Revisionssichere Archivierung: Was GoBD, AO und HGB verlangen und wie ein DMS dabei hilft

Kurz gesagt: Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen vollständig, unverändert, geordnet und maschinell auswertbar bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gespeichert werden und ein Prüfer jeden Schritt nachvollziehen kann. Der Begriff steht in keinem Gesetz, die Anforderungen stammen aus Abgabenordnung, HGB, Umsatzsteuergesetz und den GoBD. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Archiv erfüllt die technischen Teile, für den Rest sorgen Verfahrensdokumentation, Berechtigungen und interne Kontrollen in Ihrem Betrieb.

Wer Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder E-Mails digital aufbewahrt, steht früher oder später vor derselben Frage: Reicht die Ordnerstruktur auf dem Server, oder braucht es ein Archiv, das „revisionssicher“ ist? Dieser Ratgeber erklärt, was hinter dem Wort steckt, welche Paragrafen und Randziffern wirklich gelten, wie die Finanzverwaltung auf Ihre Daten zugreift und woran Sie erkennen, ob eine Software Sie dabei unterstützt. Wenn Sie danach wissen wollen, welche Systeme zu Ihrem Bedarf passen, ordnet die kostenlose Bedarfsanalyse in neun Fragen ein, worauf es bei Ihnen ankommt.

Rechtsstand dieses Beitrags: Oktober 2026. Grundlage sind die GoBD in der Fassung vom 28. November 2019, zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025.

Was „revisionssicher“ bedeutet und warum das Wort in keinem Gesetz steht

„Revisionssicher“ ist ein Begriff aus der Praxis, den Hersteller, Verbände und Berater verwenden. In der Abgabenordnung, im Handelsgesetzbuch, im Umsatzsteuergesetz und in den GoBD kommt das Wort nicht vor. Wir haben die amtlichen Volltexte der drei Gesetze und die drei BMF-Schreiben zu den GoBD daraufhin durchsucht: kein Treffer.

Gemeint ist trotzdem etwas Konkretes. Ein Archiv gilt als revisionssicher, wenn es die gesetzlichen Ordnungsvorschriften so umsetzt, dass ein Betriebsprüfer oder Abschlussprüfer (die „Revision“) die Unterlagen und ihren Weg durch das Unternehmen lückenlos prüfen kann. Praktisch lassen sich daraus fünf Eigenschaften ableiten:

• Vollständig: Alles, was aufbewahrt werden muss, ist im Archiv, nichts fehlt und nichts ist doppelt.
• Unveränderbar: Ein archiviertes Dokument kann nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden.
• Auffindbar und lesbar: Jedes Dokument lässt sich in angemessener Zeit finden und am Bildschirm anzeigen.
• Nachvollziehbar: Wer wann was erfasst, geändert oder gelöscht hat, ist protokolliert.
• Auswertbar: Daten können für den Datenzugriff der Finanzverwaltung maschinell ausgewertet werden.

Für die Praxis heißt das: Wenn ein Anbieter „revisionssicher“ oder „GoBD-konform“ verspricht, ist das zunächst eine Werbeaussage. Prüfbar wird sie erst, wenn klar ist, welche der folgenden Anforderungen die Software technisch abdeckt und welche Ihr Unternehmen organisatorisch selbst erfüllen muss. Diese Trennung zieht sich durch den gesamten Artikel.

Die Rechtsgrundlagen im Überblick

Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung ergibt sich aus mehreren Gesetzen, die sich überschneiden. Die GoBD des Bundesfinanzministeriums legen aus Sicht der Finanzverwaltung fest, wie diese Gesetze bei elektronischen Unterlagen auszulegen sind. Sie sind eine Verwaltungsanweisung, binden also die Finanzämter, sind aber kein Gesetz.

Vorschrift	Was sie regelt	Bedeutung für das Archiv
§ 146 AO	Buchungen und Aufzeichnungen „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“; Verbot unkenntlicher Änderungen (Abs. 4); Aufbewahrung im Inland oder in der EU (Abs. 2, 2a)	Unveränderbarkeit, Protokollierung, Speicherort
§ 147 AO	Welche Unterlagen aufzubewahren sind (Abs. 1), elektronische Aufbewahrung (Abs. 2), Fristen (Abs. 3, 4), Datenzugriff (Abs. 6)	Umfang, Fristen, maschinelle Auswertbarkeit
§ 239 HGB	Handelsbücher vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet; keine Änderung, die den ursprünglichen Inhalt unkenntlich macht	Handelsrechtliches Gegenstück zu § 146 AO
§ 257 HGB	Aufbewahrung von Handelsbüchern, Abschlüssen, Handelsbriefen und Buchungsbelegen; Fristen; Sonderregel für Banken und Versicherer	Gilt für jeden Kaufmann, unabhängig vom Steuerrecht
§ 14b UStG	Aufbewahrung aller Ein- und Ausgangsrechnungen acht Jahre, Aufbewahrungsort	Rechnungsarchiv, Speicherort im Ausland
GoBD (BMF-Schreiben)	Auslegung der Ordnungsvorschriften für elektronische Bücher, Belege und Archive	Konkrete Anforderungen mit Randziffern (Rz.)

Wichtig ist Rz. 21 der GoBD: Für die Ordnungsmäßigkeit ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich, auch wenn er Aufgaben an einen Steuerberater oder ein Rechenzentrum auslagert. Ein Softwarehersteller, ein Cloud-Anbieter oder ein Systemhaus übernimmt diese Verantwortung nicht, egal was im Prospekt steht.

Nach § 146 Abs. 6 AO gelten die Ordnungsvorschriften auch für Bücher und Aufzeichnungen, die Sie freiwillig elektronisch führen. Wer also eine Belegablage im DMS betreibt, ohne dazu verpflichtet zu sein, muss sie trotzdem ordnungsgemäß führen.

Die GoBD-Grundsätze, die jedes Archiv erfüllen muss

Die GoBD fassen die Anforderungen in Abschnitt 3 als Grundsätze zusammen. Sie gelten für elektronische und papierne Bücher gleichermaßen und müssen nach Rz. 27 für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt bleiben.

