OpenKM
Open Document Management System S.L. · Palma de Mallorca
- geprüft am 03.10.2026
- Dokumentenmanagement
BereitstellungCloud, Eigener Server
Preisnur auf Anfrage
DATEVkeine öffentliche Angabe
Archivierungkein Testat genannt
Einordnung
OpenKM ist ein spanisches Dokumentenmanagement mit quelloffener Community Edition und kommerziellen Ausgaben für den eigenen Server (Professional) oder die Cloud. Workflow, Schriftgutverwaltung, Mandanten und KI-Funktionen gibt es nur in den kostenpflichtigen Ausgaben. Vertrieb und Betreuung laufen in vielen Ländern über offizielle Distributoren, in Deutschland über einen eigenen Landespartner.
Geeignet für
- Organisationen mit eigener IT, die mit einer kostenlosen Open-Source-Version starten und später auf eine Ausgabe mit Herstellersupport wechseln möchten
- Unternehmen, die mehrere Gesellschaften getrennt in einer Installation verwalten wollen
- Teams, die viel mit Outlook und Office arbeiten und Dokumente direkt aus diesen Programmen ablegen möchten
Weniger geeignet für
- Unternehmen, die fertige Anbindungen an DATEV, SAP oder andere ERP-Systeme erwarten (nur über Schnittstellen und Partnerprojekte)
- Betriebe, die E-Rechnungen nach XRechnung oder ZUGFeRD mit Freigabeprozess verarbeiten müssen
- Käufer, die vorab Preise oder den Standort des Cloud-Rechenzentrums kennen wollen
Redaktionelle Einordnung, abgeleitet aus den belegten Angaben auf dieser Seite. Keine Bewertung, keine Rangfolge.
Preise
- Preismodell
- Community Edition kostenlos (Open Source); Professional mit kostenpflichtigem Herstellersupport, Cloud nach genutzten Ressourcen; Sonderpreise für Bildung und gemeinnützige Organisationen; Beträge nur auf Anfrage
- Öffentliche Preise
- neingeprüft: Professional-, Cloud- und Versionsvergleichsseite, Module, Partnerseite; Preise nur über Kontaktformular bzw. Distributor
- Testversion
- Testzugang auf Anfrage über das Kontaktformular („Request a trial“); die Community Edition ist frei herunterladbar
Bereitstellung
Cloudja
Eigener Serverja
Hybridkeine Angabe
- Cloud
- OpenKM Cloud als Dienst mit Einrichtung, Sicherung, Überwachung und Updates; zugesagte Netzverfügbarkeit mindestens 99 %
- Eigener Server
- Community und Professional auf eigenen Servern (Windows oder Linux; MySQL/MariaDB, PostgreSQL, SQL Server oder Oracle); optional Spiegel-System für Ausfallsicherheit
- Cloud-Standorte
- keine öffentliche Angabe
- Unternehmensgröße
- unter 50, 50 bis 499, ab 500 MitarbeitendeEinschätzung des Portals: Die Spanne reicht von der kostenlosen Community Edition bis zur Professional Edition mit Cluster-Betrieb, Mandanten und 24/7-Ticketsupport; laut Firmengeschichte war das Produkt ausdrücklich für kleine und große Unternehmen gedacht. Eine Einteilung nach Mitarbeiterzahl nennt der Hersteller nicht.
Funktionen
- Volltextsuche und Texterkennung Volltextsuche und Texterkennung (Tesseract) in allen Ausgaben; Zonen-Texterkennung und Modul „Advanced OCR“ in Professional und Cloud; Anbindung an Kofax und ABBYY FlexiCapture
- Workflows Workflow in Professional und Cloud, nicht in der Community Edition
- Rechnungseingang teilweiseZusatzmodul „Electronic Invoicing“ übernimmt Rechnungen im XML-Format, prüft die digitale Signatur und erzeugt PDFs; kein Freigabe- oder Buchungsprozess beschrieben
- XRechnung keine öffentliche Angabe
- ZUGFeRD keine öffentliche Angabe
- Revisionssichere Archivierung teilweiseSchriftgutverwaltung mit Aktenplan, Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln sowie PDF/A-Umwandlung in Professional und Cloud; eine Zusage zur Unveränderbarkeit oder ein Testat (etwa nach GoBD) nennt der Hersteller nicht
- Microsoft 365 / Outlook Add-ins für Outlook, Word, Excel und PowerPoint in allen Ausgaben; für Visio, Project und Access in Professional und Cloud
- Mobile App mobiler Client für iPhone und Android, dazu mobile Weboberfläche
- KI-Funktionen in Professional und Cloud: KI-Modelle für Datenerfassung, Metadaten, Texterkennung und Dokumentidentifikation, Plugin für KI-Prompts, MCP-Server und Suche mit RAG; nicht in der Community Edition
- Mehrere Gesellschaften getrennt als ZusatzmodulMulti-Tenant-Modul: mehrere Firmen getrennt in einer Installation mit delegierter Verwaltung je Mandant (Professional und Cloud)
Buchhaltung und ERP
- DATEV
- keine öffentliche Angabe
- SAP
- keine öffentliche Angabe
- Business Central
- keine öffentliche Angabe
- Sage
- keine öffentliche Angabe
- weclapp
- keine öffentliche Angabe
Prüfungen und Zertifikate
- Prüfungen
- keine öffentliche Angabe
IDW PS 880 ist ein Prüfstandard für Software, der unter anderem die revisionssichere Archivierung nach GoBD bestätigt. Was ein solches Testat aussagt und was nicht: Ratgeber IDW PS 880.
