durch Hamburger Treuhand Gesellschaft Schomerus & Partner mbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, 2021Software Caya, Stand 9. Februar 2021: Dokumentation, Entwicklungsverfahren, Archivierung, internes Kontrollsystem; ohne Beanstandungen (Bescheinigung des Herstellers, vollständiger Bericht auf Anfrage)
- ISO/IEC 27001
- Herstellerangabe „ISO 27001-zertifiziert“ ohne veröffentlichten Geltungsbereich; Zertifikatsdetails im Trust Center
- DORA
- Herstellerangabe „DORA-konform“ für die eigene IT als Dienstleister von FinanzunternehmenHerstellerangabe, keine geprüfte Konformität
- BaFin
- Herstellerangabe, die Anforderungen der BaFin zu erfüllen; eigene Branchenseite für BankenHerstellerangabe, keine geprüfte Konformität
- Berufsgeheimnisträger (§ 203 StGB, § 43a BRAO)
- zusätzliche Verschwiegenheitsverpflichtung auf Wunsch, Tarif Professional für erhöhte Compliance-AnforderungenHerstellerangabe, keine geprüfte Konformität
IDW PS 880 ist ein Prüfstandard für Software, der unter anderem die revisionssichere Archivierung nach GoBD bestätigt. Was ein solches Testat aussagt und was nicht: Ratgeber IDW PS 880.
Unternehmen und Vertrieb
- Firma
- Caya GmbHAmtsgericht Berlin-Charlottenburg HRB 185503 B; Postanschrift in Bamberg
- Sitz
- Berlin, Deutschland
- Gründung
- 2017
- Konzern
- keine Konzernzugehörigkeit angegeben
- Mitarbeitende
- 38laut Unternehmensseite; über 20.000 Nutzerinnen und Nutzer
- Vertrieb
- direkt vom HerstellerBuchung online über die Tarifseite oder über den eigenen Vertrieb; ein Partnerprogramm ist auf der Website nicht zu finden
Produkte
- Caya Document Automation SuiteCloud-Anwendung, in der Post, E-Mail-Anhänge und Uploads zusammenlaufen, per Texterkennung durchsuchbar abgelegt, in Ordnern mit Rechten und Schlagworten verwaltet und mit einem PDF-Editor bearbeitet werden.Cloud
- Post ScanDienstleistung, bei der Caya die Briefpost eines Unternehmens per Nachsendeauftrag oder Postfachadresse empfängt, in deutschen Scanzentren digitalisiert und die Originale 90 Tage aufbewahrt.Cloud
- Document ExtractionsZubuchbares Kontingent für das Auslesen strukturierter Daten (z. B. Rechnungsnummer, Beträge, IBAN) aus Dokumenten, Ausgabe als JSON oder CSV oder direkt an angebundene Systeme.Cloud
- Document AutomationsRegelwerk ohne Programmierung, das Dokumente nach Absender, Inhalt oder Dokumenttyp benennt, ablegt, an Personen verteilt oder an Drittsysteme übergibt; abgerechnet über ein Kontingent an Aktionen.Cloud
Branchen: Banken, Versicherungsmakler, Steuerberatung, Hausverwaltung, Energieversorger, Franchise-Systeme, Rechtliche Betreuung, Handwerk, Agenturen, Hotellerie, Coworking
Im Gespräch klären
Diese Punkte belegt Caya nicht öffentlich. Fragen Sie im Angebotsgespräch danach, bevor Sie unterschreiben.
- Gibt es eine Testphase oder ein Pilotprojekt, bevor Sie sich festlegen?
- Ist ein Mischbetrieb aus Cloud und eigenem Server möglich?
- Ist „XRechnung“ enthalten, ein Zusatzmodul oder gar nicht möglich?
- Ist „ZUGFeRD“ enthalten, ein Zusatzmodul oder gar nicht möglich?
- Falls Sie Business Central oder weclapp nutzen: Wie genau wird angebunden, vom Hersteller oder über Partner?
Quellen
Nur offizielle Seiten und Dokumente des Herstellers; Preise eines Vertriebspartners sind als solche gekennzeichnet. Die Ziffern an den Werten verweisen auf diese Liste.
- Impressum (Caya GmbH, Berlin, HRB 185503 B; iOS- und Android-Apps) · abgerufen 03.10.2026
- Über Caya (gegründet 2017, 38 Mitarbeitende, Document Automation Suite für den Mittelstand) · abgerufen 03.10.2026
- Startseite: Caya Document Automation Suite (Post Scan, Extractions, Automations, Branchen, Rechenzentrum Frankfurt) · abgerufen 03.10.2026
- Tarife Geschäftskunden (Essentials, Standard, Professional; zzgl. 19 % MwSt.) · abgerufen 03.10.2026
- Preisliste Geschäftskunden (PDF, Stand 12/2025) · abgerufen 03.10.2026
- Produkt- und Leistungsbeschreibung Caya GmbH (PDF) · abgerufen 03.10.2026
- Datenschutz, Sicherheit & Compliance (ISO 27001, DORA, BaFin, GoBD, Mandantenfähigkeit) · abgerufen 03.10.2026
- Bescheinigung GoBD-Prüfung nach IDW PS 880 (Hamburger Treuhand Gesellschaft Schomerus & Partner, Softwarestand 09.02.2021) · abgerufen 03.10.2026
- Integrationen (Liste über 8 Seiten, u. a. DATEV, SAP, Lexware, Dynamics 365, NetSuite) · abgerufen 03.10.2026
- Document Automations · abgerufen 03.10.2026
- Digitale Rechnungsverarbeitung (Extraktion, Validierung, Übergabe an DATEV) · abgerufen 03.10.2026
- Enterprise: Digital Mailroom und Intelligente Dokumentenverarbeitung · abgerufen 03.10.2026
Logo: Caya, abgerufen am 02.10.2026 von der Website des Herstellers. Marke und Logo gehören dem Hersteller.
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