Aufbewahrungsfristen 2026: Wie lange Unternehmen Rechnungen, Belege und Akten aufbewahren müssen

Kurz gesagt: Unternehmen bewahren Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare zehn Jahre auf, Buchungsbelege und Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 nur noch acht Jahre und Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute bleiben bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren. Jede Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, und sie verlängert sich, solange die Unterlage für eine noch offene Steuerfestsetzung gebraucht wird.

Aufbewahrungsfristen klingen nach Verwaltungskram, entscheiden aber über drei Dinge, die Geld kosten: wie viel Archivfläche oder Speicher Sie vorhalten, ob eine Betriebsprüfung glatt läuft und ob Sie personenbezogene Daten zu lange speichern. Dieser Ratgeber fasst die Fristen für Unternehmen zusammen, Rechtsstand Oktober 2026. Er erklärt die Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz samt Übergangsregel, die Ausnahme für die Finanzbranche und die Frage, wann Sie Unterlagen vernichten dürfen und wann Sie sie löschen müssen. Wie ein Archiv technisch aufgebaut sein muss, damit es diese Fristen sicher hält, beschreibt unser Überblick zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD.

Aufbewahrungsfristen auf einen Blick: 10, 8 und 6 Jahre

Das Steuerrecht (§ 147 Abs. 3 AO) und das Handelsrecht (§ 257 Abs. 4 HGB) kennen drei Grundfristen:

• Zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zu ihrem Verständnis nötig sind. Dazu gehört auch die Verfahrensdokumentation Ihres Archivs.
• Acht Jahre für Buchungsbelege, also alle Unterlagen, die eine Buchung begründen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Gutschriften. Für Rechnungen bestätigt das § 14b Abs. 1 UStG.
• Sechs Jahre für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, die Wiedergaben abgesandter Briefe und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Welche Frist gilt, hängt nicht vom Namen des Dokuments ab, sondern von seiner Funktion. Ein Vertrag, auf dem eine Buchung beruht, ist ein Buchungsbeleg. Derselbe Vertrag ohne Buchungsbezug ist ein Geschäftsbrief. Die IHK München formuliert es in ihrem Merkblatt zu den Aufbewahrungspflichten so: Entscheidend ist die Funktion, die die Unterlagen im Betrieb haben.

1. Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Verfahrensdokumentation10 Jahre
2. Buchungsbelege bei Banken, Versicherern, Wertpapierinstituten10 Jahre
3. Buchungsbelege und Rechnungen (seit 2025)8 Jahre
4. Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen6 Jahre
5. Lohnkonto (bis Ende des 6. Jahres nach der letzten Lohnzahlung)6 Jahre
6. Arbeitszeitnachweise nach ArbZG und MiLoG2 Jahre

Was das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz geändert hat

Bis Ende 2024 galten für Buchungsbelege zehn Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, BGBl. 2024 I Nr. 323 vom 29.10.2024) hat die Frist in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch auf acht Jahre verkürzt. Die neue Fassung gilt seit dem 1. Januar 2025.

Wichtig ist die Übergangsregel in Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO und Art. 95 EGHGB: Die acht Jahre gelten für alle Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Die Verkürzung wirkt also auch rückwirkend auf ältere Belege. Das hatte zum Jahreswechsel 2024/2025 einen spürbaren Effekt: Nach altem Recht wäre nur der Jahrgang 2014 frei geworden, nach neuem Recht waren es auf einen Schlag die Buchungsbelege der Jahre 2014 bis 2016.

So sieht das in den einzelnen Jahren aus, jeweils unter dem Vorbehalt, dass keine Ablaufhemmung greift (dazu unten mehr):

Stichtag	Buchungsbelege (8 Jahre) dürfen weg, wenn entstanden …	Jahresabschlüsse, Bücher (10 Jahre), letzte Eintragung …	Geschäftsbriefe (6 Jahre), empfangen/versandt …
ab 1. Januar 2025	2016 und früher	2014 und früher	2018 und früher
ab 1. Januar 2026	2017 und früher	2015 und früher	2019 und früher
ab 1. Januar 2027	2018 und früher	2016 und früher	2020 und früher

Die Zeile für 2025 deckt sich mit der Übersicht der IHK München (Stand Januar 2025). Bei Jahresabschlüssen zählt nicht das Geschäftsjahr, sondern das Jahr, in dem der Abschluss aufgestellt wurde. Der Abschluss für 2023, aufgestellt im Mai 2024, ist damit bis Ende 2034 aufzubewahren.

