M-Files
M-Files Oy · Tampere · gehört zu Haveli Investments und Bregal Milestone (Finanzinvestoren)
- geprüft am 02.10.2026
- Dokumentenmanagement
BereitstellungCloud, Eigener Server, Hybrid
Preis65 €/Monat je Arbeitsplatz
DATEVüber Partner
ArchivierungVOI „PK-DML ready“, geprüft durch VOI-CERT (VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.)
Einordnung
M-Files ordnet Dokumente über Metadaten (beschreibende Merkmale wie Kunde, Projekt oder Vertragsart) und arbeitet eng mit Microsoft 365 zusammen. Die Software läuft in der Azure-Cloud, im eigenen Rechenzentrum oder hybrid; für die Einstiegsedition nennt der Hersteller einen Preis je Arbeitsplatz, die Enterprise-Edition wird individuell angeboten. Für deutsche Besonderheiten wie DATEV-Übergabe und E-Rechnung verweist das Angebot auf Partnerlösungen.
Geeignet für
- Unternehmen, die überwiegend mit Microsoft 365 arbeiten und Dokumente dort mit Struktur und Freigaben versehen möchten
- Regulierte Organisationen, die Audit-Protokolle, Versionskontrolle und dokumentierte Compliance-Nachweise brauchen
- Kanzleien, Beratungs- und Ingenieurbüros mit vielen Mandaten oder Projekten, die externe Partner über ein Portal einbinden wollen
Weniger geeignet für
- Betriebe, deren Schwerpunkt Rechnungseingang, E-Rechnung und DATEV-Buchung ist und die das ohne zusätzliche Partnerprodukte abdecken wollen
- Käufer, die vorab nachlesen möchten, in welchem Land die Cloud-Daten liegen (keine öffentliche Angabe)
Redaktionelle Einordnung, abgeleitet aus den belegten Angaben auf dieser Seite. Keine Bewertung, keine Rangfolge.
Preise
- Preismodell
- Abonnement je Arbeitsplatz, in der Regel jährlich abgerechnet. Essentials mit veröffentlichtem Preis, Enterprise individuell nach Nutzerzahl, Governance-Bedarf, externer Zusammenarbeit, KI-Nutzung und Inhaltsvolumen. Add-ons (z. B. zusätzlicher Speicher, Premium Cloud, Outlook Pro, Premium-Support) separat.
- Öffentliche Preise
- teilweisePreis nur für die Edition Essentials veröffentlicht; Enterprise auf Anfrage
- M-Files Essentials
- 65 € je Arbeitsplatz, monatlichQuelle sagt nichts zur MwSt.; Abonnements werden laut Hersteller in der Regel jährlich in Rechnung gestellt
- Testversion
- keine öffentliche Angabe
Bereitstellung
Cloudja
Eigener Serverja
Hybridja
- Cloud
- M-Files Cloud auf Microsoft Azure, optional dedizierte Premium Cloud
- Eigener Server
- selbst gehostete Variante; Pakete, Preise und Funktionen können je Bereitstellungsmodell abweichen
- Cloud-Standorte
- keine öffentliche Angabe
- Unternehmensgröße
- 50 bis 499, ab 500 MitarbeitendeEinschätzung des Portals: Einstiegsedition mit festem Preis je Arbeitsplatz und individuell bepreiste Enterprise-Edition für Governance-intensive, regulierte Umgebungen; jährliche Abrechnung, Compliance- und Audit-Funktionen sowie Branchenlösungen zielen auf strukturierte Organisationen. Kleine Betriebe können über Essentials einsteigen, eine ausdrückliche Zielgruppenangabe fehlt.
