DMS einführen: Projektphasen, Lastenheft und typische Fehler im Mittelstand

Kurz gesagt: Ein DMS führen Sie in zehn Schritten ein: Bestand aufnehmen, Ziele festlegen, Anforderungen im Lastenheft als Muss und Kann beschreiben, den Markt sichten, Angebote vergleichen, mit echten Dokumenten testen, Altbestände übernehmen, die Verfahrensdokumentation schreiben, schulen und den Betrieb regeln. Entscheidend sind ein klar begrenzter Startbereich, die frühe Einbindung von Buchhaltung, IT, Datenschutz und Betriebsrat sowie ein Vergleich der Gesamtkosten statt der Lizenzpreise.

Die meisten DMS-Projekte scheitern nicht an der Software. Sie geraten ins Stocken, weil Anforderungen erst nach dem Kauf auftauchen, Schnittstellen unterschätzt werden oder der Betriebsrat zu spät erfährt, dass ein neues System Zugriffe protokolliert. Dieser Ratgeber beschreibt den Ablauf so, dass Sie diese Stolpersteine vorher sehen. Was ein DMS grundsätzlich leistet und welche Typen es gibt, erklärt der Überblick Dokumentenmanagementsystem: Funktionen, Typen, Auswahl.

Was eine DMS-Einführung umfasst

Eine DMS-Einführung ist mehr als die Installation einer Software. Sie verändert, wie Dokumente in Ihr Unternehmen kommen, wer sie bearbeitet und wie sie aufbewahrt werden. Deshalb gehören zum Projekt drei Ebenen:

• Organisation: Welche Dokumente kommen ins System, wer ist wofür zuständig, welche Abläufe ändern sich?
• Technik: Betriebsart, Schnittstellen zu ERP, Buchhaltung und Microsoft 365, Scanner, Datenübernahme.
• Recht und Nachweis: Aufbewahrungsregeln nach Abgabenordnung und GoBD, Datenschutz, Mitbestimmung, Verfahrensdokumentation.

Wer nur die Technik plant, bekommt ein System, das niemand richtig nutzt. Wer nur die Organisation plant, erlebt beim ersten Schnittstellentest Überraschungen. Ein gutes Projekt hält alle drei Ebenen in einem Plan zusammen und benennt für jede eine verantwortliche Person.

Eine zweite Grundentscheidung betrifft den Umfang. Sie können ein DMS für das ganze Unternehmen auf einmal einführen oder mit einem Bereich beginnen. Für mittelständische Unternehmen ist der schrittweise Weg fast immer der bessere: Ein erster Bereich wie der Rechnungseingang zeigt schnell Nutzen, deckt Lücken in den Anforderungen auf und schafft Erfahrung, bevor weitere Abteilungen folgen.

Wer im Projekt mitarbeiten sollte

Ein DMS berührt viele Stellen im Unternehmen. Klären Sie die Rollen, bevor Sie mit Herstellern sprechen.

Rolle	Aufgabe im Projekt
Geschäftsführung	Ziel und Budget festlegen, Entscheidungen treffen, Projekt sichtbar unterstützen
Projektleitung	Plan, Termine, Abstimmungen und Dokumentation, Ansprechperson für Hersteller und Partner
Fachbereiche (Buchhaltung, Einkauf, Personal, Vertrieb)	Dokumentarten, Abläufe und Ordnungsmerkmale beschreiben, testen, als Key-User schulen
IT oder IT-Dienstleister	Betriebsart, Schnittstellen, Sicherheit, Datensicherung, Benutzerverwaltung
Datenschutzbeauftragte Person	Rechte- und Löschkonzept, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Betriebsrat (falls vorhanden)	Mitbestimmung bei Protokollierung und Auswertungen, Betriebsvereinbarung
Steuerberatung	Aufbewahrungsregeln, Belegübergabe, Verfahrensdokumentation abstimmen

Projektleitung. In kleineren Unternehmen übernimmt oft die kaufmännische Leitung diese Rolle. Wichtiger als der Titel ist, dass die Person Zeit dafür hat. Eine Projektleitung, die nebenbei das Tagesgeschäft führt, wird zum Engpass.