Sonderregel: Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute bleiben bei zehn Jahren

Für die Finanzbranche hatte das BEG IV die Verkürzung zunächst nur verschoben: Nach Art. 95 Satz 2 EGHGB sollte sie für Institute erst für Unterlagen gelten, deren Frist am 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war. Zu diesem Stichtag kam es nicht mehr. Mit dem Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung vom 22. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 369) hat der Gesetzgeber die Ausnahme dauerhaft gemacht. Die Änderungen an HGB (Art. 18) und EGAO (Art. 17) traten nach Art. 23 Abs. 1 am Tag nach der Verkündung in Kraft, also am 30. Dezember 2025.

Seitdem gilt nach § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB und Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO: Wer

1. Institut im Sinne des § 1 Abs. 1b Kreditwesengesetz ist (einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG),
2. der Versicherungsaufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG unterliegt oder
3. Wertpapierinstitut im Sinne des § 2 Abs. 1 Wertpapierinstitutsgesetz ist,

bewahrt Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre auf, handels- und steuerrechtlich. Im Steuerrecht geschieht das über einen Verweis: Für diese Steuerpflichtigen gilt § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung vom 31. Dezember 2024 weiter. § 14b Abs. 1 UStG nennt für Rechnungen zwar auch bei diesen Unternehmen acht Jahre (nach § 27 Abs. 40 UStG für Rechnungen, deren Frist am 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war). Maßgeblich ist praktisch aber die längere Frist aus AO und HGB.

Für Archivverantwortliche in Banken und Versicherungen heißt das: Löschregeln, die 2025 vorsorglich auf acht Jahre umgestellt wurden, gehören zurück auf zehn Jahre. Für Unternehmen außerhalb der Finanzbranche ändert sich nichts. Was die Finanzbranche darüber hinaus an Anforderungen an IT-Dienstleister hat, etwa durch DORA, fasst unsere Seite DMS für Banken und Versicherer zusammen.

Wann die Aufbewahrungsfrist beginnt und endet

Die Frist beginnt nie am Tag des Dokuments, sondern immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, das Inventar oder der Jahresabschluss aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Für Rechnungen knüpft § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG an das Jahr der Ausstellung an.

Praktisch bedeutet das: Eine Rechnung vom 2. Januar und eine vom 30. Dezember desselben Jahres laufen gleich lange. Sie können deshalb jahrgangsweise aussortieren, was die Arbeit erheblich vereinfacht. Bei Verträgen beginnt die Frist nach Auskunft der IHK München erst nach Ablauf des Vertrags, weil bis dahin noch Eintragungen und Handlungen dazukommen.

Ein Beispiel für eine Eingangsrechnung eines mittelständischen Großhändlers:

1. 15.03.2026Rechnung geht einBuchungsbeleg, Frist acht Jahre nach § 14b UStG und § 147 Abs. 3 AO.
2. 31.12.2026Frist beginntSchluss des Kalenderjahres der Ausstellung.
3. 31.12.2034Frist endetBis einschließlich zu diesem Tag muss die Rechnung lesbar und unverändert vorliegen.
4. 01.01.2035Vernichten erlaubtSofern keine Ablaufhemmung greift, etwa durch eine laufende Außenprüfung.
5. danachLöschen prüfenEnthält die Rechnung personenbezogene Daten, verlangt die DSGVO die Löschung, sobald keine Pflicht mehr besteht.

Ablaufhemmung: Warum Unterlagen manchmal länger bleiben müssen

Die Aufbewahrungsfrist hat eine eingebaute Verlängerung. Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft sie nicht ab, „soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist“. Die Festsetzungsfrist ist der Zeitraum, in dem das Finanzamt einen Steuerbescheid noch erlassen oder ändern darf. Sie beträgt für die meisten Steuern vier Jahre (§ 169 Abs. 2 AO) und beginnt bei Steuern mit Erklärungspflicht erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Erklärung eingereicht wird, spätestens drei Jahre nach Entstehen der Steuer (§ 170 Abs. 2 AO).