Funktionen
- Volltextsuche und Texterkennung teilweiseOCR zum Erzeugen durchsuchbarer PDFs im Desktop-Client; laut Handbuch nicht für Massenverarbeitung gedacht. Stapel-Erfassung über Partnerlösungen im M-Files Catalog
- Workflows grafische Workflows in beiden Editionen
- Rechnungseingang über PartnerRechnungsverarbeitung über Partnerlösungen im M-Files Catalog, z. B. EzeScan
- XRechnung über PartnerE-RechnungsSuite der DMSFACTORY GmbH (Anzeige und Metadaten-Extraktion)
- ZUGFeRD über PartnerE-RechnungsSuite der DMSFACTORY GmbH (Anzeige und Metadaten-Extraktion)
- Revisionssichere Archivierung VOI-Zertifikat „PK-DML ready“ für M-Files Version 2026, gültig bis Dezember 2028
- Microsoft 365 / Outlook läuft innerhalb von Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Outlook, Office); automatische E-Mail-Ablage mit Add-on „Outlook Pro“
- Mobile App mobile Apps für Cloud-, lokale und hybride Installationen
- KI-Funktionen KI-Assistent M-Files Aino in beiden Editionen (Suchen, Zusammenfassen, Klassifizieren); Enterprise zusätzlich mit KI-Agenten für Metadaten-Extraktion und Klassifizierung
- Mehrere Gesellschaften getrennt keine öffentliche Angabe
Buchhaltung und ERP
- DATEV
- über PartnerFlatFileExporter der DMSFACTORY GmbH erzeugt Übergabedateien (CSV) für DATEV
- SAP
- als ZusatzmodulSAP-ERP-Integrations-Plugin von M-Files; Plattformintegrationen werden als Add-on geführt
- Business Central
- keine öffentliche Angabe
- Sage
- als ZusatzmodulIntegration mit Sage auf der Seite für Rechnungswesen und Steuerberatung genannt; Sage-Produkt und Umfang nicht angegeben
- weclapp
- keine öffentliche Angabe
- Weitere
- Salesforce, Microsoft Dynamics CRM, CCH Axcess
Prüfungen und Zertifikate
- VOI „PK-DML ready“
- geprüft durch VOI-CERT (VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.)M-Files Version 2026, Zertifikats-ID ZVCC-11-25-118, gültig bis Dezember 2028
- ISO/IEC 27001:2022
- Entwicklung, Wartung und Bereitstellung der Plattform einschließlich M-Files Cloud, Hubshare und Aino samt Support
- ISAE 3000 (SOC 2)
- Trust Services Criteria des AICPA
- ISO 9001:2015
- Konzeption, Entwicklung, Bereitstellung und Support der Software und zugehöriger Dienstleistungen
- SÄHKE2
- finnischer Records-Management-Standard (Produkt M-Files Asianhallinta)
- DORA
- M-Files will Kunden aus der Finanzbranche als IKT-Dienstleister bei der Einhaltung unterstützen (Herstellerangabe)Herstellerangabe, keine geprüfte Konformität
- NIS-2
- Selbstverpflichtung zu Cybersicherheits-Maßnahmen und Unterstützung der Kunden (Herstellerangabe)Herstellerangabe, keine geprüfte Konformität
- FDA 21 CFR Part 11
- M-Files QMS erfüllt oder unterstützt die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungen und Signaturen; Konformitätserklärung vorhanden (Herstellerangabe)Herstellerangabe, keine geprüfte Konformität
- EudraLex Band 4 Anhang 11
- M-Files QMS erfüllt oder unterstützt die GMP-Anforderungen an computergestützte Systeme (Herstellerangabe)Herstellerangabe, keine geprüfte Konformität
- HIPAA
- Konformitätserklärung für den Einsatz mit US-Gesundheitsdaten (Herstellerangabe)Herstellerangabe, keine geprüfte Konformität
- SOX-404
- Compliance Kit nach Qualitätssystem entwickelt und getestet (Herstellerangabe)Herstellerangabe, keine geprüfte Konformität
IDW PS 880 ist ein Prüfstandard für Software, der unter anderem die revisionssichere Archivierung nach GoBD bestätigt. Was ein solches Testat aussagt und was nicht: Ratgeber IDW PS 880.
Unternehmen und Vertrieb
- Firma
- M-Files Oyinternational als M-Files Corporation auftretend
- Sitz
- Tampere, FinnlandNiederlassungen u. a. in den USA, Großbritannien, Frankreich, Deutschland und Australien
- Gründung
- 2002Beginn der Softwareentwicklung in Tampere durch Gründer Antti Nivala (Zeitleiste der Unternehmensseite)
- Konzern
- Haveli Investments und Bregal Milestone (Finanzinvestoren)Mehrheitsbeteiligung (Rekapitalisierung) am 13. August 2024 angekündigt; Gründer Antti Nivala blieb bedeutender Minderheitsgesellschafter
- Mitarbeitende
- 501–1.000Spanne laut strukturierten Daten (schema.org) der Unternehmensseite
- Vertrieb
- direkt und über PartnerVertriebskontakt beim Hersteller sowie Systemintegratoren und Wiederverkäufer
- Partnersuche
- beim Hersteller
Produkte
- M-Files (Essentials / Enterprise)Metadatenbasiertes Dokumentenmanagement mit Workflows und KI-Assistent, das sich in Microsoft 365 einbettet und in zwei Editionen angeboten wird.Cloud · Eigener Server · Hybrid
- M-Files HubsharePortal für den geregelten Dokumentenaustausch mit Kunden und Partnern außerhalb des Unternehmens.
