Dokumentenmanagementsystem (DMS): Was es ist, was es kann und wie Sie das passende finden

Kurz gesagt: Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die Dokumente zentral erfasst, verschlagwortet, durchsuchbar macht, in Versionen und mit Zugriffsrechten verwaltet und steuerlich relevante Unterlagen unveränderbar aufbewahrt. Welches System passt, hängt weniger vom Funktionsumfang ab als von drei Fragen: Welche Dokumente und Abläufe sollen hinein, mit welchen Programmen muss es zusammenarbeiten, und wer betreibt es? Diese Seite erklärt Funktionen, Recht, Betriebsarten und Kosten und gibt Ihnen eine Prüfliste für die Auswahl.

Die meisten Texte zu diesem Thema stammen von Herstellern, die ihr eigenes Produkt erklären. Dieser Ratgeber geht anders vor: Er beschreibt, was ein DMS leisten muss, und belegt Herstellerangaben mit den Daten aus 51 geprüften Datenblättern unseres Verzeichnisses (Stand 03.10.2026). Wenn Sie lieber gleich wissen möchten, welche Systeme zu Ihrem Betrieb passen, führt Sie die kostenlose Bedarfsanalyse in neun Fragen zu einer ersten Auswahl.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

DMS steht für Dokumentenmanagementsystem, im Englischen Document Management System. Gemeint ist eine Software, die Dokumente nicht nur speichert, sondern verwaltet: Sie nimmt Papier-Scans, E-Mails, PDF-Dateien und strukturierte Daten wie E-Rechnungen auf, liest ihren Inhalt aus, ordnet sie über Merkmale (Metadaten) zu und hält fest, wer sie wann geöffnet, geändert oder freigegeben hat.

Der Unterschied zur gewöhnlichen Dateiablage liegt in diesem Wissen über das Dokument. Ein Ordner auf dem Server kennt nur einen Dateinamen und einen Speicherort. Ein DMS weiß, dass die Datei eine Eingangsrechnung des Lieferanten Müller über 4.312 Euro ist, dass sie zur Bestellung 2026-118 gehört, von der Einkaufsleitung freigegeben wurde und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden darf.

Daraus ergeben sich die Aufgaben, die fast jedes DMS übernimmt:

• Erfassen: Dokumente aus Scanner, E-Mail-Postfach, Upload oder Schnittstelle aufnehmen.
• Erschließen: Text erkennen (OCR), Merkmale vergeben, Dokumente einer Akte zuordnen.
• Verwalten: Versionen führen, Zugriffsrechte setzen, Änderungen protokollieren.
• Bearbeiten: Freigaben, Prüfungen und Weiterleitungen als Ablauf (Workflow) abbilden.
• Aufbewahren: steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen unveränderbar archivieren und nach Fristablauf geordnet löschen.
• Verbinden: Daten mit Buchhaltung, Warenwirtschaft (ERP), DATEV oder Microsoft 365 austauschen.

Wer nach „DMS Bedeutung“ sucht, stößt gelegentlich auch auf andere Abkürzungen, etwa aus der Medizin. Im Unternehmensumfeld meint DMS praktisch immer die Dokumentenmanagement-Software. Das Fachgebiet dahinter heißt Dokumentenmanagement: die Regeln und Abläufe, nach denen ein Unternehmen seine Dokumente erzeugt, ablegt, weitergibt und aufbewahrt. Das System ist das Werkzeug, die Regeln müssen Sie trotzdem selbst festlegen.