Die IHK München nennt typische Fälle, in denen Unterlagen deshalb länger bleiben müssen:

• eine begonnene Außenprüfung,
• eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
• anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• ein laufendes oder nach einer Außenprüfung zu erwartendes Einspruchs- oder Klageverfahren,
• Anträge, die Sie selbst beim Finanzamt gestellt haben und mit den Unterlagen begründen.

Eine Einschränkung steht ausdrücklich im Gesetz: Die verlängerten Festsetzungsfristen bei Steuerhinterziehung (zehn Jahre) und leichtfertiger Verkürzung (fünf Jahre) aus § 169 Abs. 2 Satz 2 AO verlängern die Aufbewahrungspflicht nicht. Der Halbsatz „§ 169 Absatz 2 Satz 2 gilt nicht“ in § 147 Abs. 3 AO schließt das aus.

Für die Praxis empfiehlt sich ein einfacher Ablauf: Vor jedem Jahreswechsel fragt die Buchhaltung bei der Steuerberatung ab, welche Veranlagungsjahre noch offen sind. Nur Jahrgänge, für die das nicht der Fall ist, werden zur Vernichtung freigegeben.

Tabelle: Aufbewahrungsfristen nach Dokumentart

Die folgende Tabelle führt die häufigsten Unterlagen in Unternehmen auf. Die Fristen folgen dem Gesetz; wo das Gesetz eine Einordnung offenlässt, stützt sich die Tabelle auf das Merkblatt der IHK München (Stand Januar 2025). Für Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute gilt bei Buchungsbelegen die Zehnjahresfrist.

Dokumentart	Frist	Rechtsgrundlage / Einordnung
Handelsbücher, Hauptbuch, Journale, Sachkonten	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Inventare, Inventurlisten	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Kassenbuch, Kassenberichte als tägliche Kassenaufzeichnung	10 Jahre	§ 146 Abs. 1 Satz 2, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Verfahrensdokumentation	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Steuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldungen	10 Jahre	Einordnung laut IHK München
Buchungsbelege (Belege, Kontoauszüge, Quittungen, Gutschriften)	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB
Eingangs- und Ausgangsrechnungen	8 Jahre	§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO
Reisekostenabrechnungen, Lohnlisten	8 Jahre	Buchungsbelege laut IHK München
Verträge mit Buchungsbezug (z. B. Miet-, Leasingvertrag)	8 Jahre	Buchungsbeleg; Frist ab Vertragsende laut IHK München
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB
Kopien abgesandter Briefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB
E-Mails mit Brief- oder Belegfunktion	6 bzw. 8 Jahre	je nach Funktion, GoBD Rz. 121
Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben; Auftragsunterlagen	6 Jahre	Einordnung laut IHK München
Lieferscheine ohne Belegfunktion	bis zum Erhalt/Versand der Rechnung	§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO
Lohnkonto	bis Ende des 6. Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung	§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG
Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen	bis Ende des Jahres nach der letzten Sozialversicherungsprüfung	§ 28f Abs. 1 SGB IV
Arbeitszeitnachweise (Mehrarbeit)	mindestens 2 Jahre	§ 16 Abs. 2 ArbZG
Arbeitszeitaufzeichnungen Minijob und § 2a SchwarzArbG-Branchen	mindestens 2 Jahre	§ 17 Abs. 1 MiLoG
Rechnungen über Bau- und Handwerkerleistungen (nur Privatpersonen)	2 Jahre	§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG

Die Tabelle beschreibt Mindestfristen aus Handels- und Steuerrecht sowie einzelne arbeits- und sozialrechtliche Pflichten. Zivilrechtliche Verjährungsfristen, Produkthaftung oder branchenspezifische Vorschriften können im Einzelfall eine längere Aufbewahrung sinnvoll machen. Diese Gründe sollten Sie dann ausdrücklich festhalten, damit eine spätere Löschprüfung sie kennt.

Rechnungen aufbewahren: wie lange und in welcher Form

Für die Frage „Rechnungen aufbewahren, wie lange?“ gibt es eine klare Antwort: acht Jahre, ab dem Ende des Ausstellungsjahres. § 14b Abs. 1 UStG verpflichtet Unternehmer, ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und alle erhaltenen Rechnungen so lange aufzubewahren. Die Rechnungen müssen über die gesamte Zeit die Anforderungen an Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit aus § 14 Abs. 3 UStG erfüllen.