Key-User. Bewährt hat sich, aus jedem beteiligten Bereich eine Person zu benennen, die das System früh kennenlernt, Anforderungen einbringt, testet und später Kolleginnen und Kollegen hilft. Key-User sind die wichtigste Brücke zwischen Projekt und Alltag.

Betriebsrat: Mitbestimmung früh klären

Besteht in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat, ist er bei einem DMS in aller Regel zu beteiligen. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat er mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

„Bestimmt“ heißt dabei nicht, dass Sie eine Überwachung beabsichtigen. Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Beschluss vom 16. Juli 2024 (1 ABR 16/23) bestätigt, dass eine technische Einrichtung zur Überwachung bestimmt ist, wenn sie objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über Beschäftigte zu erheben oder aufzuzeichnen. Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an.

Ein DMS protokolliert, wer wann welches Dokument geöffnet, bearbeitet oder freigegeben hat, und Workflows zeigen, wie lange eine Freigabe gedauert hat. Damit ist es objektiv geeignet, Verhalten und Leistung abzubilden. Zusätzlich verlangt § 90 BetrVG, den Betriebsrat schon bei der Planung technischer Anlagen und neuer Arbeitsverfahren zu unterrichten und mit ihm so rechtzeitig zu beraten, dass seine Vorschläge berücksichtigt werden können.

Für die Praxis heißt das: Informieren Sie den Betriebsrat zu Beginn, nicht nach der Kaufentscheidung. In einer Betriebsvereinbarung wird typischerweise geregelt, welche Protokolldaten erhoben werden, wer sie auswerten darf, zu welchem Zweck und wann sie gelöscht werden. Bitten Sie Hersteller schon im Angebot, die Protokoll- und Auswertungsfunktionen ihres Systems zu beschreiben. Das erleichtert die Verhandlung. Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung, stimmen Sie die Details mit Ihrer arbeitsrechtlichen Beratung ab.

Die Projektphasen im Überblick

1. Ist-AufnahmeDokumentarten, Mengen, Wege, Programme, Probleme
2. ZieleWas soll in einem Jahr messbar besser sein?
3. LastenheftAnforderungen als Muss und Kann, aus Alltag, Recht und Schnittstellen
4. MarktsichtungDrei bis fünf Anbieter, deren Typ und Betriebsart passen
5. Angebote vergleichenGleiche Fragen an alle, Gesamtkosten über mehrere Jahre
6. TeststellungEigene Dokumente, eigene Abläufe, echte Nutzer
7. DatenübernahmeAltbestände aus Laufwerken, Altsystemen und Papier
8. VerfahrensdokumentationWie Dokumente erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden
9. Schulung und StartKey-User zuerst, dann alle Anwender
10. BetriebZuständigkeiten, Updates, Fristen, Prüfbereitschaft

1. Ist-Aufnahme: Was heute passiert

Beginnen Sie mit einer nüchternen Bestandsaufnahme. Für jede wichtige Dokumentart halten Sie fest:

• Herkunft: Post, E-Mail, Portal oder eigenes Programm
• ungefähre Menge pro Monat
• wer sie bearbeitet und wer sie sehen muss
• wo sie heute liegt
• wie lange sie aufbewahrt werden muss

Ergänzen Sie eine Liste aller Programme, die Dokumente erzeugen oder brauchen: Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Lohnprogramm, CRM, Microsoft 365. Notieren Sie außerdem die größten Ärgernisse im Alltag. Sie sind später die besten Kriterien für Ziele und Tests.