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Rz. 30 bis 35): Jeder Geschäftsvorfall lässt sich vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück verfolgen.
• Vollständigkeit (Rz. 36 bis 43): Alle Geschäftsvorfälle sind einzeln, lückenlos und nicht doppelt erfasst.
• Richtigkeit (Rz. 44): Belege und Buchungen entsprechen den tatsächlichen Verhältnissen.
• Zeitgerechte Erfassung (Rz. 45 bis 52): Belege werden zeitnah gesichert, unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen.
• Ordnung (Rz. 53 bis 57): Unterlagen werden systematisch abgelegt und sind schnell auffindbar.
• Unveränderbarkeit (Rz. 58 bis 60): Nichts wird so geändert, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann (Rz. 32). Die GoBD sprechen von progressiver Prüfung (vom Beleg über Journal und Konten zur Bilanz und Steuererklärung) und retrograder Prüfung (in umgekehrter Richtung). Beides muss nach Rz. 33 für die gesamte Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich sein. Für ein Archiv bedeutet das: Jede Rechnung muss mit der zugehörigen Buchung verknüpft bleiben, auch nach einem Software-Update oder einem Systemwechsel. Nach Rz. 34 gehört dazu eine Verfahrensdokumentation, die aktuelle und frühere Verfahrensstände abbildet.

Vollständigkeit

Geschäftsvorfälle sind „vollzählig und lückenlos“ aufzuzeichnen (Rz. 36). Rz. 40 nennt die Mittel dafür ausdrücklich: technische und organisatorische Kontrollen wie Plausibilitätsprüfungen, automatisch vergebene Datensatznummern und Lückenanalysen bei Belegnummern. Ein Archiv unterstützt das, indem es eingehende Dokumente fortlaufend nummeriert und meldet, wenn ein Beleg zwar gebucht, aber nicht archiviert ist. Doppelerfassungen sind nach Rz. 41 ebenso unzulässig wie die Unterdrückung von Vorgängen (Rz. 43).

Richtigkeit

Geschäftsvorfälle müssen nach Rz. 44 in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen durch Belege abgebildet werden. Für die Archivierung heißt das vor allem: Das gespeicherte Dokument muss dem Original entsprechen. Bei gescannten Papierbelegen verlangt § 147 Abs. 2 AO bildliche Übereinstimmung, bei anderen Unterlagen inhaltliche.

Zeitgerechte Erfassung

Belege müssen zeitnah gesichert werden. Rz. 47 hält eine Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten. Wer Eingangsrechnungen erst zum Monatsende sammelt und dann bucht, braucht nach Rz. 50 organisatorische Vorkehrungen, damit bis dahin nichts verloren geht. Ein digitaler Posteingang, der jedes Dokument beim Eingang erfasst und mit Eingangsdatum versieht, löst dieses Problem an der Wurzel.

Ordnung

Unterlagen dürfen nicht „planlos gesammelt“ werden (Rz. 54). Ein bestimmtes Ordnungssystem schreiben die GoBD aber nicht vor: Nach Rz. 117 ist eine Ablage nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch möglich. Entscheidend ist, dass ein Prüfer in angemessener Zeit findet, was er sucht, und dass bei elektronischen Unterlagen Eingang, Archivierung, Konvertierung und Weiterverarbeitung protokolliert werden.

Unveränderbarkeit

Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB). Nach Rz. 59 gilt das sinngemäß für alle aufbewahrungspflichtigen elektronischen Dokumente, also auch für ein archiviertes Rechnungs-PDF. Änderungen sind erlaubt, wenn der ursprüngliche Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben (Rz. 111). Genau hier liegt der größte Unterschied zwischen einem Dateiordner und einem Archiv, dazu weiter unten mehr.

Was aufbewahrt werden muss und wie lange

§ 147 Abs. 1 AO zählt auf, was geordnet aufzubewahren ist: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Briefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Der Umfang folgt nach Rz. 113 der GoBD grundsätzlich dem Umfang der Aufzeichnungspflicht.

Die Fristen nach § 147 Abs. 3 AO, Stand Oktober 2026:

Unterlagen	Frist
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen	10 Jahre
Buchungsbelege (z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge)	8 Jahre
Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen	6 Jahre

Die achtjährige Frist für Buchungsbelege gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO für alle Unterlagen, deren alte Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen unter Aufsicht und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO, ebenso § 257 Abs. 4 HGB). Was das für Banken und Versicherer sonst bedeutet, fasst die Seite Finanzbranche zusammen.

Zwei Regeln werden oft übersehen. Erstens beginnt die Frist nach § 147 Abs. 4 AO erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 darf also frühestens Anfang 2035 vernichtet werden. Zweitens läuft die Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft, etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung oder einem offenen Einspruch. Ein Archiv sollte deshalb Löschsperren setzen können. Alle Fristen nach Dokumentart, auch für Personal- und Vertragsunterlagen, finden Sie im Ratgeber Aufbewahrungsfristen.

Datenzugriff der Finanzverwaltung: Z1, Z2 und Z3

Wurden Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt, darf die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung auf drei Wegen auf die Daten zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO, GoBD Rz. 165 bis 167). Die Behörde wählt nach pflichtgemäßem Ermessen und kann die Wege auch kombinieren (Rz. 164).

Zugriffsart	Was passiert	Was Ihr Archiv dafür können muss
Z1, unmittelbarer Zugriff	Der Prüfer erhält einen Nur-Lesezugriff auf Ihr System und nutzt dessen Auswertungsfunktionen wie Filtern und Sortieren (Rz. 165).	Eigene Prüferrolle mit Leserechten auf alle relevanten Daten, ohne Änderungsmöglichkeit (Rz. 174).
Z2, mittelbarer Zugriff	Sie werten die Daten nach Vorgaben des Prüfers selbst aus oder lassen sie auswerten und stellen das Ergebnis bereit (Rz. 166).	Auswertungsfunktionen und Personen, die das System bedienen können (Rz. 175).
Z3, Datenüberlassung	Sie übergeben Daten samt Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten und Verknüpfungen in einem maschinell auswertbaren Format, etwa auf Datenträger oder über eine Austauschplattform der Finanzbehörde (Rz. 167 in der Fassung vom 11.03.2024).	Export mit Strukturinformationen in einem Format, das die Prüfsoftware ohne Fremdsoftware einlesen kann (Rz. 176).