Mindestens so wichtig wie die Dauer ist die Form. Die GoBD, die Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums zur elektronischen Buchführung, verlangen in Rz. 119: Was elektronisch eingegangen ist, wird elektronisch aufbewahrt und darf vor Fristende nicht gelöscht werden. Eine per E-Mail empfangene PDF-Rechnung nur auszudrucken und abzuheften genügt also nicht.

Seit der 2. Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 ist zudem geklärt, wie E-Rechnungen aufzubewahren sind: Es reicht, den strukturierten Teil aufzubewahren, etwa die XML-Datei. Den menschenlesbaren Teil einer hybriden Rechnung (z. B. das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung) brauchen Sie nur, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke. Was das für Posteingang, Prüfung und Archiv bedeutet, beschreibt unser Ratgeber E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren.

Papierrechnungen dürfen Sie nach dem Scannen grundsätzlich vernichten, wenn das Verfahren dokumentiert ist und keine Vorschrift das Original verlangt (GoBD Rz. 140). Wie das sicher gelingt, erklärt der Artikel zum ersetzenden Scannen.

E-Mails, Geschäftsbriefe und Verträge

Bei E-Mails gilt dasselbe Prinzip wie bei Papier: Maßgeblich ist der Inhalt, nicht das Medium. Die GoBD sagen in Rz. 121, dass E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs elektronisch aufbewahrungspflichtig sind. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“ für eine angehängte Rechnung und enthält sonst nichts Aufbewahrungspflichtiges, muss sie nicht aufbewahrt werden, ebenso wenig wie früher der Briefumschlag.

Daraus folgen drei praktische Gruppen:

1. E-Mails mit Belegfunktion (z. B. eine Auftragsbestätigung mit Preisen, auf die gebucht wird): acht Jahre.
2. E-Mails mit Geschäftsbrieffunktion (Angebot, Reklamation, Vertragsverhandlung): sechs Jahre. Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 2 HGB Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.
3. Reine Transport- und Werbe-E-Mails, interne Abstimmungen ohne Geschäftsbezug: keine handels- oder steuerrechtliche Pflicht.

Eine pauschale E-Mail-Archivierung aller Postfächer über zehn Jahre ist deshalb rechtlich nicht gefordert und datenschutzrechtlich heikel, weil sie auch private und irrelevante Nachrichten erfasst. Besser ist eine Regel, die geschäftsrelevante Mails beim Ablegen einer Aufbewahrungsklasse zuordnet.

Verträge folgen ihrer Funktion: Ist der Vertrag Grundlage laufender Buchungen, etwa ein Miet- oder Leasingvertrag, ist er Buchungsbeleg (acht Jahre). Sonst gilt er als Geschäftsbrief (sechs Jahre). Weil die Frist laut IHK erst nach Vertragsende beginnt, kann ein zehn Jahre laufender Mietvertrag leicht 18 Jahre im Archiv liegen.

Lohnunterlagen und Personalakte

Für die Personalakte als Ganzes gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Sie besteht aus Dokumenten mit sehr unterschiedlichen Fristen und muss deshalb Dokument für Dokument betrachtet werden. Die wichtigsten Pflichten:

• Lohnkonto: bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG).
• Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnungen: bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Prüfung durch die Rentenversicherung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV).
• Arbeitszeitnachweise über Mehrarbeit: mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
• Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobs und die Branchen nach § 2a SchwarzArbG: mindestens zwei Jahre (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
• Lohnbelege, Gehaltslisten, Reisekosten: acht Jahre, soweit sie Buchungsbelege sind.

Unterlagen abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber unterliegen keiner Aufbewahrungspflicht. Sie werden nur so lange gebraucht, wie Ansprüche nach dem AGG drohen; diese müssen nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Ablehnung schriftlich geltend gemacht werden. Danach sind die Daten zu löschen, sofern kein Rechtsstreit läuft.

Wie eine digitale Personalakte diese Fristen je Dokumenttyp abbildet und wer worauf zugreifen darf, beschreibt unser Ratgeber zur digitalen Personalakte.