Ein Beispiel: Ein Maschinenbauer mit 120 Beschäftigten stellt bei der Ist-Aufnahme fest, dass Eingangsrechnungen auf drei Wegen ankommen (Papierpost, ein allgemeines E-Mail-Postfach und das Portal eines Großkunden), dass Freigaben per Hauspost zwischen zwei Standorten laufen und dass technische Zeichnungen in einem eigenen System liegen, das niemand ablösen will. Daraus folgt: Der Rechnungseingang ist der erste Bereich, die Zeichnungen bleiben vorerst außen vor, und die Anbindung an das Portal wird ein Kann-Kriterium.

Eine einfache Tabelle reicht. Wichtig ist, dass die Fachbereiche sie selbst ausfüllen. Nur sie wissen, dass Lieferscheine manchmal als Foto per Messenger kommen oder dass der Vertrieb Angebote in drei verschiedenen Ordnern ablegt.

2. Ziele: Was besser werden soll

Aus der Ist-Aufnahme leiten Sie wenige, überprüfbare Ziele ab. Gute Ziele beschreiben einen Zustand, keine Funktion. „Workflow für Rechnungen“ ist eine Funktion. „Jede Eingangsrechnung ist innerhalb der Skontofrist freigegeben, und die Buchhaltung sieht jederzeit, wo sie steht“ ist ein Ziel.

Legen Sie auch fest, was nicht zum ersten Abschnitt gehört. Eine klare Abgrenzung schützt das Projekt davor, dass jede Abteilung noch einen Wunsch nachreicht, bevor der erste Bereich läuft.

3. Anforderungen und Lastenheft

Das Lastenheft beschreibt, was das System leisten soll, nicht wie es das technisch tut. Es ist die Grundlage für den Vergleich aller Angebote. Ein Anforderungskatalog für ein DMS muss nicht hundert Seiten umfassen. Für die meisten mittelständischen Unternehmen genügen wenige Seiten, wenn jede Anforderung konkret ist.

Kennzeichnen Sie jede Anforderung als Muss oder Kann. Ein Muss-Kriterium ist eines, ohne das Sie das System nicht kaufen würden. Fehlt es in einem Angebot, scheidet der Anbieter aus. Kann-Kriterien sind erwünscht und fließen in die Bewertung ein. Seien Sie bei Muss-Kriterien streng: Wer fünfzig Muss-Kriterien aufschreibt, schließt am Ende alle Anbieter aus oder nimmt die Liste selbst nicht ernst.

Formulieren Sie Anforderungen als prüfbare Aussagen. „Gute Suche“ lässt sich nicht prüfen. „Eine Eingangsrechnung ist über Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag oder ein beliebiges Wort aus dem Text in wenigen Schritten auffindbar“ schon.

4. Marktsichtung

Mit dem Lastenheft grenzen Sie den Markt ein. Drei Merkmale trennen früh: der passende Typ (DMS-Modul der Buchhaltung, eigenständiges DMS, ECM-Plattform oder SharePoint mit Partnerlösung), die Betriebsart und die Schnittstellen, die ein Muss sind.

Im Herstellerverzeichnis können Sie nach diesen Merkmalen filtern und in den geprüften Datenblättern nachlesen, was Hersteller öffentlich zu Rechenzentren, DATEV, E-Rechnung, Testaten und Preisen angeben. Die kostenlose Bedarfsanalyse fasst Ihre Anforderungen in neun Fragen zusammen und schlägt passende Hersteller vor. Am Ende dieser Phase stehen drei bis fünf Anbieter, die Sie anfragen.

5. Angebote vergleichen

Schicken Sie allen Anbietern dasselbe Lastenheft und bitten Sie um eine Antwort zu jeder Anforderung: erfüllt im Standard, erfüllt mit Modul, erfüllt durch Partner, nicht erfüllt. Fordern Sie Gesamtkosten über mindestens drei Jahre an, aufgeteilt nach Lizenz oder Abonnement, Modulen, Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und Wartung.