Die Kosten für den Datenzugriff tragen Sie (§ 147 Abs. 6 Satz 3 AO). Zwei Sätze aus den GoBD sind für die Auswahl eines DMS besonders aufschlussreich. Rz. 174 hält fest, dass eine Volltextsuche, eine reine Ansichtsfunktion oder ein System, das nur Schlagworte als Index nachweist, für den unmittelbaren Zugriff regelmäßig nicht ausreicht. Und Rz. 161 nennt als Beispiel für eine unzutreffende Bereitstellung ausdrücklich den Fall, dass ein Unternehmen Papierbelege vorlegt, obwohl die Belege in einem Dokumenten-Management-System vorhanden sind. Wer digital archiviert, muss also auch digital vorlegen.

Enthalten die Datenbestände personenbezogene oder berufsgeheime Daten, die nicht aufbewahrungspflichtig sind, müssen Sie den Zugriff so einschränken, dass der Prüfer nur die relevanten Daten sieht, etwa durch Zugriffsbeschränkungen oder „digitales Schwärzen“ (Rz. 172). Ein Berechtigungskonzept mit einer eigenen Prüferrolle ist deshalb mehr als eine Komfortfunktion.

Maschinelle Auswertbarkeit und Dateiformate

§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO verlangt, dass elektronisch aufbewahrte Unterlagen während der gesamten Frist „jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können“. Maschinell auswertbar sind nach Rz. 126 Daten, die mathematisch-technische Auswertungen, eine Volltextsuche oder zumindest eine Prüfung über Bildschirmabfragen und die Verfolgung von Verknüpfungen ermöglichen.

Daraus folgt die wichtigste Formatregel: Eingehende elektronische Unterlagen werden in dem Format aufbewahrt, in dem sie eingegangen sind (Rz. 131 in der Fassung vom 14.07.2025). Eine Umwandlung ist nur unter den Bedingungen der Rz. 135 zulässig: keine bildliche oder inhaltliche Veränderung, kein Verlust aufbewahrungspflichtiger Informationen, Dokumentation der verlustfreien Konvertierung und keine Einschränkung der maschinellen Auswertbarkeit. Sonst sind Original und konvertierte Fassung beide aufzubewahren und unter demselben Index zu verwalten.

Rz. 129 nennt Beispiele für unzulässige Umwandlungen: PDF/A-3-Dateien in TIFF oder JPEG, weil dabei eingebettete XML-Daten verloren gehen, oder Kassen- und Journaldaten in PDF. PDF/A, eine für die Langzeitarchivierung genormte PDF-Variante, ist für selbst erzeugte Dokumente ein bewährtes Archivformat. Es ersetzt aber nicht das Originalformat strukturierter Daten.

Werden gescannte Belege per Texterkennung (OCR) um Volltext angereichert, ist dieser Volltext nach Prüfung und Korrektur ebenfalls aufzubewahren (Rz. 130, 131). Ein DMS, das OCR-Ergebnisse speichert und mit dem Bild verknüpft, erfüllt diese Anforderung nebenbei.

Sonderfall E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine elektronische Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Die zweite Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 hat die Aufbewahrung dafür klargestellt: Es genügt, den strukturierten Teil (die XML-Daten) aufzubewahren (Rz. 119, 131). Den menschenlesbaren Teil einer hybriden Rechnung, etwa das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich bedeutsame Zusatzinformationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke. Bei strukturierten Datensätzen reicht nach Rz. 118 inhaltliche statt bildlicher Übereinstimmung. Wie Sie XRechnung und ZUGFeRD in der Praxis empfangen, prüfen und ablegen, erklärt der Ratgeber E-Rechnung archivieren.

E-Mails: Wann sie Handels- oder Geschäftsbriefe sind

Ob eine E-Mail aufbewahrt werden muss, entscheidet ihr Inhalt, nicht das Medium. Nach Rz. 121 der GoBD sind E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs aufbewahrungspflichtig. Dient die E-Mail nur als „Transportmittel“, etwa für eine angehängte Rechnung, und enthält sonst nichts Aufbewahrungspflichtiges, muss sie nicht aufbewahrt werden, ähnlich wie ein Briefumschlag. Der Anhang selbst bleibt aufbewahrungspflichtig.

Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 2 HGB nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Typische Beispiele sind Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen, Vertragsänderungen und Zahlungsvereinbarungen. Newsletter, interne Terminabsprachen oder Werbung gehören nicht dazu.

Ein häufiger Fehler ist das Speichern geschäftlicher E-Mails als PDF. Rz. 129 weist darauf hin, dass dabei die Kopfzeilen (etwa Absender und Übermittlungsweg) verloren gehen und nicht mehr nachvollziehbar ist, wie die E-Mail tatsächlich eingegangen ist. Das geht zu Ihren Lasten. Eine Umwandlung von MSG in PDF ist nach Rz. 131 nur unter den Bedingungen der Rz. 135 zulässig. Sicherer ist eine E-Mail-Archivierung, die Nachrichten im Originalformat mit allen Kopfdaten speichert und die geschäftsrelevanten Nachrichten automatisch oder per Regel dem richtigen Vorgang zuordnet.

Papier scannen und danach vernichten

Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, wenn das Verfahren den GoBD entspricht und keine andere Vorschrift das Original verlangt (Rz. 140). Das gescannte Dokument muss bildlich mit dem Original übereinstimmen (Rz. 130), Farbe muss erhalten bleiben, wenn sie Beweisfunktion hat, etwa bei Minusbeträgen in Rot oder farbigen Prüfvermerken (Rz. 137). Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist für steuerliche Zwecke nicht erforderlich (Rz. 138).

Rz. 136 empfiehlt eine Organisationsanweisung, die festlegt, wer scannen darf, wann gescannt wird, welche Unterlagen erfasst werden, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig ist, wie die Qualität geprüft wird und wie Fehler protokolliert werden. Nach dem Scannen darf nur noch mit dem elektronischen Dokument gearbeitet werden, damit auf dem Papier keine Vermerke entstehen, die im Scan fehlen (Rz. 139).