Kassenbuch und Kassenbelege

Das Kassenbuch ist zehn Jahre aufzubewahren. Es ist kein Beleg, der eine Buchung nachweist, sondern selbst die Aufzeichnung der Bargeschäfte: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten. Damit gehört das Kassenbuch zu den Büchern und Aufzeichnungen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, für die § 147 Abs. 3 Satz 1 AO zehn Jahre vorschreibt. Bei Kaufleuten ist es zugleich Teil der Handelsbücher nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB, ebenfalls mit zehn Jahren. Dasselbe gilt für Kassenberichte, die bei einer offenen Ladenkasse als tägliche Aufzeichnung an die Stelle des Kassenbuchs treten. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung.

Die IHK München nennt in ihrem Merkblatt für „Kassenbücher und -blätter“ sowie für Kassenberichte acht Jahre, für Registrierkassenstreifen und für Kassenzettel, soweit sie keine Buchungsbelege sind, sechs Jahre. Die acht Jahre für das Kassenbuch lassen sich aus dem Gesetz nicht ableiten, denn die Achtjahresfrist gilt nur für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Richten Sie Ihre Aufbewahrungsklasse für das Kassenbuch deshalb auf zehn Jahre aus.

Kassenbelege, auf die gebucht wird, also Quittungen, Kassenbons und Kassenzettel mit Belegfunktion sowie Ein- und Auszahlungsbelege, sind Buchungsbelege mit acht Jahren. Elektronische Kassensysteme unterliegen außerdem eigenen Aufzeichnungs- und Exportpflichten (§ 146a AO), die ein DMS nicht ersetzt.

Kurz abgegrenzt: Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Privatpersonen haben kaum gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Die wichtigste steht in § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG: Wer als Privatperson eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück bezieht, etwa Handwerker- oder Bauleistungen, muss Rechnung, Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren. Alles andere, etwa Belege für die Steuererklärung oder Garantienachweise, ist eine Frage der Vorsorge. Dieser Ratgeber richtet sich an Unternehmen; die übrigen Abschnitte gelten für Privatpersonen nicht.

In welcher Form Sie aufbewahren dürfen

Die meisten Unterlagen dürfen als Bild oder auf Datenträger aufbewahrt werden, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB). Drei Bedingungen nennt das Gesetz:

• Empfangene Briefe und Buchungsbelege stimmen bildlich mit dem Original überein, andere Unterlagen inhaltlich.
• Die Unterlagen sind während der gesamten Frist verfügbar und können unverzüglich lesbar gemacht werden.
• Sie lassen sich maschinell auswerten (nur Steuerrecht).

Ausgenommen sind Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz. Sie müssen im Original aufbewahrt werden; in der Praxis also das unterschriebene Papier. Für E-Rechnungen genügt nach der Änderung der GoBD von 2025 die inhaltliche Übereinstimmung, weil es um strukturierte Daten geht.

Ein Archiv, das diese Bedingungen erfüllt, muss Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Wiederauffindbarkeit über acht oder zehn Jahre sichern, auch über Systemwechsel hinweg. Das ist der Kern der revisionssicheren Archivierung. Wie Sie das Verfahren dazu beschreiben, steht im Ratgeber zur Verfahrensdokumentation.

Wann Sie vernichten dürfen und wann Sie löschen müssen

Nach Ablauf der Frist dürfen Sie Unterlagen vernichten. Eine Pflicht dazu folgt aus Handels- und Steuerrecht nicht. Sie kann sich aber aus dem Datenschutz ergeben, denn viele Belege enthalten personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Bankverbindungen, Gehälter.

Die DSGVO verlangt in Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für den Zweck erforderlich ist (Speicherbegrenzung). Art. 17 Abs. 1 Buchstabe a gibt Betroffenen ein Recht auf Löschung, wenn der Zweck entfallen ist. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, greift die Ausnahme in Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b: Die Daten dürfen bleiben, weil eine rechtliche Verpflichtung die Speicherung verlangt. Endet die Frist, endet auch diese Ausnahme.

Für Fristen aus Satzung oder Vertrag sieht § 35 Abs. 3 BDSG eine Zwischenlösung vor: Statt zu löschen, wird die Verarbeitung eingeschränkt. Die Daten bleiben gespeichert, dürfen aber nicht mehr für andere Zwecke verwendet werden.