Für die Bewertung hat sich eine einfache Matrix bewährt. Zuerst prüfen Sie die Muss-Kriterien: Wer eines nicht erfüllt, scheidet aus. Die Kann-Kriterien gewichten Sie vorab, zum Beispiel nach drei Stufen wichtig, nützlich und schön zu haben, und vergeben je Anbieter Punkte. Kosten bewerten Sie getrennt davon, damit ein niedriger Preis keine fehlenden Funktionen überdeckt. Legen Sie Gewichtung und Punkteschema fest, bevor die Angebote eintreffen. Sonst passt sich die Bewertung unbewusst an den Favoriten an. Als Orientierung, welche Preisangaben Hersteller öffentlich machen und welche Kostenblöcke in ein vollständiges Angebot gehören, dient die Seite Was kostet ein DMS?.

Angebote im DMS-Markt sind schwer vergleichbar, weil Hersteller nach Benutzern, gleichzeitigen Verbindungen, Editionen oder verarbeiteten Belegen abrechnen und Leistungen unterschiedlich bündeln. Der Angebots-Check prüft ein vorliegendes Angebot auf fehlende Posten und typische Lücken, die PDF-Datei bleibt dabei in Ihrem Browser.

DMS-Ausschreibung. Private Unternehmen müssen für ein DMS in der Regel kein förmliches Vergabeverfahren durchführen. Öffentliche Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB, etwa Gebietskörperschaften und Einrichtungen, die im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art erfüllen und überwiegend staatlich finanziert oder beaufsichtigt werden, unterliegen dagegen dem Vergaberecht. Auch ohne Pflicht lohnt sich ein strukturiertes Verfahren mit festen Fristen und gleichen Fragen an alle, weil es Entscheidungen nachvollziehbar macht.

6. Teststellung und Pilot

Kaufen Sie kein DMS auf Basis einer Präsentation. Bitten Sie die zwei Anbieter in der engsten Wahl um eine Teststellung mit Ihren eigenen Dokumenten: zwanzig echte Eingangsrechnungen, ein paar Verträge, typische E-Mails. Lassen Sie die Key-User die Abläufe durchspielen, die im Lastenheft stehen.

Achten Sie dabei weniger auf Oberfläche und Farben als auf den Alltag:

• Erkennt das System die Rechnungsfelder Ihrer Lieferanten richtig, und wie aufwendig ist die Korrektur?
• Wie viele Schritte braucht eine Freigabe, auch am Smartphone?
• Wird eine E-Rechnung lesbar angezeigt und in den Ablauf übernommen?
• Funktioniert der Abgleich mit Bestellungen aus dem ERP?
• Greift die Vertretung, wenn eine Person im Urlaub ist?

Nach der Entscheidung folgt idealerweise ein Pilot: Ein Bereich arbeitet einige Wochen produktiv mit dem System, bevor weitere folgen. Fehler im Ordnungsschema oder in den Rechten fallen hier auf, solange sie sich noch leicht korrigieren lassen.

7. Datenübernahme und Altbestände

Die Migration wird in vielen Projekten unterschätzt. Klären Sie früh, welche Bestände übernommen werden müssen und welche nicht.

Dateien aus Netzlaufwerken. Nicht alles muss ins DMS. Laufende Akten und aufbewahrungspflichtige Unterlagen ja, alte Entwürfe und Dubletten eher nicht. Für die übernommenen Dateien braucht es Metadaten, die oft aus Ordnernamen oder Dateinamen abgeleitet werden können.

Altsysteme und alte Archive. Hier gilt die Aufbewahrungspflicht weiter. Nach § 147 Abs. 2 AO müssen elektronisch aufbewahrte Unterlagen während der gesamten Frist verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Die GoBD verlangen in der Fassung vom 14. Juli 2025 (Rz. 131), dass elektronisch empfangene Belege im Eingangsformat aufbewahrt werden, eine Umwandlung ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig (Rz. 135). Bei E-Rechnungen genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren, sofern der lesbare Teil keine zusätzlichen oder abweichenden, steuerlich bedeutsamen Angaben enthält. Lassen Sie sich vom Anbieter beschreiben, wie Dokumente mit Metadaten und Protokollen aus dem Altsystem übernommen werden und wie die Vollständigkeit geprüft wird.

