ecoDMS
ecoDMS GmbH · Aachen · gehört zu applord Unternehmensgruppe
- geprüft am 01.10.2026
- Dokumentenmanagement
Einordnung
ecoDMS ist ein Archiv- und Dokumentenmanagementsystem mit einmaligem Lizenzpreis, das vor allem auf dem eigenen Server läuft. Die Lizenz wird einmal gekauft und nach gleichzeitigen Verbindungen bemessen, nicht nach Benutzerkonten. Freigabe-Abläufe und Anbindungen an Buchhaltung oder ERP kommen über ein Zusatzmodul bzw. über Partnerlösungen hinzu.
Geeignet für
- Kleine und mittlere Unternehmen, die vor allem revisionssicher archivieren und schnell wiederfinden wollen
- Firmen mit eigenem Server oder NAS, die einmalige Lizenzkosten statt eines Abos bevorzugen
- Teams mit vielen gelegentlichen Nutzern, da nur gleichzeitige Verbindungen zählen
Weniger geeignet für
- Unternehmen, die eine Cloud-Lösung direkt vom Hersteller suchen (gehostet wird nur über Reseller)
- Organisationen mit komplexen, abteilungsübergreifenden Workflows oder tiefer ERP-Integration aus einer Hand
Redaktionelle Einordnung, abgeleitet aus den belegten Angaben auf dieser Seite. Keine Bewertung, keine Rangfolge.
Preise
- Preismodell
- Einmalige Kauflizenz je gleichzeitiger Verbindung; Updates für 24 oder 48 Monate enthalten, danach optional verlängerbar. Support als separate Pakete. Gehosteter Dienst: Preis beim Reseller, abgerechnet je gleichzeitiger Verbindung mit 10 GB Speicher je Verbindung.
- Öffentliche Preise
- teilweiseLizenzpreise öffentlich, Preise für Hosting und Einrichtung nur über Reseller
- ecoDMS Business Edition
- 125 € netto je gleichzeitiger Verbindung, einmaliginkl. Updates für den beim Kauf gewählten Zeitraum (24 oder 48 Monate)
- Testversion
- 30 Tage, höchstens 3 gleichzeitige Verbindungen
Bereitstellung
- Cloud
- als gehosteter Dienst über zertifizierte Reseller, nicht vom Hersteller selbst betrieben
- Eigener Server
- Server unter Windows, Linux oder auf einem NAS
- Cloud-Standorte
- Deutschlandzertifiziertes Rechenzentrum des jeweiligen Resellers
- Unternehmensgröße
- unter 50, 50 bis 499 MitarbeitendeEinschätzung des Portals: Der Hersteller nennt KMU und Privatleute als Zielgruppe; Lizenzen gibt es in beliebiger Menge je gleichzeitiger Verbindung.
Funktionen
- Volltextsuche und Texterkennung
- Workflows als ZusatzmodulFreigabe und Kenntnisnahme über das WORKZ Add-on
- Rechnungseingang teilweiseE-Rechnungen werden archiviert, Freigaben über den WORKZ-Workflow; ein eigenes Rechnungseingangsmodul wird nicht genannt
- XRechnung
- ZUGFeRD
- Revisionssichere Archivierung Herstellerangabe: erfüllt die technischen Anforderungen der GoBD; kein Testat veröffentlicht
- Microsoft 365 / Outlook Plug-ins für Microsoft Office und Outlook sind Teil der Vollversion
- Mobile App ScanApp zur Erfassung, Webclient für Smartphone und Tablet
- KI-Funktionen teilweiseKI-gestütztes Zuschneiden und Ausrichten von Scans in der ScanApp; weitere KI-Funktionen nicht angegeben
- Mehrere Gesellschaften getrennt mandantenfähige Anmeldung mit mehreren Profilen
Buchhaltung und ERP
- DATEV
- über PartnerDATEV-Anbindung über eine Partnerlösung
- SAP
- über PartnerSAP Business One über Partner-Add-ons
- Business Central
- über Partner
- Sage
- über PartnerSage 100 über Partnerlösung
- weclapp
- keine öffentliche Angabe
- Weitere
- Lexware (Partner), avista.ERP (Partner), büro+ (Partner), cobra CRM (Partner), REST-API
Prüfungen und Zertifikate
- Siegel „Software made in Europe“ (Bundesverband IT-Mittelstand)
- Mitgliedschaft und Siegel seit 2014
IDW PS 880 ist ein Prüfstandard für Software, der unter anderem die revisionssichere Archivierung nach GoBD bestätigt. Was ein solches Testat aussagt und was nicht: Ratgeber IDW PS 880.
Unternehmen und Vertrieb
- Firma
- ecoDMS GmbH
- Sitz
- Aachen, Deutschland
- Gründung
- 2014als eigenständige GmbH; Entwicklung begann 2004 bei der applord GmbH
- Konzern
- applord Unternehmensgruppe
- Mitarbeitende
- keine öffentliche Angabe
- Vertrieb
- direkt und über PartnerLizenzen direkt im Online-Shop; Einrichtung, Betrieb und Hosting über zertifizierte Reseller
- Partner
- über 600 zertifizierte Reseller
- Partnersuche
- beim Hersteller
Produkte
- ecoDMSArchiv- und Dokumentenmanagement-Software, die auf einem eigenen Server (Windows, Linux oder NAS) betrieben wird.Eigener Server · Cloud
- WORKZ Add-onZusatzmodul für automatische Datei- und E-Mail-Importe sowie Freigabe- und Kenntnisnahme-Abläufe.Eigener Server
- ecoMAILZEigenes Produkt zur Archivierung von E-Mails mit separatem Lizenzmodell.Eigener Server
Im Gespräch klären
Diese Punkte belegt ecoDMS nicht öffentlich. Fragen Sie im Angebotsgespräch danach, bevor Sie unterschreiben.
- Was kostet die Lösung für Ihre Nutzerzahl über drei Jahre, inklusive Einrichtung, Schulung und Wartung?
- Ist ein Mischbetrieb aus Cloud und eigenem Server möglich?
- Falls Sie weclapp nutzen: Wie genau wird angebunden, vom Hersteller oder über Partner?
- Gibt es ein Testat zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD, etwa nach IDW PS 880?
Quellen
Nur offizielle Seiten und Dokumente des Herstellers; Preise eines Vertriebspartners sind als solche gekennzeichnet. Die Ziffern an den Werten verweisen auf diese Liste.
- Über uns · abgerufen 01.10.2026
- Impressum · abgerufen 01.10.2026
- Lizenzmodell und Preise ecoDMS · abgerufen 01.10.2026
- Shop: ecoDMS Lizenzen · abgerufen 01.10.2026
- ecoDMS Archiv – Funktionen · abgerufen 01.10.2026
- WORKZ Add-on · abgerufen 01.10.2026
- Integrationen · abgerufen 01.10.2026
- ecoDMS Hosted Service · abgerufen 01.10.2026
- ecoDMS ScanApp · abgerufen 01.10.2026
- Reseller und Händlersuche · abgerufen 01.10.2026
- Zertifikate und Verbände · abgerufen 01.10.2026
- Preise und Lifecycle · abgerufen 01.10.2026
Logo: ecoDMS, abgerufen am 02.10.2026 von der Website des Herstellers. Marke und Logo gehören dem Hersteller.
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