Ein Ablauf, der beide Seiten zusammenbringt:

1. Frist ermitteln: Jedes Dokument erhält beim Ablegen eine Aufbewahrungsklasse und damit ein Fristende.
2. Fristende vormerken: Nach Ablauf erscheint das Dokument in einer Liste „zur Löschung vorgemerkt“.
3. Ablaufhemmung prüfen: Buchhaltung oder Steuerberatung bestätigt, dass kein offenes Verfahren den Jahrgang betrifft.
4. Löschen und protokollieren: Gelöscht wird jahrgangsweise mit Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip; das Löschprotokoll selbst enthält keine Inhalte, sondern nur Klasse, Jahrgang, Anzahl und Freigabe.

Wer diesen Ablauf in einem Löschkonzept festhält, kann sowohl dem Betriebsprüfer als auch der Datenschutzaufsicht zeigen, warum ein Dokument noch da ist oder warum es fehlt.

Fristen im DMS verwalten: Aufbewahrungsklassen, Löschsperre, Vormerken

Mit Ordnern im Dateisystem lassen sich Fristen kaum zuverlässig einhalten: Niemand weiß, welche Datei welcher Frist unterliegt, und jede Datei lässt sich jederzeit löschen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Archivfunktion löst das über drei Bausteine:

• Aufbewahrungsklassen: Jede Dokumentart (Eingangsrechnung, Jahresabschluss, Geschäftsbrief, Lohnkonto) bekommt eine Regel mit Frist, Fristbeginn (Ende des Kalenderjahres, Vertragsende, letzte Lohnzahlung) und Rechtsgrundlage. Die Klasse wird beim Ablegen gesetzt, idealerweise automatisch aus der Dokumenterkennung.
• Löschsperre: Bis zum Fristende lässt sich das Dokument nicht löschen und nicht verändern, auch nicht von Administratoren. Änderungen entstehen als neue Version, das Original bleibt erhalten. Das erfüllt die Vorgabe der GoBD, aufbewahrungspflichtige Daten vor Fristablauf nicht zu löschen (Rz. 119).
• Vormerken zur Löschung und Sperrvermerk: Nach Fristende erscheint das Dokument in einer Prüfliste. Ein „Legal Hold“, also ein Sperrvermerk für offene Verfahren, hält einzelne Jahrgänge oder Akten zurück, bis die Ablaufhemmung entfällt.

Ein Detail wird beim Systemwechsel wichtig: Nach § 147 Abs. 6 Satz 5 AO reicht es nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Auslagerung aus dem Produktivsystem, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten, sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat. Bis dahin muss das Finanzamt weiter auf die Daten zugreifen können. Bei der Ablösung eines Alt-Archivs gehört diese Frist in den Migrationsplan.

Ob ein System diese Funktionen ordnungsgemäß umsetzt, lassen viele Hersteller von Wirtschaftsprüfern untersuchen, meist nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880. In unseren geprüften Datenblättern nennen 10 Hersteller eine solche Prüfung mit benanntem Prüfer:

Hersteller	Prüfung	Prüfer laut Hersteller
agorum	IDW PS 880	nicht genannt
Amagno	Softwarebescheinigung (IDW PS 880, IDW RS FAIT 1, IDW RS FAIT 3, IDW PS 330)	KRP Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Caya	IDW PS 880 (GoBD)	Hamburger Treuhand Gesellschaft Schomerus & Partner mbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Comarch	IDW PS 880	KPMG
CompuDMS (CompuKöln)	IDW PS 880	nicht genannt
d.velop	IDW PS 880 GoBD-Prüfung d.velop cloud migration	nicht genannt comdatis
DATEV DMS	Prüfbericht zur ordnungsmäßigen Archivierung	Ernst & Young
docuvita	PK-DML ready (VOI)	VOI und TÜV IT (TÜV Nord)
DocuWare	GoBD-Zertifizierung nach IDW ERS FAIT 3 / IDW PS 880	nicht genannt
Doxis	IDW PS 880	Deloitte
easy software	IDW PS 880 (mit IDW RS FAIT 5) IDW PS 880 und ISAE 3000	PKF Fasselt Partnerschaft mbB nicht genannt
ELO Digital Office	IDW PS 880	EY
Fabasoft	IDW PS 880	KPMG Advisory GmbH
forcont	VOI Compliance Certificate „PK-DML ready“	VOI Service GmbH, Zertifizierungsstelle VOI-CERT
JobRouter	IDW PS 880 (GoBD)	nicht genannt
Kendox	IDW PS 880 / ISAE 3000 VOI Compliance Certificate „PK-DML ready“	BDO Austria GmbH VOI
M-Files	VOI „PK-DML ready“	VOI-CERT (VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.)
nscale (Ceyoniq Technology)	IDW PS 880	nicht genannt
PROXESS	TÜV-Zertifikat „Geprüfte Archivierung“ TÜV-Gütesiegel „Geprüfte Archivierung“	TÜV Saarland TÜV Saarland
Scopevisio	IDW PS 880	nicht genannt
Starke-DMS	IDW PS 880	Revidata