Papier. Altbestände in Papier müssen nicht alle gescannt werden. Häufig werden nur laufende Akten digitalisiert, abgeschlossene Unterlagen bleiben bis zum Fristablauf im Archivraum. Wer Papieroriginale nach dem Scannen vernichten will, braucht einen dokumentierten Scanprozess. Das BSI beschreibt die Anforderungen in der Technischen Richtlinie TR-03138 (RESISCAN). Mehr dazu im Ratgeber ersetzendes Scannen.

8. Verfahrensdokumentation

Wer steuerlich relevante Unterlagen elektronisch aufbewahrt, muss beschreiben, wie das geschieht: wie Dokumente erfasst, geprüft, indexiert, freigegeben, archiviert, gesichert und gelöscht werden, wer dafür zuständig ist und welche Kontrollen es gibt. Diese Verfahrensdokumentation entsteht am besten parallel zur Einführung, nicht danach, denn im Projekt sind alle Entscheidungen noch frisch.

Viele Hersteller liefern Vorlagen für den technischen Teil. Den organisatorischen Teil, also wer was in Ihrem Betrieb tut, müssen Sie selbst schreiben. Aufbau und Inhalte erklärt der Ratgeber Verfahrensdokumentation.

9. Schulung und Start

Schulen Sie in zwei Stufen. Die Key-User lernen das System gründlich, inklusive Sonderfällen und Administration im Fachbereich. Alle anderen Anwender bekommen eine kurze, auf ihre Aufgaben zugeschnittene Einweisung, möglichst kurz vor dem Start, damit das Gelernte nicht verblasst.

Legen Sie einen Stichtag fest, ab dem neue Dokumente nur noch im DMS abgelegt werden. Parallelbetrieb mit der alten Ablage über Monate führt dazu, dass niemand weiß, wo das aktuelle Dokument liegt. Planen Sie für die ersten Wochen feste Ansprechzeiten der Key-User und sammeln Sie Rückmeldungen, um Ordnungsschema und Abläufe nachzuschärfen.

10. Betrieb

Mit dem Start beginnt der Betrieb, und der braucht Zuständigkeiten. Legen Sie schriftlich fest, wer neue Benutzer anlegt und Rechte ändert, wer Dokumentarten und Ordnungsmerkmale pflegt, wer Updates einspielt oder bei einer Cloud-Lösung die Änderungen des Anbieters prüft und wer überwacht, dass die Datensicherung funktioniert.

Prüfen Sie außerdem die Prüfbereitschaft. Bei einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht in die Daten nehmen, eine Auswertung nach ihren Vorgaben verlangen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format anfordern. Probieren Sie einmal im Jahr aus, ob Sie alle Rechnungen eines Geschäftsjahres mit Metadaten exportieren können. Und prüfen Sie regelmäßig, ob Unterlagen mit abgelaufener Frist geordnet gelöscht werden, sofern keine weitere Aufbewahrung nötig ist.

Gliederung für das Lastenheft

Die folgende Gliederung hat sich für mittelständische DMS-Projekte bewährt. Übernehmen Sie nur, was für Sie relevant ist.

