DOCBOX

Preise

Preismodell

keine öffentliche Angabe

Öffentliche Preise

neingeprüft: Startseite, Inhouse, Cloud, Zusatzmodule, Warum DOCBOX, E-Rechnungen, Rechnungsverarbeitung, Partnerseiten, Testanfrage; Preise nur über Fachhändler oder Anfrage

Testversion

kostenfreie Teststellung im eigenen Unternehmen oder im Rechenzentrum des Herstellers (Cloud), nur für Unternehmen; Dauer nicht genannt10

Bereitstellung

Cloud

DOCBOX Cloud als Software-as-a-Service; die Module Portable und FolderSync sind in der Cloud nicht verfügbar5

Eigener Server

Inhouse-Installation auf eigenem Server4

Cloud-Standorte

Deutschland5Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Nürnberg und Falkenstein (Vogtland); dedizierter Server und eigene Datenbank je Kunde; die eingesetzte KI läuft im selben Rechenzentrum

Unternehmensgröße

unter 50, 50 bis 499 MitarbeitendeEinschätzung des Portals: Hersteller nennt Kunden „aller Größenordnungen“ vom Einzelunternehmen bis zum Konzern und richtet Kooperationen ausdrücklich auf mittelständische Unternehmen aus; Vertrieb über regionale Fachhändler, geringe Systemanforderungen und schnelle Installation sprechen für kleine und mittlere Betriebe

Funktionen

• Volltextsuche und Texterkennung 3integrierte OCR-Volltexterkennung (über 100 Sprachen, 1D- und 2D-Barcodes) bereits in der Basisversion; Suche zeigt die Seite mit dem Treffer
• Workflows als Zusatzmodul6Zusatzmodul DOCBOX Workflow mit grafischem Editor, Vertretungsregeln und digitalen Stempeln zur Steuerung
• Rechnungseingang als Zusatzmodul6Rechnungsverarbeitung mit Freigabe-Workflow und KI-gestütztem Auslesen von Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Lieferant über Zusatzmodule
• XRechnung als Zusatzmodul7ab DOCBOX Version 8 mit kostenpflichtigen Zusatzmodulen: Abruf aus einem zentralen Postfach, Anzeige, Übernahme der Daten als Metadaten, Archivierung und Weitergabe z. B. an DATEV oder Addison
• ZUGFeRD als Zusatzmodul7Empfang und Anzeige wie XRechnung; zusätzlich Umwandlung von PDF-Ausgangsrechnungen in ZUGFeRD über die KI-Funktionen
• Revisionssichere Archivierung 4unveränderbare PDF/A-Ablage, Löschen nur mit Begründung und Zustimmung eines Löschberechtigten, Verfahrensdokumentation wird mit der Software ausgeliefert; ein Prüftestat nennt der Hersteller nicht (er hält eine Zertifizierung der Software allein für nicht möglich)
• Microsoft 365 / Outlook als Zusatzmodul4Zusatzmodul OutlookConnect (E-Mails per Drag & Drop archivieren); Archivieren aus Office-Programmen über den mitgelieferten PDF-Drucker
• Mobile App teilweise11geräteunabhängige Webanwendung, auch unter iOS und Android nutzbar; eine eigene App nennt der Hersteller nicht
• KI-Funktionen als Zusatzmodul5Zusatzmodul KI & Automatisierung: Klassifizierung, Datenextraktion aus Rechnungen, Lieferscheinen und Stundenzetteln, Zuordnung zu Personalakten; KI läuft im Rechenzentrum in Deutschland
• Mehrere Gesellschaften getrennt als Zusatzmodul6Zusatzmodul Mandanten für die getrennte Verwaltung mehrerer Firmen

Buchhaltung und ERP

DATEV

als Zusatzmodul6Zusatzmodul Belegbildservice (API) für DATEV und Addison

SAP

als Zusatzmodul9DOCBOX SAP Connector für SAP ERP und SAP S/4HANA sowie DOCBOX SAP Business One Connector

Business Central

über Partner9DOCBOX Connector für Microsoft Dynamics 365 Business Central vom Partner BIZZCORE

Sage

keine öffentliche Angabe

weclapp

keine öffentliche Angabe

Weitere

42 ERP, fi-square, GDI Business Line Vision, HAPAK, Kuhnle NG Flex/NG Professional, L3 Metropolis, microtech, myfactory, Soennecken SoLution, sykasoft, Addison, CROSS, Loco-Soft, WERBAS9

Prüfungen und Zertifikate

Prüfungen

keine öffentliche Angabe

IDW PS 880 ist ein Prüfstandard für Software, der unter anderem die revisionssichere Archivierung nach GoBD bestätigt. Was ein solches Testat aussagt und was nicht: Ratgeber IDW PS 880.

Unternehmen und Vertrieb

Firma

aktivweb System- und Datentechnik GmbH1Amtsgericht Deggendorf HRB 2094; Hersteller und Markeninhaber von DOCBOX®

Sitz

Bodenmais, Deutschland1

Gründung

keine öffentliche Angabe

Konzern

keine Konzernzugehörigkeit angegeben

Mitarbeitende

keine öffentliche Angabe (Hersteller nennt etwa 25.000 Anwender)

Vertrieb

direkt und über Partner11überwiegend über autorisierte Fachhändler, ggf. direkt über aktivweb; seit Februar 2026 zusätzlich Kooperation mit dem Händlerverbund winwin Office Network

Partner

über 1002Fachhändler in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Produkte

• DOCBOX Professional (Inhouse)Browserbasiertes Archiv- und Dokumentenmanagement für den eigenen Server mit mitgelieferter SQL-Datenbank, OCR-Volltextsuche, PDF/A-Ablage, Explorer-Ordnerstruktur und PDF-Drucker für das Archivieren aus beliebigen Programmen.Eigener Server
• DOCBOX CloudFunktionsgleiche Cloud-Variante als Software-as-a-Service auf einem dedizierten Server je Kunde in Rechenzentren von Hetzner in Deutschland; ein Wechsel zwischen Cloud und eigenem Server ist in beide Richtungen möglich.Cloud
• DOCBOX ZusatzmoduleErweiterungen wie Workflow, Mandanten, OutlookConnect, E-Mail-Archivierung, Versionierung, Signatur, Datenextraktion, KI & Automatisierung, E-Rechnung, DATEV-Belegbildservice und API.Cloud · Eigener Server

Branchen: Autohandel und Werkstätten, Handwerk, Handel, Industrie, Immobilien, Banken und Versicherungen, Öffentliche Verwaltung9