Hersteller ohne Eintrag nennen auf ihren Seiten keine solche Prüfung.

Ein solches Testat beschreibt das Produkt, nicht Ihren Betrieb. Die GoBD stellen in Rz. 179 bis 181 klar, dass Zertifikate oder Testate Dritter bei der Auswahl helfen, gegenüber dem Finanzamt aber keine Bindungswirkung entfalten. Ob Ihre Aufbewahrungsklassen richtig eingerichtet sind, entscheidet Ihre Konfiguration. Was ein Testat aussagt und was nicht, erklärt der Ratgeber zu IDW PS 880.

Auch Plattformen ohne klassisches Archivmodul bieten Aufbewahrungsregeln an. Bei SharePoint laufen Aufbewahrungsbezeichnungen laut unserem Datenblatt zu SharePoint über Microsoft Purview, der Funktionsumfang hängt von der Lizenz ab, und eine GoBD-Prüfung nennt Microsoft auf den geprüften Seiten nicht. Welche Systeme Aufbewahrungsklassen, Löschsperre und Löschvormerkung mitbringen, vergleichen Sie im Herstellerverzeichnis.

Typische Fehler bei Aufbewahrungsfristen

• Alles zehn Jahre aufbewahren: Kostet Speicher und verstößt bei personenbezogenen Daten gegen die Speicherbegrenzung der DSGVO.
• Löschregeln nach dem BEG IV pauschal auf acht Jahre gesetzt: Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute bleiben bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren; Jahresabschlüsse, Bücher und Verfahrensdokumentation in jedem Unternehmen auch.
• Ablaufhemmung übersehen: Ein Jahrgang wird gelöscht, obwohl eine Außenprüfung oder ein Einspruch läuft.
• Fristbeginn falsch gesetzt: Die Frist ab Dokumentdatum statt ab Jahresende zu berechnen, löscht bis zu zwölf Monate zu früh.
• E-Mail-Anhänge ausgedruckt, Original gelöscht: Elektronisch Empfangenes muss elektronisch bleiben.
• Verfahrensdokumentation weggeworfen: Sie gehört zu den Organisationsunterlagen und bleibt so lange, wie die Unterlagen, die sie erklärt.
• Altsystem abgeschaltet, Daten nicht mehr auswertbar: Die Daten müssen bis zum Fristende maschinell auswertbar bleiben; erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung genügt ein auswertbarer Datenträger.

Checkliste für den Jahreswechsel

• Offene Veranlagungsjahre und laufende Prüfungen bei der Steuerberatung abfragen
• Freigegebene Jahrgänge je Frist bestimmen (8, 10, 6 Jahre; Finanzbranche: Belege 10 Jahre)
• Löschvorschläge aus dem DMS prüfen und mit Vier-Augen-Prinzip freigeben
• Papierbestände mit Aktenvernichtung nach Datenschutzstandard entsorgen, Nachweis ablegen
• Löschprotokoll und Änderungen an Aufbewahrungsklassen in der Verfahrensdokumentation festhalten

Wenn Sie wissen wollen, welches DMS zu Ihren Dokumentarten, Mengen und Fristen passt, beantworten Sie in unserer kostenlosen Bedarfsanalyse neun Fragen und erhalten sofort eine Auswahl passender Hersteller mit direkten Links zu den geprüften Datenblättern.

Dieser Ratgeber gibt den Rechtsstand Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.