Bei beiden belegt: Betrieb als Cloud, eigener Server und Mischbetrieb; ausgelegt auf 50 bis 499 und ab 500 Mitarbeitende; Workflows und KI-Funktionen; Anbindung an DATEV und SAP. Nur bei M-Files: Anbindung an Sage; genannte Prüfung oder Zertifizierung ISO/IEC 27001; Finanzbranche als Zielbranche genannt. Nur bei windream: E-Rechnung (XRechnung) und Rechnungseingang. Stand 02.10.2026, jede Angabe mit Quelle.
Eher M-Files, wenn …
Unternehmen, die überwiegend mit Microsoft 365 arbeiten und Dokumente dort mit Struktur und Freigaben versehen möchten
Regulierte Organisationen, die Audit-Protokolle, Versionskontrolle und dokumentierte Compliance-Nachweise brauchen
Kanzleien, Beratungs- und Ingenieurbüros mit vielen Mandaten oder Projekten, die externe Partner über ein Portal einbinden wollen
Weniger geeignet: Betriebe, deren Schwerpunkt Rechnungseingang, E-Rechnung und DATEV-Buchung ist und die das ohne zusätzliche Partnerprodukte abdecken wollen · Käufer, die vorab nachlesen möchten, in welchem Land die Cloud-Daten liegen (keine öffentliche Angabe)
Mittelständische Unternehmen, deren Mitarbeitende Dokumente weiter im gewohnten Windows Explorer ablegen sollen
Firmen mit SAP, die eine von SAP zertifizierte Archivanbindung (ArchiveLink, ILM) brauchen
Betriebe, die Rechnungsdaten an DATEV übergeben und die Schnittstelle direkt vom Hersteller beziehen möchten
Unternehmen, die Inhalte aus Microsoft Teams und SharePoint außerhalb der Microsoft-Cloud archivieren wollen
Weniger geeignet: Unternehmen, die ein reines Cloud-Abo mit benannten Rechenzentrumsstandorten suchen (dazu macht der Hersteller keine öffentliche Angabe) · Käufer, die vorab Lizenzpreise oder eine Testversion vergleichen möchten · Organisationen, die Nachweise wie ein IDW-PS-880-Testat oder ein ISO-27001-Zertifikat verlangen; solche nennt die Website nicht
Abonnement je Arbeitsplatz, in der Regel jährlich abgerechnet. Essentials mit veröffentlichtem Preis, Enterprise individuell nach Nutzerzahl, Governance-Bedarf, externer Zusammenarbeit, KI-Nutzung und Inhaltsvolumen. Add-ons (z. B. zusätzlicher Speicher, Premium Cloud, Outlook Pro, Premium-Support) separat.
keine öffentliche Angabe
Preisangabe
65 € je Arbeitsplatz, monatlich
nur auf Anfrage
Testversion
keine öffentliche Angabe
keine öffentliche Angabe
Funktionen
Volltextsuche und Texterkennung
teilweise
ja
Workflows
ja
als Zusatzmodul
Rechnungseingang
über Partner
als Zusatzmodul
XRechnung
über Partner
ja
ZUGFeRD
über Partner
ja
Revisionssichere Archivierung
ja
ja
Microsoft 365 / Outlook
ja
ja
Mobile App
ja
ja
KI-Funktionen
ja
ja
Mehrere Gesellschaften getrennt
keine öffentliche Angabe
keine öffentliche Angabe
Buchhaltung und ERP
DATEV
über Partner
als Zusatzmodul
SAP
als Zusatzmodul
vom Hersteller
Business Central
keine öffentliche Angabe
keine öffentliche Angabe
Sage
als Zusatzmodul
keine öffentliche Angabe
weclapp
keine öffentliche Angabe
keine öffentliche Angabe
Nachweise
Prüfungen
VOI „PK-DML ready“ (VOI-CERT (VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.))
keine öffentliche Angabe
Zertifikate
ISO/IEC 27001:2022; ISAE 3000 (SOC 2); ISO 9001:2015; SÄHKE2
keine öffentliche Angabe
Branchenregeln
DORA, NIS-2, FDA 21 CFR Part 11, EudraLex Band 4 Anhang 11, HIPAA, SOX-404 (Herstellerangabe)
keine öffentliche Angabe
Unternehmen
Sitz
Tampere, Finnland
Bochum, Deutschland
Vertrieb
direkt und über Partner
direkt und über Partner
Ziffer antippen: Quelle und Prüfdatum erscheinen direkt beim Wert. Ziffern entsprechen der Quellenliste im jeweiligen Profil.
Häufige Fragen
Was kostet M-Files im Vergleich zu windream?
M-Files: 65 €/Monat je Arbeitsplatz. windream: keine öffentlichen Preise, nur auf Anfrage. Vergleichen Sie Angebote immer über drei Jahre inklusive Einrichtung, Schulung und Wartung.
Was haben M-Files und windream gemeinsam?
Belegt bei beiden: Betrieb als Cloud, eigener Server und Mischbetrieb; ausgelegt auf 50 bis 499 und ab 500 Mitarbeitende; Workflows und KI-Funktionen; Anbindung an DATEV und SAP.
Worin unterscheiden sich M-Files und windream?
Nur bei M-Files belegt: Anbindung an Sage; genannte Prüfung oder Zertifizierung ISO/IEC 27001; Finanzbranche als Zielbranche genannt. Nur bei windream belegt: E-Rechnung (XRechnung) und Rechnungseingang.
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