Wer sich an einem anerkannten technischen Rahmen orientieren will, findet ihn in der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN (BSI TR-03138) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Sie ist nicht verpflichtend, beschreibt aber die technischen und organisatorischen Maßnahmen für das ersetzende Scannen. Einen Leitfaden mit Muster für die Verfahrensanweisung und den Ablauf im Mittelstand bietet der Ratgeber Ersetzendes Scannen.

Netzlaufwerk, Cloud-Speicher oder Archiv im DMS

Viele Unternehmen beginnen mit einer Ordnerstruktur auf dem Server oder in einem Cloud-Speicher. Die GoBD sind hier deutlich: Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit „regelmäßig nicht“, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen getroffen werden (Rz. 110). Verboten ist das Netzlaufwerk damit nicht. Sie müssen die fehlenden Eigenschaften aber selbst herstellen und nachweisen.

Ablage auf Netzlaufwerk oder Cloud-Speicher

• Dateien lassen sich von jedem mit Schreibrecht überschreiben, umbenennen oder löschen
• Änderungen sind nicht oder nur in begrenzten Versionsständen nachvollziehbar
• Kein eindeutiger Index, Suche über Dateinamen und Ordner
• Keine Aufbewahrungsfristen und Löschsperren je Dokumentart
• Keine eigene Prüferrolle für den Datenzugriff
• Zusatzmaßnahmen und ihr Nachweis liegen komplett bei Ihnen

Archiv im DMS

• Archivierte Dokumente sind gegen Änderung gesperrt, neue Fassungen werden als Version angelegt
• Jeder Zugriff, jede Änderung und jede Löschung wird protokolliert
• Eindeutiger Index mit Merkmalen wie Belegart, Datum, Lieferant und Buchungsnummer
• Aufbewahrungsfristen je Dokumentart, Löschung erst nach Fristende
• Rollen- und Rechtekonzept inklusive Nur-Lese-Zugriff für Prüfer
• Herstellerdokumentation als Baustein Ihrer Verfahrensdokumentation

Ein Beispiel zur Einordnung: Ein Großhandel mit 40 Beschäftigten legt Eingangsrechnungen als PDF in einem Ordner „Buchhaltung/2026/Eingang“ ab. Drei Personen haben Schreibrechte. Eine Mitarbeiterin ersetzt versehentlich eine Rechnung durch eine korrigierte Fassung des Lieferanten. Die ursprüngliche Datei ist weg, und niemand kann nachweisen, welche Fassung gebucht wurde. Im DMS wäre die erste Fassung gesperrt, die zweite als neue Version angelegt und der Vorgang protokolliert worden.

Was ein DMS über das Archiv hinaus leistet, etwa Rechnungseingang, Freigaben und Suche, beschreibt der Grundlagenartikel Dokumentenmanagementsystem. Wenn Sie Microsoft 365 nutzen und überlegen, ob SharePoint reicht, hilft der Ratgeber SharePoint als DMS.

Revisionssichere Archivierung in der Cloud

Cloud-Archive sind zulässig. Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen nach § 146 Abs. 2a AO in einem oder mehreren anderen EU-Mitgliedstaaten geführt und aufbewahrt werden, solange der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO in vollem Umfang möglich bleibt. Für Rechenzentren in Drittstaaten außerhalb der EU braucht es nach § 146 Abs. 2b AO eine Bewilligung des Finanzamts auf Antrag. Wer Bücher ohne Bewilligung in einen Drittstaat verlagert oder den Datenzugriff nicht einräumt, riskiert nach § 146 Abs. 2c AO ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro.

Für Rechnungen gilt zusätzlich § 14b Abs. 2 UStG: Im Inland ansässige Unternehmer bewahren Rechnungen grundsätzlich im Inland auf. Elektronisch dürfen sie im übrigen Gemeinschaftsgebiet liegen, wenn ein vollständiger Online-Zugriff gewährleistet ist. Den Aufbewahrungsort müssen Sie dem Finanzamt mitteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland liegen.

Daraus ergeben sich drei Fragen an jeden Cloud-Anbieter: In welchem Land stehen die Rechenzentren, und gilt das auch für Sicherungskopien? Wie bekommt ein Betriebsprüfer Nur-Lese-Zugriff, und wie exportieren Sie Daten für die Datenüberlassung? Welche Prüfberichte gibt es für den Betrieb der Cloud, nicht nur für die Software? In unseren geprüften Datenblättern sieht die Lage so aus:

Hersteller	Cloud	Eigener Server	Rechenzentrum
aconso	ja	ja	Deutschland
agorum	ja	ja	Deutschland
Amagno	ja	ja	Deutschland
AODocs (Altirnao, Inc.)	ja	keine öffentliche Angabe	USA, Deutschland
ARXivar (Able Tech)	ja	ja	EU
Basware	ja	keine öffentliche Angabe	USA, Europa, Asien-Pazifik
bitfarm-Archiv	keine öffentliche Angabe	ja	keine öffentliche Angabe
Box	ja	nein	EU, Frankreich, Schweiz, Großbritannien, USA, Kanada, Australien, Japan, Singapur, Israel
Caya	ja	nein	Deutschland
Comarch	ja	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
CompuDMS (CompuKöln)	ja	ja	Deutschland
d.velop	ja	ja	Deutschland
DATEV DMS	ja	ja	Deutschland
DOCBOX	ja	ja	Deutschland
DOCUframe (GSD Software)	ja	ja	Deutschland
docuvita	ja	ja	Deutschland
DocuWare	ja	ja	EU, USA, Japan, Australien
Doxis	ja	ja	Deutschland, Frankreich, Irland, Großbritannien
easy software	ja	ja	Deutschland, Schweiz, USA
ecoDMS	ja	ja	Deutschland
ELO Digital Office	ja	ja	Europa
enaio (Optimal Systems)	ja	ja	Deutschland
Esker	ja	keine öffentliche Angabe	Frankreich, Deutschland, USA, Irland, Niederlande, Großbritannien, Kanada, Australien, Singapur
Fabasoft	ja	ja	Österreich, Deutschland, Schweiz
forcont	ja	ja	Deutschland
Hyland	ja	ja	Deutschland
IBM Content Cortex (FileNet)	ja	ja	keine öffentliche Angabe
Insiders Technologies	ja	ja	Deutschland
JobRouter	ja	ja	Deutschland, USA
Kendox	ja	ja	Deutschland, Schweiz
Laserfiche	ja	ja	USA, Kanada, Irland
LogicalDOC	ja	ja	keine öffentliche Angabe
M-Files	ja	ja	keine öffentliche Angabe
Medius	ja	keine öffentliche Angabe	Europa, USA, Australien
Microsoft SharePoint	ja	ja	Deutschland, weitere Microsoft-Regionen weltweit
nscale (Ceyoniq Technology)	ja	ja	Deutschland
Open Bee	ja	ja	Frankreich
OpenKM	ja	ja	keine öffentliche Angabe
OpenText	ja	ja	Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Kanada, Australien
PROXESS	ja	ja	Deutschland, Schweiz, USA
Scopevisio	ja	nein	Deutschland
Siav (Archiflow)	ja	ja	keine öffentliche Angabe
SmartDocs (DMSFACTORY)	nein	ja	keine öffentliche Angabe
SOL-IT	keine öffentliche Angabe	ja	keine öffentliche Angabe
Starke-DMS	ja	ja	Deutschland
Therefore	ja	ja	EU
windream	ja	ja	keine öffentliche Angabe
xSuite	ja	ja	keine öffentliche Angabe
Yooz	ja	nein	Europa
Zeendoc (Sages Informatique)	ja	keine öffentliche Angabe	Frankreich
Zucchetti	ja	ja	keine öffentliche Angabe

Die Tabelle zeigt Herstellerangaben, keine Prüfung durch dieses Portal. Ein Eintrag „Europa“ oder „EU“ sagt noch nicht, in welchem Land Ihre Daten liegen. Fragen Sie im Angebot nach dem konkreten Standort und dem Betreiber des Rechenzentrums. Die Abwägung zwischen Cloud und eigenem Server mit Kosten, Sicherheitsnachweisen wie BSI C5 und Vertragsfragen vertieft der Ratgeber DMS in der Cloud oder auf eigenem Server.

Technische Bausteine eines revisionssicheren Archivs

Die GoBD schreiben keine bestimmte Technik vor. Rz. 110 nennt drei Wege zur Unveränderbarkeit, die sich kombinieren lassen: hardwaremäßig (unveränderbare und fälschungssichere Datenträger), softwaremäßig (Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierung, Versionierung) und organisatorisch (Zugriffsberechtigungskonzepte). In der Praxis begegnen Ihnen folgende Bausteine:

• WORM-Speicher: „Write Once Read Many“ bezeichnet Speicher, auf den einmal geschrieben und danach nur noch gelesen werden kann. Das können optische Medien sein, Speichersysteme oder Cloud-Speicher mit einer Aufbewahrungssperre, die Löschen vor Fristende technisch verhindert.
• Versionierung: Ändert jemand ein Dokument, entsteht eine neue Version, die alte bleibt unverändert erhalten. Das erfüllt Rz. 111, wonach ursprünglicher Inhalt und Änderung erkennbar bleiben müssen.
• Protokollierung: Jeder Zugriff, jede Indexänderung und jede Löschung wird mit Zeitpunkt und Benutzer gespeichert. Nach Rz. 111 darf auch diese Änderungshistorie nicht nachträglich veränderbar sein. Rz. 123 verlangt, dass Buchungsvermerke, Indexierungen oder Barcodes den Originalzustand nicht verändern und die Bearbeitungsschritte protokolliert werden.
• Hashwerte: Eine Prüfsumme über den Dateiinhalt macht jede spätere Veränderung erkennbar, weil sich die Prüfsumme dann ändert. Ein Archiv kann sie beim Archivieren speichern und regelmäßig gegenprüfen.
• Eindeutiger Index: Jedes Dokument braucht einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index, dessen Verknüpfung zum Dokument über die ganze Frist erhalten bleibt (Rz. 122).
• Datensicherung: Das System ist gegen Verlust zu sichern (Rz. 103). Können Daten mangels Schutz nicht mehr vorgelegt werden, ist die Buchführung nach Rz. 104 formell nicht mehr ordnungsmäßig.

Für besonders hohe Anforderungen an den Beweiswert, etwa bei qualifiziert signierten Dokumenten, beschreibt die BSI TR-03125 (TR-ESOR), wie elektronische Dokumente bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen beweiswerterhaltend gespeichert werden. Das BSI versteht sie ausdrücklich nicht als Archivsystem, sondern als Konzept einer Middleware. Für die steuerliche Aufbewahrung ist sie nicht vorgeschrieben.

Eine Technik allein macht ein Archiv nicht revisionssicher. IDW RS FAIT 3, die Stellungnahme des Instituts der Wirtschaftsprüfer zu elektronischen Archivierungsverfahren (Stand 11.09.2015), betrachtet deshalb den ganzen Archivierungsprozess von der Erfassung über Indexierung, Speicherung und Verwaltung bis zur Lesbarmachung und zur Vernichtung der Originale.

Organisatorische Bausteine: Verfahrensdokumentation, Berechtigungen, IKS

Der organisatorische Teil liegt immer bei Ihnen, auch mit dem besten System. Drei Bausteine verlangen die GoBD ausdrücklich.

Verfahrensdokumentation. Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen (Rz. 151). Sie beschreibt bei elektronischen Dokumenten den Weg von der Entstehung über Indexierung, Verarbeitung und Speicherung bis zum Wiederfinden, zur maschinellen Auswertbarkeit, zum Schutz vor Verlust und Verfälschung und zur Reproduktion (Rz. 152). In der Regel besteht sie aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (Rz. 153). Änderungen müssen versioniert und historisch nachvollziehbar sein (Rz. 154). Wie Sie eine Verfahrensdokumentation aufbauen und was Sie aus der Herstellerdokumentation übernehmen können, zeigt der Ratgeber Verfahrensdokumentation.