1. Ausgangslage: Unternehmen, Standorte, Anzahl Nutzer (gesamt und gleichzeitig), heutige Ablage, Hauptprobleme.
2. Ziele und Umfang: Ziele des ersten Abschnitts, spätere Ausbaustufen, ausdrücklich nicht enthaltene Bereiche.
3. Dokumentarten und Mengen: Liste mit Herkunft, Menge pro Monat, Aufbewahrungsfrist, Zugriffsberechtigten.
4. Erfassung: Scannen (zentral, dezentral, mobil), E-Mail-Eingang, E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD), Schnittstellen.
5. Erschließung und Suche: Texterkennung, Pflichtfelder je Dokumentart, automatische Erkennung, Volltextsuche.
6. Abläufe: Rechnungsfreigabe, Vertragsfreigabe, Wiedervorlagen, Vertretungen, jeweils als kurze Beschreibung.
7. Schnittstellen: ERP, Finanzbuchhaltung, DATEV, Lohn, CRM, Microsoft 365 und Outlook, Programmierschnittstelle.
8. Archivierung und Recht: Unveränderbarkeit, Fristen, Löschsperren, Export für Datenzugriff, Unterlagen für die Verfahrensdokumentation, Prüfbescheinigungen.
9. Rechte, Datenschutz, Sicherheit: Rollen, Mandanten, Protokollierung, Löschkonzept, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Zertifikate.
10. Betriebsart: Cloud, eigener Server oder hybrid, Rechenzentrumsstandort, Verfügbarkeit, Datensicherung, Ausstieg und Export.
11. Einführung und Betreuung: Vorgehen, Projektrollen beim Anbieter, Datenübernahme, Schulung, Support, Reaktionszeiten.
12. Kosten: Gliederung der Gesamtkosten über mindestens drei Jahre, Lizenzmodell, Preisanpassungen.
13. Angebotsform: Antwort je Anforderung (Standard, Modul, Partner, nicht erfüllt), Frist, Ansprechpersonen.

Ein Hinweis zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Betreibt ein Dienstleister das DMS in der Cloud oder hat er per Fernwartung Zugriff auf Ihre Daten, liegt nach Auffassung der Datenschutzaufsichtsbehörden in der Regel eine Auftragsverarbeitung vor (DSK-Kurzpapier Nr. 13). Der Vertrag gehört deshalb zu den Unterlagen, die Sie vor der Entscheidung prüfen.

Muss-Kriterien, die fast immer ins Lastenheft gehören

Welche Muss-Kriterien Sie aufnehmen, hängt von Ihrem Betrieb ab. Die folgenden Punkte gehören aber in fast jedes Lastenheft, weil sie aus rechtlichen Pflichten oder aus dem Schutz vor Abhängigkeit folgen.

• Unveränderbare Archivierung mit Versionen, Protokoll und Löschsperre bis Fristablauf
• Annahme, Anzeige und Aufbewahrung von E-Rechnungen im strukturierten Format
• Export aller Dokumente mit Metadaten in einem offenen, maschinell auswertbaren Format
• Schnittstelle zum eingesetzten ERP und zur Finanzbuchhaltung oder DATEV
• Rollenbasierte Rechte und getrennte Bereiche für Personal und Geschäftsführung
• Beschreibung der Protokoll- und Auswertungsfunktionen für die Betriebsvereinbarung
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Angaben zum Rechenzentrumsstandort
• Vorlagen oder Unterstützung für die Verfahrensdokumentation
• Gesamtkosten über mindestens drei Jahre mit allen Modulen

Anlass E-Rechnung: was bei der Einführung zu beachten ist

Für viele Unternehmen ist die E-Rechnung der Auslöser, jetzt ein DMS einzuführen. Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich verpflichtend. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen, bei Empfang per E-Mail ist dafür kein eigenes Postfach nötig. Für das Ausstellen und Übermitteln gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro gilt das bis Ende 2027 (Stand: Oktober 2026).

Für das Projekt heißt das: Der Rechnungseingang ist ein naheliegender erster Bereich. Prüfen Sie im Lastenheft, ob das System XRechnung und ZUGFeRD erkennt, lesbar darstellt, die Daten in den Freigabeablauf übernimmt und den strukturierten Teil archiviert. Die Angaben der geprüften Hersteller dazu:

