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oder

OpenKM oder SmartDocs (DMSFACTORY)?

Bei beiden belegt: Betrieb als eigener Server; ausgelegt auf unter 50 Mitarbeitende; Rechnungseingang und Workflows. Nur bei OpenKM: Betrieb als Cloud; ausgelegt auf 50 bis 499 und ab 500 Mitarbeitende; KI-Funktionen und Mehrere Gesellschaften. Stand 03.10.2026, jede Angabe mit Quelle.

Eher OpenKM, wenn …

  • Organisationen mit eigener IT, die mit einer kostenlosen Open-Source-Version starten und später auf eine Ausgabe mit Herstellersupport wechseln möchten
  • Unternehmen, die mehrere Gesellschaften getrennt in einer Installation verwalten wollen
  • Teams, die viel mit Outlook und Office arbeiten und Dokumente direkt aus diesen Programmen ablegen möchten

Weniger geeignet: Unternehmen, die fertige Anbindungen an DATEV, SAP oder andere ERP-Systeme erwarten (nur über Schnittstellen und Partnerprojekte) · Betriebe, die E-Rechnungen nach XRechnung oder ZUGFeRD mit Freigabeprozess verarbeiten müssen · Käufer, die vorab Preise oder den Standort des Cloud-Rechenzentrums kennen wollen

Preis: keine öffentlichen Preise, nur auf Anfrage

Profil OpenKM mit Quellen

Eher SmartDocs (DMSFACTORY), wenn …

  • Kleinbetriebe, die ihre Ablage ohne Cloud auf eigenem PC oder NAS digitalisieren möchten
  • Unternehmen, die vorab einen festen Kaufpreis kennen und mit einer kostenlosen Testversion starten wollen
  • Betriebe, die Dokumente vor allem ablegen und wiederfinden möchten und keine komplexen Freigabeprozesse brauchen

Weniger geeignet: Unternehmen, die Cloud-Betrieb oder mobilen Zugriff per App erwarten · Firmen mit Rechnungsfreigabe-Workflows oder ERP- bzw. DATEV-Anbindung (dafür nennt der Hersteller keine Bausteine in SmartDocs)

Preis: 600 € netto, einmalig je Arbeitsplatz

Profil SmartDocs (DMSFACTORY) mit Quellen

Alle Kriterien

KriteriumOpenKMStand 03.10.2026SmartDocs (DMSFACTORY)Stand 03.10.2026
Betrieb
Cloudjanein
Eigener Serverjaja
Hybridkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Cloud-Standortekeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Unternehmensgrößeunter 50, 50 bis 499, ab 500 (Einschätzung)unter 50
Kosten
PreismodellCommunity Edition kostenlos (Open Source); Professional mit kostenpflichtigem Herstellersupport, Cloud nach genutzten Ressourcen; Sonderpreise für Bildung und gemeinnützige Organisationen; Beträge nur auf AnfrageKauflizenz je Arbeitsplatz bzw. 5er-Paket plus jährliche Softwarewartung (Mindestlaufzeit 12 Monate, automatische Verlängerung); optional Server-Paket mit NAS und Starterpaket mit bis zu 16 Stunden Einrichtung, Schulung und Support
Preisangabenur auf Anfrage600 € netto je Arbeitsplatz, einmalig
TestversionTestzugang auf Anfrage über das Kontaktformular („Request a trial“); die Community Edition ist frei herunterladbar30 Tage kostenlos zum Herunterladen, läuft danach automatisch aus
Funktionen
Volltextsuche und Texterkennungjaja
Workflowsjateilweise
Rechnungseingangteilweiseteilweise
XRechnungkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
ZUGFeRDkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Revisionssichere Archivierungteilweiseja
Microsoft 365 / Outlookjakeine öffentliche Angabe
Mobile Appjakeine öffentliche Angabe
KI-Funktionenjakeine öffentliche Angabe
Mehrere Gesellschaften getrenntals Zusatzmodulkeine öffentliche Angabe
Buchhaltung und ERP
DATEVkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
SAPkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Business Centralkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Sagekeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
weclappkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Nachweise
Prüfungenkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Zertifikatekeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Branchenregelnkeine öffentliche Angabekeine öffentliche Angabe
Unternehmen
SitzPalma de Mallorca, SpanienRödermark, Deutschland
Vertriebdirekt und über Partnerdirekt

Ziffer antippen: Quelle und Prüfdatum erscheinen direkt beim Wert. Ziffern entsprechen der Quellenliste im jeweiligen Profil.

Häufige Fragen

Was kostet OpenKM im Vergleich zu SmartDocs (DMSFACTORY)?

OpenKM: keine öffentlichen Preise, nur auf Anfrage. SmartDocs (DMSFACTORY): 600 € netto, einmalig je Arbeitsplatz. Vergleichen Sie Angebote immer über drei Jahre inklusive Einrichtung, Schulung und Wartung.

Was haben OpenKM und SmartDocs (DMSFACTORY) gemeinsam?

Belegt bei beiden: Betrieb als eigener Server; ausgelegt auf unter 50 Mitarbeitende; Rechnungseingang und Workflows.

Worin unterscheiden sich OpenKM und SmartDocs (DMSFACTORY)?

Nur bei OpenKM belegt: Betrieb als Cloud; ausgelegt auf 50 bis 499 und ab 500 Mitarbeitende; KI-Funktionen und Mehrere Gesellschaften.

Angebote für beide anfragen Vorhandenes Angebot prüfenAlternativen zu OpenKMAlternativen zu SmartDocs (DMSFACTORY)

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