Berechtigungskonzept. Zugangs- und Zugriffskontrollen auf Basis eines Berechtigungskonzepts und Funktionstrennungen nennt Rz. 100 als Beispiele für Kontrollen. Praktisch heißt das: Wer Rechnungen erfasst, gibt sie nicht selbst frei, niemand außer einer kleinen Administratorengruppe darf Aufbewahrungsfristen ändern, und Prüfer erhalten eine Rolle mit reinem Lesezugriff.

Internes Kontrollsystem (IKS). Nach Rz. 100 muss der Steuerpflichtige Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren, etwa Erfassungs-, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen. Rz. 101 verlangt, anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte System noch dem dokumentierten entspricht, zum Beispiel nach einem Systemwechsel. Die Beschreibung des IKS ist Teil der Verfahrensdokumentation (Rz. 102). Der Umfang richtet sich nach Größe und Komplexität des Unternehmens. Ein Handwerksbetrieb braucht weniger als ein Konzern, aber nicht nichts.

Der Lebenszyklus eines Belegs im Archiv

Am Beispiel einer Eingangsrechnung lässt sich zeigen, wo die Anforderungen im Alltag greifen. Jeder Schritt hat eine technische und eine organisatorische Seite.

1. EingangRechnung kommt per E-Mail, Portal, Post oder als E-Rechnung. Eingangsdatum und Kanal werden festgehalten, das Original bleibt im Eingangsformat erhalten (Rz. 131).
2. Erfassung und IndexScan oder Import, Texterkennung bei Bildern, Vergabe eines eindeutigen Index mit Belegart, Lieferant, Datum und Betrag (Rz. 122, 130).
3. Prüfung und FreigabeSachliche und rechnerische Prüfung nach Berechtigungskonzept. Vermerke werden protokolliert, ohne das Original zu verändern (Rz. 123).
4. Buchung und VerknüpfungBuchung in der Finanzbuchhaltung, Verknüpfung von Buchungssatz und Beleg für die progressive und retrograde Prüfung (Rz. 33).
5. ArchivierungDokument wird gegen Änderung gesperrt, mit Prüfsumme gespeichert und einer Aufbewahrungsfrist zugeordnet (Rz. 110, 111).
6. Aufbewahrung und DatenzugriffAcht Jahre ab Ende des Kalenderjahres lesbar und auswertbar, Zugriff für Prüfer über Z1, Z2 oder Z3 (§ 147 Abs. 3, 6 AO).
7. LöschungNach Fristende und ohne offene Festsetzungsfrist wird gelöscht, die Löschung wird protokolliert (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO, Art. 17 DSGVO).

Aufbewahrung und Löschung: GoBD und DSGVO zusammen denken

Archive enthalten fast immer personenbezogene Daten: Namen von Ansprechpartnern, Bankverbindungen von Einzelunternehmern, Lohnunterlagen. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass solche Daten gelöscht werden, wenn sie für ihren Zweck nicht mehr nötig sind. Das scheint der Aufbewahrungspflicht zu widersprechen, tut es aber nicht.

Die Datenschutzkonferenz der deutschen Aufsichtsbehörden erklärt in ihrem Kurzpapier Nr. 11, dass die Löschpflicht nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO entfällt, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten aus AO und HGB sind solche Verpflichtungen. Die DSK betont aber auch: Diese Ausnahmen berechtigen nicht zu einer zeitlich unbegrenzten Speicherung. Sobald der Zweck erfüllt ist, sind die Daten zu löschen. Stehen satzungsgemäße oder vertragliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegen, tritt nach § 35 Abs. 3 BDSG die Einschränkung der Verarbeitung an die Stelle der Löschung.

Für das Archiv bedeutet das:

1. Jede Dokumentart braucht eine definierte Aufbewahrungsfrist und einen Fristbeginn.
2. Während der Frist ist das Dokument gegen Löschung gesperrt, der Zugriff ist auf Berechtigte beschränkt.
3. Nach Fristende wird gelöscht, sofern keine Ablaufhemmung besteht (laufende Prüfung, Rechtsstreit).
4. Die Löschung selbst wird protokolliert, damit Sie nachweisen können, dass und wann gelöscht wurde.

Ein Löschkonzept, das diese Regeln für alle Dokumentarten festhält, gehört in die Verfahrensdokumentation. Archive, die Fristen automatisch berechnen und Löschläufe zur Freigabe vorschlagen, nehmen Ihnen hier viel Handarbeit ab.

Systemwechsel und Migration ohne Verlust

Ein DMS bleibt selten acht oder zehn Jahre unverändert. Bei einem Systemwechsel, einer Systemänderung oder einer Auslagerung aus dem Produktivsystem müssen Sie nach Rz. 142 die alte Hard- und Software nur dann nicht weiter vorhalten, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind. Die Daten einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und Verknüpfungen werden quantitativ und qualitativ gleichwertig ins neue System überführt, wobei nur das Format, nicht der Inhalt umgesetzt werden darf. Und das neue System ermöglicht dieselben Auswertungen, als lägen die Daten noch im alten. Sonst ist das Altsystem für die Dauer der Frist vorzuhalten (Rz. 143). Eine Aufbewahrung als Datenextrakt, Report oder Druckdatei ist unzulässig, wenn dabei Daten verloren gehen (Rz. 144).

Eine Erleichterung gibt es: Ist noch keine Außenprüfung begonnen, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, die Daten nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO, GoBD Rz. 164). Für die Auswahl heißt das: Fragen Sie vor Vertragsschluss, wie Sie Dokumente samt Index, Versionen und Protokollen wieder aus dem System herausbekommen. Diese Frage gehört in jedes Angebot, und der Angebots-Check zeigt Ihnen, ob Ihr Angebot dazu etwas sagt.

Testate und Zertifikate richtig einordnen

Viele Hersteller werben mit „GoBD-Zertifikat“, „IDW PS 880“ oder „PK-DML“. Solche Nachweise sind nützlich, aber sie sagen weniger, als der Name vermuten lässt. Die GoBD stellen das in Abschnitt 12 selbst klar:

• Die Finanzbehörde kann wegen der Vielzahl der Systeme und Einstellungen keine allgemeingültigen Aussagen zur Konformität von Software treffen (Rz. 179).
• Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung erteilt sie weder in der Außenprüfung noch per verbindlicher Auskunft (Rz. 180).
• Zertifikate oder Testate Dritter können bei der Auswahl helfen, haben gegenüber der Finanzbehörde aber keine Bindungswirkung (Rz. 181).