Hersteller	XRechnung	ZUGFeRD	Rechnungseingang
aconso	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
agorum	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
Amagno	ja	ja	ja
AODocs (Altirnao, Inc.)	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise
ARXivar (Able Tech)	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	ja
Basware	ja	ja	ja
bitfarm-Archiv	ja	ja	ja
Box	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
Caya	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	als Zusatzmodul
Comarch	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	ja
CompuDMS (CompuKöln)	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
d.velop	ja	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
DATEV DMS	ja	ja	teilweise
DOCBOX	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
DOCUframe (GSD Software)	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
docuvita	ja	ja	als Zusatzmodul
DocuWare	ja	ja	ja
Doxis	ja	ja	ja
easy software	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
ecoDMS	ja	ja	teilweise
ELO Digital Office	ja	ja	ja
enaio (Optimal Systems)	ja	ja	ja
Esker	ja	ja	ja
Fabasoft	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
forcont	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise
Hyland	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	als Zusatzmodul
IBM Content Cortex (FileNet)	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
Insiders Technologies	ja	ja	ja
JobRouter	ja	ja	ja
Kendox	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	als Zusatzmodul
Laserfiche	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	ja
LogicalDOC	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise
M-Files	über Partner	über Partner	über Partner
Medius	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	ja
Microsoft SharePoint	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise
nscale (Ceyoniq Technology)	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
Open Bee	keine öffentliche Angabe	ja	ja
OpenKM	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise
OpenText	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
PROXESS	ja	ja	als Zusatzmodul
Scopevisio	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
Siav (Archiflow)	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	ja
SmartDocs (DMSFACTORY)	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise
SOL-IT	keine öffentliche Angabe	teilweise	keine öffentliche Angabe
Starke-DMS	ja	ja	ja
Therefore	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	ja
windream	ja	ja	als Zusatzmodul
xSuite	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	ja
Yooz	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	ja
Zeendoc (Sages Informatique)	keine öffentliche Angabe	ja	ja
Zucchetti	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise

Wie Sie E-Rechnungen GoBD-konform aufbewahren und was mit hybriden Formaten wie ZUGFeRD geschieht, erklärt der Ratgeber E-Rechnungen richtig archivieren.

Cloud oder eigener Server: früh entscheiden

Die Betriebsart beeinflusst Lastenheft, Angebote, Datenschutzunterlagen und die Rolle Ihrer IT. Entscheiden Sie sie deshalb vor der Marktsichtung, zumindest als Vorgabe mit Begründung. Ohne eigenes IT-Personal spricht viel für eine Cloud-Lösung oder einen vom Partner betreuten Betrieb. Mit eigener IT und besonderen Sicherheitsanforderungen kann der eigene Server die bessere Wahl sein. Die Abwägung mit Prüffragen zu Rechenzentren, Testaten und Ausstieg beschreibt der Ratgeber DMS in der Cloud oder auf dem eigenen Server.

Für Banken, Versicherer und ihre IT-Dienstleister kommen bei der Betriebsart Anforderungen aus der EU-Verordnung DORA hinzu, die sich auf Verträge mit IT-Anbietern und auf das Auslagerungsmanagement auswirken. Beziehen Sie in diesem Fall die Verantwortlichen für Informationssicherheit und Auslagerungen schon in die Marktsichtung ein. Herstellerangaben zu Regelwerken fasst die Seite DMS für die Finanzbranche zusammen.

Realistische Zeitplanung

Seriöse Pauschalangaben zur Dauer einer DMS-Einführung gibt es nicht, weil Umfang, Schnittstellen und interne Verfügbarkeit stark schwanken. Sie können aber vorhersehen, wo Zeit verloren geht:

• Entscheidungen: Lastenheft, Anbieterauswahl und Vertrag brauchen Termine mit der Geschäftsführung. Planen Sie diese Termine von Anfang an fest ein.
• Schnittstellen: Die Anbindung an ERP und Buchhaltung hängt oft von einem weiteren Dienstleister ab. Klären Sie früh, wer sie umsetzt und wann.
• Betriebsrat: Verhandlungen über eine Betriebsvereinbarung brauchen Vorlauf. Beginnen Sie sie parallel zur Marktsichtung.
• Datenübernahme: Bereinigung und Prüfung der Altbestände dauern länger als die technische Übernahme.
• Urlaubszeiten und Jahresabschluss: Ein Start in der Buchhaltung kurz vor dem Jahresabschluss belastet alle Beteiligten.

