enaio (Optimal Systems)
OPTIMAL SYSTEMS GmbH · Berlin · gehört zu Kyocera Document Solutions
- geprüft am 02.10.2026
- ECM-Plattform
BereitstellungCloud, Eigener Server, Hybrid
Preisnur auf Anfrage
DATEVvom Hersteller
ArchivierungISAE 3402 (Herstellerangabe)
Einordnung
enaio ist die ECM-Plattform von OPTIMAL SYSTEMS aus Berlin, das seit 2020 zur Kyocera-Gruppe gehört. Sie läuft im eigenen Rechenzentrum oder als vom Hersteller betriebene Hosting-Lösung in Microsoft Azure; ein Cloud-Archiv mit Speicherort Frankfurt am Main lässt sich an lokale Installationen anbinden. Preise veröffentlicht der Hersteller nicht, der Vertrieb läuft über eigene Regionalgesellschaften und Partner.
Geeignet für
- Öffentliche Verwaltungen, die E-Akte, Mitzeichnung und die Anbindung von Fachverfahren in einem System abbilden wollen
- Mittelständische und große Unternehmen mit SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV, die eine Schnittstelle des Herstellers selbst nutzen möchten
- Pharma- und Medizintechnikunternehmen, die Dokumente nach den Regeln für regulierte Umgebungen (z. B. GAMP 5) verwalten müssen
Weniger geeignet für
- Kleine Betriebe, die ein Cloud-DMS mit festen Monatspreisen selbst einrichten möchten (Preise nur auf Anfrage, Einführung als Projekt)
- Interessenten, die das System vor einem Gespräch selbst testen wollen (keine frei zugängliche Testversion, nur Produktdemo mit Termin)
Redaktionelle Einordnung, abgeleitet aus den belegten Angaben auf dieser Seite. Keine Bewertung, keine Rangfolge.
Preise
- Preismodell
- keine öffentliche Angabe
- Öffentliche Preise
- neingeprüft: enaio-Produktseite, Lösungsseiten (Rechnungsbearbeitung, Archivierung, cloud-archive), enaio hosting, Managed Services, Produktdemo und Website-Suche nach „Preis“/„Lizenz“; Preise nur auf Anfrage
- Testversion
- keine öffentliche Angabe (persönliche Produktdemo nach Terminvereinbarung)
Bereitstellung
Cloudja
Eigener Serverja
Hybridja
- Cloud
- als vom Hersteller betriebene Hosting-Lösung (enaio hosting) und als Cloud-Archiv (enaio cloud-archive)
- Hybrid
- lokale enaio-Installation mit Archivierung in enaio cloud-archive
- Cloud-Standorte
- DeutschlandMicrosoft Azure; enaio cloud-archive speichert in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Replikation in andere Regionen möglich); für enaio hosting ist die Region nicht angegeben
- Unternehmensgröße
- 50 bis 499, ab 500 MitarbeitendeEinschätzung des Portals: Modulare ECM-Plattform mit Anbindungen an SAP, Microsoft Dynamics und über 300 Schnittstellen für Fachverfahren sowie Schwerpunkt Öffentliche Verwaltung; ein eigenes Angebot für Kleinbetriebe nennt die Website nicht.
Funktionen
- Volltextsuche und Texterkennung Index- und Volltextrecherche; Rechnungserfassung per OCR mit selbstlernender Datenextraktion
- Workflows digitale Workflows mit Freigaben und Vertretungsregelungen
- Rechnungseingang Lösung „Rechnungsbearbeitung“ mit Prüf- und Freigabe-Workflows
- XRechnung
- ZUGFeRD
- Revisionssichere Archivierung revisionssichere Archivierung nach GoBD (Herstellerangabe)
- Microsoft 365 / Outlook Integration in Microsoft 365, Outlook/Exchange und Teams
- Mobile App Webclient bzw. Mobile Client für mobile Endgeräte
- KI-Funktionen als ZusatzmodulKI-Komponenten „enaio lumee“ (Chat-Assistent) und „enaio kairos“ (Klassifizierung, auch als SaaS) seit Version 12.0
- Mehrere Gesellschaften getrennt keine öffentliche Angabe
Buchhaltung und ERP
- DATEV
- vom HerstellerSchnittstelle für DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen (compact) und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
- SAP
- vom Herstellerzertifizierte Archiv-Schnittstelle SAP ArchiveLink und SAP-Konnektoren
- Business Central
- vom HerstellerSchnittstelle „enaio dynamics-nav“
- Sage
- keine öffentliche Angabe
- weclapp
- keine öffentliche Angabe
- Weitere
- Microsoft Dynamics 365 Finance
Prüfungen und Zertifikate
- ISAE 3402
- Herstellerangabe ohne PrüferProzesse und interne Kontrollen des Hosting-Angebots; Prüfbericht für Hosting-Kunden erhältlich (Herstellerangabe ohne Prüfer und Jahr)
- SAP-Zertifizierung ILM-Schnittstelle
- geprüft durch SAP, 2021enaio 10.0
- ISO/IEC 27001:2022
- Hosting, Betrieb und Support im Lift-and-Shift- und SaaS-Betrieb; zertifiziert durch TÜV Süd (Dezember 2025)
- ISO 9001:2015
- Standort OPTIMAL SYSTEMS Jena
- GAMP 5
- Lösungen für das regulierte Umfeld (Pharma, Medizintechnik) entsprechen laut Hersteller GAMP 5; für enaio cloud-archive zusätzlich 21 CFR Part 11 genannt (Herstellerangabe)Herstellerangabe, keine geprüfte Konformität
IDW PS 880 ist ein Prüfstandard für Software, der unter anderem die revisionssichere Archivierung nach GoBD bestätigt. Was ein solches Testat aussagt und was nicht: Ratgeber IDW PS 880.