- M-Files MentWerkzeug zum Erstellen von Dokumenten aus Vorlagen ohne Programmierung (Dokumentautomatisierung).
Branchen: Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung, Vermögensverwaltung, Beratung, Engineering, Fertigung, Energie und Versorgung, Wissenschaftliche Forschung, Versicherungsmakler
Im Gespräch klären
Diese Punkte belegt M-Files nicht öffentlich. Fragen Sie im Angebotsgespräch danach, bevor Sie unterschreiben.
- Was kostet die Lösung für Ihre Nutzerzahl über drei Jahre, inklusive Einrichtung, Schulung und Wartung?
- Gibt es eine Testphase oder ein Pilotprojekt, bevor Sie sich festlegen?
- In welchem Land liegen die Rechenzentren für Ihre Daten, und wer betreibt sie?
- Lassen sich mehrere Gesellschaften in einem System getrennt verwalten?
- Falls Sie Business Central oder weclapp nutzen: Wie genau wird angebunden, vom Hersteller oder über Partner?
Quellen
Nur offizielle Seiten und Dokumente des Herstellers; Preise eines Vertriebspartners sind als solche gekennzeichnet. Die Ziffern an den Werten verweisen auf diese Liste.
- Tarife und Editionen (Preise, Funktionsvergleich, FAQ) · abgerufen 02.10.2026
- Über M-Files (Zeitleiste, Kennzahlen, Führung) · abgerufen 02.10.2026
- Pressemitteilung: Haveli Investments and Bregal Milestone Lead Majority Recapitalization of M-Files Corporation (13. August 2024) · abgerufen 02.10.2026
- Customer, Marketing and Partner Privacy Notice (Verantwortlicher M-Files Oy) · abgerufen 02.10.2026
- M-Files User Guide: Deployment options · abgerufen 02.10.2026
- Plattformsicherheit (Hosting auf Microsoft Azure, mobile Clients) · abgerufen 02.10.2026
- M-Files Compliance-Zentrum (Zertifizierungen und Vorschriften) · abgerufen 02.10.2026
- VOI-CERT Zertifikat „PK-DML ready“ für M-Files (ZVCC-11-25-118) · abgerufen 02.10.2026
- M-Files User Guide: Scanning and text recognition (OCR) · abgerufen 02.10.2026
- M-Files Catalog: E-RechnungsSuite (DMSFACTORY) · abgerufen 02.10.2026
- M-Files Catalog: FlatFileExporter (DMSFACTORY GmbH, DATEV-Export) · abgerufen 02.10.2026
- M-Files Catalog: EzeScan Invoice Processing Automation for M-Files · abgerufen 02.10.2026
- SAP und weitere Integrationen · abgerufen 02.10.2026
- Lösung für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer · abgerufen 02.10.2026
- M-Files und Microsoft 365 · abgerufen 02.10.2026
- Partner von M-Files · abgerufen 02.10.2026
- M-Files-Partner finden · abgerufen 02.10.2026
- Branchenlösungen · abgerufen 02.10.2026
- M-Files User Guide: Language versions of the M-Files software · abgerufen 03.10.2026
- About M-Files (Global Corporate Offices) · abgerufen 03.10.2026
- M-Files Catalog: Facture Électronique Manager (Kpass Solutions) · abgerufen 03.10.2026
Was sich geändert hat
- 03.10.2026: international von „“ auf „ergänzt: 35 Oberflächensprachen, 10 Länder mit eigenem Büro, Peppol und EU-Formate (Factur-X, UBL, CII, FatturaPA, Facturae) über Partnerlösung, weitere ERP ohne öffentliche Angabe“
Logo: M-Files, abgerufen am 02.10.2026 von der Website des Herstellers. Marke und Logo gehören dem Hersteller.
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