Planen Sie in Abschnitten mit klaren Ergebnissen: Lastenheft fertig, Anbieter ausgewählt, Pilot gestartet, erster Bereich produktiv. Jeder Abschnitt endet mit einer Entscheidung, ob es wie geplant weitergeht.

Fragen für das Angebotsgespräch

Diese Fragen helfen, Angebote vergleichbar zu machen und Lücken früh zu erkennen. Stellen Sie sie allen Anbietern gleich und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben.

1. Welche Anforderungen aus unserem Lastenheft erfüllt das System im Standard, welche mit Modul, welche nur über einen Partner?
2. Wie setzt sich der Preis zusammen, und was kostet die Lösung für unsere Nutzerzahl über drei Jahre, inklusive Einrichtung, Schulung und Wartung?
3. Wer führt das System bei uns ein, der Hersteller oder ein Partner, und wer ist im Support unser Ansprechpartner?
4. Wie wird die Schnittstelle zu unserem ERP und zur Buchhaltung umgesetzt, und wer passt sie bei Updates an?
5. Wie werden E-Rechnungen angezeigt, geprüft und archiviert?
6. Welche Protokoll- und Auswertungsfunktionen hat das System, und lassen sie sich einschränken?
7. In welchem Land liegen die Rechenzentren, wer betreibt sie, und welche Zertifikate liegen vor?
8. Welche Prüfbescheinigung gibt es zur Archivierung, von wem, für welche Version und von wann?
9. In welchem Format erhalten wir Dokumente und Metadaten bei einem Wechsel, und was kostet der Export?
10. Gibt es eine Teststellung mit unseren eigenen Dokumenten, bevor wir uns festlegen?

Viele dieser Punkte beantworten die Datenblätter im Verzeichnis bereits teilweise. Wo ein Hersteller keine öffentliche Angabe macht, steht das im Profil, und genau diese Punkte sollten Sie im Gespräch klären.

Typische Fehler bei der DMS-Einführung

Mit der Software beginnen. Wer zuerst Produktpräsentationen ansieht, übernimmt die Logik des Herstellers. Erst die eigenen Abläufe und Ziele, dann die Software.

Zu viele Muss-Kriterien. Ein Lastenheft, in dem alles Muss ist, hilft bei keiner Entscheidung. Halten Sie Muss-Kriterien knapp und prüfbar.

Den Betriebsrat zu spät einbinden. Ist das System schon gekauft, wird die Verhandlung über die Betriebsvereinbarung schwieriger und verzögert den Start.

Die Datenübernahme vergessen. Altbestände tauchen im Angebot oft nur als Pauschale auf. Klären Sie Umfang, Verantwortung und Prüfung der Vollständigkeit.

Kein Stichtag. Wenn alte und neue Ablage lange nebeneinander laufen, wird das DMS zur dritten Ablage statt zur einzigen.

Schulung als Einmalereignis. Neue Mitarbeitende kommen, Abläufe ändern sich. Planen Sie, wie Wissen weitergegeben wird, und dokumentieren Sie die wichtigsten Abläufe in kurzen Anleitungen.

Verfahrensdokumentation verschieben. Wer sie erst schreibt, wenn die Betriebsprüfung ansteht, muss Entscheidungen rekonstruieren, an die sich niemand mehr genau erinnert.

So starten Sie

Eine DMS-Einführung gelingt, wenn Sie klein und konkret beginnen: ein Bereich, wenige messbare Ziele, ein knappes Lastenheft mit strengen Muss-Kriterien und eine Teststellung mit echten Dokumenten. Binden Sie Fachbereiche, IT, Datenschutz und Betriebsrat von Anfang an ein, und vergleichen Sie Angebote über die Gesamtkosten mehrerer Jahre.

Die Bedarfsanalyse unter diesem Artikel fasst Ihre Ausgangslage in neun Fragen zusammen und nennt Hersteller, deren Datenblätter zu Ihren Anforderungen passen. Mit dieser Liste können Sie direkt in die Marktsichtung gehen.