Unternehmen und Vertrieb
- Firma
- OPTIMAL SYSTEMS GmbH
- Sitz
- Berlin, Deutschlandeigenständige Vertriebsgesellschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz
- Gründung
- 1991
- Konzern
- Kyocera Document Solutionsseit 2020 Mitglied der Kyocera Document Solutions Group (Kyocera-Gruppe)
- Mitarbeitende
- 686OPTIMAL SYSTEMS Gruppe; Stichtag nicht angegeben
- Vertrieb
- direkt und über Partnerregionale Vertriebsgesellschaften der OPTIMAL SYSTEMS Gruppe sowie Partnernetzwerk
- Partner
- über 40 Partnerin der DACH-Region und weiteren Ländern
Produkte
- enaioECM-Plattform für Dokumentenmanagement, elektronische Akten, Workflows und Archivierung, die über Lösungsbausteine und Schnittstellen an den Bedarf angepasst wird.Eigener Server · Cloud · Hybrid
- enaio hostingBetrieb von enaio durch OPTIMAL SYSTEMS in Rechenzentren von Microsoft Azure, einschließlich Administration, Updates und Überwachung.Cloud
- enaio cloud-archiveLangzeitarchiv als SaaS, an das eine lokale enaio-Installation (ab Version 10.10) über einen Konnektor angebunden wird.Cloud · Hybrid
Branchen: Energie, Handel, Kirchen, Maschinen- und Anlagenbau, Öffentliche Verwaltung, Pharma und Medizintechnik, Textil- und Bekleidungsindustrie
Im Gespräch klären
Diese Punkte belegt enaio (Optimal Systems) nicht öffentlich. Fragen Sie im Angebotsgespräch danach, bevor Sie unterschreiben.
- Wie setzt sich der Preis zusammen: nach Nutzern, Speicher, Modulen? Was kosten Einrichtung und Wartung?
- Was kostet die Lösung für Ihre Nutzerzahl über drei Jahre, inklusive Einrichtung, Schulung und Wartung?
- Gibt es eine Testphase oder ein Pilotprojekt, bevor Sie sich festlegen?
- Lassen sich mehrere Gesellschaften in einem System getrennt verwalten?
- Falls Sie Sage oder weclapp nutzen: Wie genau wird angebunden, vom Hersteller oder über Partner?
- Wer hat die GoBD-Prüfung durchgeführt, wann, und können Sie den Bericht einsehen?
Quellen
Nur offizielle Seiten und Dokumente des Herstellers; Preise eines Vertriebspartners sind als solche gekennzeichnet. Die Ziffern an den Werten verweisen auf diese Liste.
- enaio – Software für Dokumentenmanagement (Produktseite) · abgerufen 02.10.2026
- Über uns – OPTIMAL SYSTEMS · abgerufen 02.10.2026
- Impressum und Datenschutz · abgerufen 02.10.2026
- Das Partnernetzwerk von OPTIMAL SYSTEMS · abgerufen 02.10.2026
- Informationssicherheit: OPTIMAL SYSTEMS erhält ISO 27001-Zertifizierung (2. Dezember 2025) · abgerufen 02.10.2026
- enaio hosting · abgerufen 02.10.2026
- enaio cloud-archive · abgerufen 02.10.2026
- Rechnungsbearbeitung mit enaio · abgerufen 02.10.2026
- enaio-Schnittstellen · abgerufen 02.10.2026
- ECM & Microsoft (Microsoft 365, Exchange, Dynamics 365) · abgerufen 02.10.2026
- Release der enaio-Version 12.0: neue KI-Komponenten (19. Dezember 2025) · abgerufen 02.10.2026
- enaio webclient – mobil arbeiten · abgerufen 02.10.2026
- Awards und Zertifikate · abgerufen 02.10.2026
- enaio: Das DMS mit Funktionsvielfalt · abgerufen 02.10.2026
- Standorte der OPTIMAL SYSTEMS Gruppe · abgerufen 03.10.2026
- enaio webclient 11.0: Anzeigesprache ändern · abgerufen 03.10.2026
Was sich geändert hat
- 03.10.2026: international von „“ auf „ergänzt: 3 Oberflächensprachen, 4 Länder mit Standorten, Peppol und weitere EU-Formate ohne öffentliche Angabe, Dynamics 365 F&O/NAV“
Logo: enaio (Optimal Systems), abgerufen am 02.10.2026 von der Website des Herstellers. Marke und Logo gehören dem Hersteller.
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