oder

DocuWare oder M-Files?

Bei beiden belegt: Betrieb als Cloud, eigener Server und Mischbetrieb; ausgelegt auf 50 bis 499 und ab 500 Mitarbeitende; Workflows und KI-Funktionen; Anbindung an DATEV und SAP; genannte Prüfung oder Zertifizierung ISO/IEC 27001; Finanzbranche als Zielbranche genannt. Nur bei DocuWare: Rechenzentren in EU; ausgelegt auf unter 50 Mitarbeitende; E-Rechnung (XRechnung) und Rechnungseingang; genannte Prüfung oder Zertifizierung IDW PS 880 / GoBD. Nur bei M-Files: Anbindung an Sage. Stand 02.10.2026, jede Angabe mit Quelle.

Eher DocuWare, wenn …

Mittelständische Unternehmen, die Rechnungseingang und Freigaben in der Cloud automatisieren wollen
Firmen mit DATEV oder SAP, die eine vom Hersteller selbst entwickelte Anbindung bevorzugen
Organisationen mit mehreren Ländern, da viele E-Rechnungsformate und internationale Rechenzentren abgedeckt sind

Weniger geeignet: Unternehmen, die vor dem Erstgespräch verbindliche Listenpreise vergleichen möchten (Preise nur über Partner) · Betriebe, die ihre Cloud-Daten nachweislich in einem bestimmten EU-Land speichern müssen, ohne dies vorher mit dem Partner zu klären

Preis: laut Vertriebspartner ab 215 €/Monat für 4 Benutzer

Profil DocuWare mit Quellen

Eher M-Files, wenn …

Unternehmen, die überwiegend mit Microsoft 365 arbeiten und Dokumente dort mit Struktur und Freigaben versehen möchten
Regulierte Organisationen, die Audit-Protokolle, Versionskontrolle und dokumentierte Compliance-Nachweise brauchen
Kanzleien, Beratungs- und Ingenieurbüros mit vielen Mandaten oder Projekten, die externe Partner über ein Portal einbinden wollen

Weniger geeignet: Betriebe, deren Schwerpunkt Rechnungseingang, E-Rechnung und DATEV-Buchung ist und die das ohne zusätzliche Partnerprodukte abdecken wollen · Käufer, die vorab nachlesen möchten, in welchem Land die Cloud-Daten liegen (keine öffentliche Angabe)

Preis: 65 €/Monat je Arbeitsplatz

Profil M-Files mit Quellen

Alle Kriterien

Nur Unterschiede zeigen

Kriterium	DocuWareStand 01.10.2026	M-FilesStand 02.10.2026
Betrieb
Cloud	ja	ja
Eigener Server	ja	ja
Hybrid	ja	ja
Cloud-Standorte	EU, USA, Japan, Australien	keine öffentliche Angabe
Unternehmensgröße	unter 50, 50 bis 499, ab 500	50 bis 499, ab 500 (Einschätzung)
Kosten
Preismodell	Cloud: Abonnement, Preis abhängig von Benutzerzahl und Speicher, nicht von Funktionen. On-Premises: Server-Lizenz nach Anforderung und Unternehmensgröße. Verkauf über Vertriebspartner.	Abonnement je Arbeitsplatz, in der Regel jährlich abgerechnet. Essentials mit veröffentlichtem Preis, Enterprise individuell nach Nutzerzahl, Governance-Bedarf, externer Zusammenarbeit, KI-Nutzung und Inhaltsvolumen. Add-ons (z. B. zusätzlicher Speicher, Premium Cloud, Outlook Pro, Premium-Support) separat.
Preisangabe	215 € für 4 Benutzer, monatlich (Vertriebspartner)	65 € je Arbeitsplatz, monatlich
Testversion	30 Tage	keine öffentliche Angabe
Funktionen
Volltextsuche und Texterkennung	ja	teilweise
Workflows	ja	ja
Rechnungseingang	ja	über Partner
XRechnung	ja	über Partner
ZUGFeRD	ja	über Partner
Revisionssichere Archivierung	ja	ja
Microsoft 365 / Outlook	ja	ja
Mobile App	ja	ja
KI-Funktionen	ja	ja
Mehrere Gesellschaften getrennt	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
Buchhaltung und ERP
DATEV	vom Hersteller	über Partner
SAP	vom Hersteller	als Zusatzmodul
Business Central	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
Sage	keine öffentliche Angabe	als Zusatzmodul
weclapp	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
Nachweise
Prüfungen	GoBD-Zertifizierung nach IDW ERS FAIT 3 / IDW PS 880 (Herstellerangabe)	VOI „PK-DML ready“ (VOI-CERT (VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.))
Zertifikate	ISO/IEC 27001; DIN EN ISO 9001; SOC 2 Type 2	ISO/IEC 27001:2022; ISAE 3000 (SOC 2); ISO 9001:2015; SÄHKE2
Branchenregeln	keine öffentliche Angabe	DORA, NIS-2, FDA 21 CFR Part 11, EudraLex Band 4 Anhang 11, HIPAA, SOX-404 (Herstellerangabe)
Unternehmen
Sitz	Germering, Deutschland	Tampere, Finnland
Vertrieb	über Partner	direkt und über Partner

Ziffer antippen: Quelle und Prüfdatum erscheinen direkt beim Wert. Ziffern entsprechen der Quellenliste im jeweiligen Profil.

Häufige Fragen

Was kostet DocuWare im Vergleich zu M-Files?

DocuWare: laut Vertriebspartner ab 215 €/Monat für 4 Benutzer. M-Files: 65 €/Monat je Arbeitsplatz. Vergleichen Sie Angebote immer über drei Jahre inklusive Einrichtung, Schulung und Wartung.

Was haben DocuWare und M-Files gemeinsam?

Belegt bei beiden: Betrieb als Cloud, eigener Server und Mischbetrieb; ausgelegt auf 50 bis 499 und ab 500 Mitarbeitende; Workflows und KI-Funktionen; Anbindung an DATEV und SAP; genannte Prüfung oder Zertifizierung ISO/IEC 27001; Finanzbranche als Zielbranche genannt.

Worin unterscheiden sich DocuWare und M-Files?

Nur bei DocuWare belegt: Rechenzentren in EU; ausgelegt auf unter 50 Mitarbeitende; E-Rechnung (XRechnung) und Rechnungseingang; genannte Prüfung oder Zertifizierung IDW PS 880 / GoBD. Nur bei M-Files belegt: Anbindung an Sage.

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