Woran Sie merken, dass ein DMS fällig ist

Viele Unternehmen arbeiten jahrelang mit Netzlaufwerk, E-Mail-Postfach und Papierordnern, bis ein Anlass die Grenzen zeigt. Typische Anzeichen sind:

• Suchen kostet Zeit. Mitarbeitende fragen Kolleginnen, wo ein Vertrag oder eine Rechnung liegt, oder finden mehrere Fassungen derselben Datei.
• Freigaben hängen. Rechnungen liegen auf Schreibtischen oder in Postfächern, Skontofristen verstreichen, und niemand weiß, bei wem der Beleg gerade ist.
• E-Rechnungen kommen an, aber niemand weiß genau, wie die XML-Dateien angezeigt, geprüft und richtig aufbewahrt werden.
• Das Papierarchiv wächst, und der Platz im Keller oder im Archivraum wird knapp.
• Wissen hängt an Personen. Wenn eine erfahrene Mitarbeiterin in den Ruhestand geht, verschwindet mit ihr das Wissen, wo was liegt.
• Die Betriebsprüfung steht an, und die Belege eines Jahres müssen vollständig und geordnet vorliegen.
• Mobiles Arbeiten scheitert daran, dass wichtige Unterlagen nur im Büro auf Papier existieren.

Treffen mehrere Punkte zu, lohnt der Blick auf ein DMS. Wichtig ist, den konkreten Anlass festzuhalten. Er bestimmt, mit welchem Bereich Sie beginnen und woran Sie später messen, ob sich die Einführung gelohnt hat.

DMS, ECM, Archiv und Dateiablage: die Abgrenzung

Vier Begriffe werden oft durcheinandergeworfen. Die Abgrenzung hilft, Angebote richtig einzuordnen, denn ein reines Archiv und eine ECM-Plattform unterscheiden sich in Aufwand und Preis erheblich.

Begriff	Schwerpunkt	Typischer Einsatz
Dateiablage (Netzlaufwerk, Cloud-Speicher)	Dateien in Ordnern speichern und teilen	Arbeitsdokumente ohne Aufbewahrungspflicht
Elektronisches Archiv	Unterlagen unveränderbar und auffindbar aufbewahren	Belege, Geschäftsbriefe, abgeschlossene Akten
Dokumentenmanagementsystem (DMS)	Dokumente über den ganzen Lebenszyklus verwalten, inklusive Archiv	Rechnungseingang, Verträge, Personal-, Kunden- und Projektakten
Enterprise Content Management (ECM)	Inhalte und Prozesse unternehmensweit steuern, tief in Fachsysteme integriert	größere Organisationen mit vielen Abteilungen, SAP, Fachverfahren

Ein elektronisches Archiv ist der Teil, der Unterlagen nach Abschluss der Bearbeitung sicher aufbewahrt. Es muss garantieren, dass ein Dokument nicht unbemerkt verändert werden kann und über die gesamte Frist lesbar bleibt. Viele Archivsysteme bieten kaum Funktionen für die laufende Arbeit.

Ein DMS umfasst in der Regel ein solches Archiv, setzt aber früher an: beim Eingang des Dokuments, bei seiner Bearbeitung und Freigabe. ECM (Enterprise Content Management) ist der Sammelbegriff für Plattformen, die Dokumente, Akten, Workflows und oft auch Formulare und Fachanwendungen unternehmensweit zusammenführen. Die Grenze zum DMS ist fließend. In unseren Datenblättern führen wir deshalb einen Typ je Hersteller, der sagt, wie breit das Angebot angelegt ist.

Ein Sonderfall ist Microsoft SharePoint. Es ist eine Dokumenten- und Intranet-Plattform, die in vielen Microsoft-365-Lizenzen bereits enthalten ist und Ablage, Versionen, Rechte und Suche mitbringt. Was dabei für deutsche Anforderungen fehlt und wie Unternehmen damit umgehen, beschreibt der Ratgeber SharePoint als DMS.