Unternehmen und Vertrieb
- Firma
- Open Document Management System S.L.Betreiber der Website laut Nutzungsbedingungen, c/ Bunyola 13, 07004 Palma de Mallorca
- Sitz
- Palma de Mallorca, Spanien
- Gründung
- 2005Projektstart 2005 mit Förderung durch ein spanisches Regierungsprogramm; erste Version im Januar 2007
- Konzern
- keine Konzernzugehörigkeit angegeben
- Mitarbeitende
- keine öffentliche Angabe
- Vertrieb
- direkt und über Partnerdirekt und über offizielle Distributoren, die Lizenzen, Einführung und Erstsupport im jeweiligen Land übernehmen
- Partner
- 18Einträge im Distributorenverzeichnis (einschließlich OpenKM Spanien selbst)
- Partnersuche
- beim Hersteller
Produkte
- OpenKM Community EditionKostenlose Open-Source-Ausgabe (Lizenz GPL-2.0) mit Volltextsuche, Texterkennung, Versionen und Outlook-Add-in, aber ohne Workflow, Aktenplan und KI; Hilfe nur über das öffentliche Forum.Eigener Server
- OpenKM Professional EditionKommerzielle Ausgabe zum Betrieb auf eigenen Servern mit Herstellersupport, Workflow, Schriftgutverwaltung, Mandanten, Zonen-Texterkennung und KI-Funktionen; aktuell Version 8.2.Eigener Server
- OpenKM CloudVom Hersteller betriebene Variante mit gleichem Funktionsumfang wie Professional, inklusive Einrichtung, Sicherungen und Aktualisierungen.Cloud
Im Gespräch klären
Diese Punkte belegt OpenKM nicht öffentlich. Fragen Sie im Angebotsgespräch danach, bevor Sie unterschreiben.
- Was kostet die Lösung für Ihre Nutzerzahl über drei Jahre, inklusive Einrichtung, Schulung und Wartung?
- In welchem Land liegen die Rechenzentren für Ihre Daten, und wer betreibt sie?
- Ist ein Mischbetrieb aus Cloud und eigenem Server möglich?
- Ist „XRechnung“ enthalten, ein Zusatzmodul oder gar nicht möglich?
- Ist „ZUGFeRD“ enthalten, ein Zusatzmodul oder gar nicht möglich?
- Falls Sie DATEV, SAP, Business Central, Sage oder weclapp nutzen: Wie genau wird angebunden, vom Hersteller oder über Partner?
- Gibt es ein Testat zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD, etwa nach IDW PS 880?
Quellen
Nur offizielle Seiten und Dokumente des Herstellers; Preise eines Vertriebspartners sind als solche gekennzeichnet. Die Ziffern an den Werten verweisen auf diese Liste.
- Legal Notice / Terms of use (Open Document Management System S.L., Palma de Mallorca) · abgerufen 03.10.2026
- About us – Firmengeschichte (seit 2005, erste Version 2007, 35 Sprachen) · abgerufen 03.10.2026
- Comparison of versions (Community, Cloud, Professional) · abgerufen 03.10.2026
- Professional Edition (Support, Sonderpreise, Testanfrage) · abgerufen 03.10.2026
- Cloud document management system (Leistungsumfang, Verfügbarkeit) · abgerufen 03.10.2026
- Offizielles Repository der Community Edition (GPL-2.0, Release 6.3.13 vom 03.02.2026) · abgerufen 03.10.2026
- Modules (Multi-tenant, Mail Archiver, Electronic Invoicing, Advanced OCR …) · abgerufen 03.10.2026
- Document management multi-tenant · abgerufen 03.10.2026
- Electronic Invoicing (Modul) · abgerufen 03.10.2026
- Features (u. a. mobiler Client für iPhone und Android) · abgerufen 03.10.2026
- Partners – Official Distributor Directory by Country · abgerufen 03.10.2026
- What's new (OpenKM 8.2.9 vom 16.09.2026) · abgerufen 03.10.2026
- Document Lifecycle Management & Records Management · abgerufen 03.10.2026
Logo: OpenKM, abgerufen am 03.10.2026 von der Website des Herstellers. Marke und Logo gehören dem Hersteller.
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