Ein amtliches „GoBD-Zertifikat“ gibt es also nicht. Was es gibt, sind Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer und Prüfstellen mit unterschiedlichem Gegenstand:

Nachweis	Wer prüft	Was geprüft wird
Softwarebescheinigung nach IDW PS 880	Wirtschaftsprüfer	Ein Softwareprodukt in einer bestimmten Version, einschließlich Entwicklungsverfahren und Programmfunktionen
Prüfung der GoBD-Compliance nach IDW PH 9.860.4	Wirtschaftsprüfer	Die Maßnahmen eines Unternehmens: Verfahrensdokumentation, IT-Kontrollen und wahlweise Belegeingang, Belegausgang, elektronische Aufbewahrung, Datenzugriff
VOI „PK-DML ready“	VOI-CERT, Kriterien von VOI und TÜV Informationstechnik	Die grundsätzliche Eignung eines IT-Produkts für revisionssichere Lösungen nach den VOI-Prüfkriterien
BSI TR-RESISCAN, TR-ESOR	Zertifikat des BSI (freiwillig, bei RESISCAN auch Eigenerklärung möglich)	Scanprozesse bzw. beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung

Der Unterschied zwischen Produktprüfung und Betriebsprüfung ist entscheidend. Ein Testat nach IDW PS 880 beurteilt die geprüfte Software. Eine veröffentlichte Bescheinigung schränkt ihr Urteil zum Beispiel ausdrücklich darauf ein, dass die Software sachgerecht angewendet wird. Ob Sie das tun, also richtig einrichten, Protokollierung einschalten, Rechte vergeben und dokumentieren, prüft das Testat nicht. Das leistet erst eine Prüfung Ihres eigenen Betriebs, etwa nach IDW PH 9.860.4. Worauf Sie beim Lesen eines Testats achten sollten, von Prüfername über Version bis zu Cloud oder eigenem Server, erklärt der Ratgeber IDW PS 880.

Von 51 Herstellern mit geprüftem Datenblatt nennen 10 eine Prüfung nach IDW PS 880 oder eine ausdrücklich als GoBD-Prüfung bezeichnete Prüfung samt Prüfer. Weitere 6 nennen eine solche Prüfung ohne Angabe, wer geprüft hat. Andere Nachweise wie PK-DML oder TÜV-Siegel erscheinen in der folgenden Tabelle, zählen aber nicht in diese beiden Zahlen.

Hersteller	Prüfung	Prüfer laut Hersteller
agorum	IDW PS 880	nicht genannt
Amagno	Softwarebescheinigung (IDW PS 880, IDW RS FAIT 1, IDW RS FAIT 3, IDW PS 330)	KRP Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Caya	IDW PS 880 (GoBD)	Hamburger Treuhand Gesellschaft Schomerus & Partner mbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Comarch	IDW PS 880	KPMG
CompuDMS (CompuKöln)	IDW PS 880	nicht genannt
d.velop	IDW PS 880 GoBD-Prüfung d.velop cloud migration	nicht genannt comdatis
DATEV DMS	Prüfbericht zur ordnungsmäßigen Archivierung	Ernst & Young
docuvita	PK-DML ready (VOI)	VOI und TÜV IT (TÜV Nord)
DocuWare	GoBD-Zertifizierung nach IDW ERS FAIT 3 / IDW PS 880	nicht genannt
Doxis	IDW PS 880	Deloitte
easy software	IDW PS 880 (mit IDW RS FAIT 5) IDW PS 880 und ISAE 3000	PKF Fasselt Partnerschaft mbB nicht genannt
ELO Digital Office	IDW PS 880	EY
Fabasoft	IDW PS 880	KPMG Advisory GmbH
forcont	VOI Compliance Certificate „PK-DML ready“	VOI Service GmbH, Zertifizierungsstelle VOI-CERT
JobRouter	IDW PS 880 (GoBD)	nicht genannt
Kendox	IDW PS 880 / ISAE 3000 VOI Compliance Certificate „PK-DML ready“	BDO Austria GmbH VOI
M-Files	VOI „PK-DML ready“	VOI-CERT (VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.)
nscale (Ceyoniq Technology)	IDW PS 880	nicht genannt
PROXESS	TÜV-Zertifikat „Geprüfte Archivierung“ TÜV-Gütesiegel „Geprüfte Archivierung“	TÜV Saarland TÜV Saarland
Scopevisio	IDW PS 880	nicht genannt
Starke-DMS	IDW PS 880	Revidata

Hersteller ohne Eintrag nennen auf ihren Seiten keine solche Prüfung.

Neben Archivprüfungen nennen viele Hersteller Zertifikate zur Informationssicherheit. Sie beziehen sich auf das Managementsystem oder den Rechenzentrumsbetrieb des Herstellers, nicht auf die GoBD-Konformität der Software, sind aber gerade bei Cloud-Archiven ein wichtiger zweiter Baustein:

Hersteller	ISO/IEC 27001	weitere Nachweise
aconso	ja	–
Amagno	ja	–
ARXivar (Able Tech)	ja	ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 und ISO/IEC 27018
Basware	ja	ISO/IEC 27001 (inkl. ISO/IEC 27017 und 27018)
Box	ja	ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018
Caya	ja	–
Comarch	ja	–
d.velop	ja	TISAX (Assessment-Level 2)
DATEV DMS	ja	–
DocuWare	ja	SOC 2 Type 2
Doxis	ja	SOC 1 Typ 2, SOC 2 Typ 1 und 2, SOC 3
easy software	ja	–
ELO Digital Office	ja	–
enaio (Optimal Systems)	ja	–
Esker	ja	–
Fabasoft	ja	ISO/IEC 27018
forcont	ja	–
Hyland	ja	SOC 2
Insiders Technologies	ja	–
JobRouter	ja	–
Kendox	ja	–
Laserfiche	ja	–
M-Files	ja	ISAE 3000 (SOC 2)
Medius	ja	–
Microsoft SharePoint	ja	BSI C5 (Typ 2)
nscale (Ceyoniq Technology)	ja	BSI TR-ESOR
Open Bee	ja	–
OpenText	ja	ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 1 Type II, SOC 2 Type II
Scopevisio	ja	–
Siav (Archiflow)	ja	ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 und ISO/IEC 27018
Therefore	ja	–
xSuite	ja	–
Yooz	ja	–
Zeendoc (Sages Informatique)	ja	–
Zucchetti	ja	ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018

Zertifikate gelten für den genannten Geltungsbereich, nicht automatisch für jedes Produkt oder jeden Partnerbetrieb.

Wie diese Angaben zustande kommen und was „keine öffentliche Angabe“ bedeutet, beschreibt die Seite So prüfen wir. Im Herstellerverzeichnis filtern Sie nach Prüfungen wie IDW PS 880, nach Cloud oder eigenem Server und nach Cloud-Standort.

Was bei Mängeln droht

Die Folgen hängen davon ab, wie schwer ein Mangel wiegt. Eine Buchführung, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entspricht, ist nach § 158 Abs. 1 AO der Besteuerung zugrunde zu legen. Diese Beweiskraft entfällt, soweit nach den Umständen des Einzelfalls Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden, oder wenn elektronische Daten nicht über die vorgeschriebenen digitalen Schnittstellen bereitgestellt werden (§ 158 Abs. 2 AO).

Kann der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen oder legt die Finanzbehörde sie nach § 158 Abs. 2 AO nicht zugrunde, ist nach § 162 Abs. 2 Satz 2 AO zu schätzen. Eine Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus, weil Sie die Gegenbeweise nicht mehr führen können.

Nicht jeder Formfehler führt so weit. Die GoBD selbst stellen in Rz. 155 klar, dass eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht darstellt, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann, soweit sie Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt. Umgekehrt heißt das: Ist die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigt, wird es ernst. Rz. 104 nennt ausdrücklich den Fall, dass Daten mangels Schutz nicht mehr vorgelegt werden können; dann ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig. Hinzu kommt das Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro nach § 146 Abs. 2c AO, wenn Sie den Datenzugriff nicht einräumen oder Bücher ohne Bewilligung außerhalb der EU führen.

Dieser Abschnitt beschreibt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wie ein Mangel im Einzelfall bewertet wird, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Typische Fehler aus der Praxis

Die folgenden Fehler ergeben sich unmittelbar aus den genannten Randziffern. Sie sind keine Statistik, sondern eine Prüfliste für Ihr eigenes Archiv:

• E-Rechnung nur als PDF gespeichert: Wer die XML-Daten einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung verwirft und nur das Rechnungsbild aufbewahrt, verliert den aufbewahrungspflichtigen strukturierten Teil (Rz. 119, 125).
• E-Mails als PDF gedruckt: Kopfdaten gehen verloren, der Zugang ist nicht mehr nachweisbar (Rz. 129).
• Papier nach dem Scannen weiterbearbeitet: Vermerke auf dem Papier fehlen im Scan, das Original wird zum eigentlichen Beleg (Rz. 139).
• Ordnerablage ohne Schreibschutz: Dateien können überschrieben werden, die Unveränderbarkeit ist nicht gewährleistet (Rz. 110).
• Keine Verfahrensdokumentation oder eine veraltete: Das dokumentierte Verfahren entspricht nicht mehr dem gelebten (Rz. 154).
• Altsystem abgeschaltet, Daten als PDF-Report exportiert: Auswertbarkeit und Verknüpfungen gehen verloren (Rz. 144).
• Belege zu früh gelöscht: Fristbeginn zum Jahresende oder Ablaufhemmung wegen offener Festsetzung übersehen (§ 147 Abs. 3, 4 AO).
• Belege zu lange aufbewahrt: Personenbezogene Daten liegen ohne Rechtsgrund weiter im Archiv, ein Verstoß gegen die Löschpflicht.
• Testat mit Ordnungsmäßigkeit verwechselt: Das Herstellertestat ersetzt weder Einrichtung noch Dokumentation im eigenen Haus (Rz. 181).

Checkliste: In zehn Schritten zum GoBD-konformen Archiv

1. Bestand aufnehmen: Welche Dokumentarten fallen an, über welche Kanäle, in welchen Formaten, in welchen Mengen?
2. Fristen zuordnen: Für jede Dokumentart Aufbewahrungsfrist und Fristbeginn festlegen, Sonderregeln für Ihre Branche prüfen.
3. Systeme identifizieren: Welche Systeme erzeugen oder empfangen aufbewahrungspflichtige Daten (Erstqualifizierung nach Rz. 161)?
4. Archiv auswählen: Unveränderbarkeit, Protokollierung, Versionierung, Fristen, Prüferrolle und Export prüfen, Testate nach Prüfer, Version und Gegenstand lesen.
5. Speicherort klären: Bei Cloud-Archiven Rechenzentrumsland, Betreiber und Datenzugriff festhalten, bei Drittstaaten Bewilligung beantragen.
6. Berechtigungen festlegen: Rollen, Funktionstrennung, Administratoren, Prüferzugang.
7. Erfassung regeln: Organisationsanweisung für Posteingang, Scannen, E-Mail und E-Rechnung schreiben.
8. Verfahrensdokumentation erstellen: Allgemeine Beschreibung, Anwender-, System- und Betriebsdokumentation, versioniert.
9. Kontrollen einrichten: Vollständigkeitsabgleich zwischen Buchhaltung und Archiv, Stichproben, Protokollauswertung, Test eines Datenexports.
10. Löschkonzept umsetzen: Löschläufe nach Fristende mit Freigabe und Protokoll, Ablaufhemmungen berücksichtigen.

Für die Schritte 4 und 5 hilft der Blick in vergleichbare Datenblätter. Die Bedarfsanalyse fragt Ihre Anforderungen ab und zeigt passende Hersteller mit Belegen, die Seite Was kostet ein DMS? ordnet Lizenz-, Einrichtungs- und Wartungskosten ein.