Ablage im Dateisystem

• Ordnerstruktur, die jede Abteilung anders pflegt
• Suche nur nach Dateinamen
• Kopien in E-Mails und auf Desktops, unklar welche aktuell ist
• Dateien lassen sich überschreiben und löschen, ohne Spur
• Freigaben per E-Mail und Zuruf
• Aufbewahrungsfristen im Kopf der Mitarbeitenden

Mit DMS

• Ablage nach Merkmalen wie Kunde, Belegart, Datum
• Volltextsuche im Inhalt, auch in Scans
• Eine gültige Version, ältere Stände nachvollziehbar
• Archivierte Dokumente unveränderbar, Zugriffe protokolliert
• Freigaben als Workflow mit Fristen und Vertretung
• Aufbewahrungsfristen als Regel im System

Die Funktionsebenen eines DMS

Hersteller beschreiben ihre Systeme mit sehr unterschiedlichen Begriffen. Hilfreicher ist ein Blick auf die Ebenen, die jedes DMS abdecken muss. Wenn Sie Angebote vergleichen, fragen Sie für jede Ebene, was im Grundpreis enthalten ist und was als Modul dazukommt.

1. ErfassungScanner, E-Mail-Postfach, Upload, E-Rechnung als XML, Schnittstellen
2. ErschließungTexterkennung (OCR), Volltextindex, Verschlagwortung, Klassifizierung
3. VerwaltungAkten, Versionen, Check-in und Check-out, Zugriffsrechte, Protokoll
4. ProzesseFreigaben, Rechnungsprüfung, Wiedervorlagen, Vertretungsregeln
5. ArchivUnveränderbare Aufbewahrung, Fristen, geordnete Löschung, Datenzugriff für die Prüfung
6. AnbindungERP, Buchhaltung, DATEV, Microsoft 365, Programmierschnittstelle (API)

Erfassung: Papier, E-Mail und E-Rechnung

Am Anfang steht die Frage, wie Dokumente ins System kommen. Papier wird gescannt, entweder zentral in der Poststelle oder dezentral am Arbeitsplatz und per Smartphone-App. E-Mails mit Anhängen kommen über ein überwachtes Postfach oder ein Outlook-Plugin. Dateien aus anderen Programmen fließen über Schnittstellen ein.

Für steuerlich relevante Unterlagen gilt dabei eine wichtige Regel aus den GoBD, den Grundsätzen der Finanzverwaltung zur elektronischen Buchführung und Aufbewahrung. Nach der aktuellen Fassung der GoBD vom 14. Juli 2025 (Rz. 131) müssen elektronisch eingegangene Belege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, also zum Beispiel Rechnungen im XML-Format. Erzeugt das System per Texterkennung zusätzliche Informationen, etwa eine durchsuchbare PDF-Datei, sind diese nach Prüfung und Korrektur ebenfalls aufzubewahren.

Besonders wichtig ist das für E-Rechnungen. Das Umsatzsteuergesetz definiert sie in § 14 Abs. 1 UStG als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein DMS muss diese Datensätze also annehmen, lesbar anzeigen und den strukturierten Teil unverändert archivieren können. Ein PDF-Ausdruck allein genügt nicht. Wie das im Detail funktioniert, beschreibt der Ratgeber E-Rechnungen richtig archivieren.

Wer Papierbelege nach dem Scannen vernichten möchte, spricht von ersetzendem Scannen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt dafür in der Technischen Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) technische und organisatorische Anforderungen an einen sicheren Scanprozess. Ohne einen solchen dokumentierten Prozess sollten Sie Papieroriginale nicht vernichten.

Erschließung: Texterkennung, Volltext und Verschlagwortung

Ein gescanntes Dokument ist zunächst nur ein Bild. Die Texterkennung (OCR, Optical Character Recognition) macht daraus durchsuchbaren Text. Darauf baut der Volltextindex auf: Sie finden ein Dokument über jedes Wort, das darin vorkommt, nicht nur über den Dateinamen.

Volltext allein reicht im Alltag aber selten. Wer alle offenen Rechnungen eines Lieferanten aus dem letzten Quartal sucht, braucht Metadaten: Felder wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Status. Moderne Systeme lesen diese Felder automatisch aus und lernen aus Korrekturen. Viele Hersteller bezeichnen das inzwischen als KI-Funktion. Prüfen Sie bei solchen Angaben, ob die Erkennung im Grundpreis enthalten ist oder nach verarbeiteten Seiten oder Belegen abgerechnet wird. In unseren Datenblättern finden sich beide Modelle.

Die Verschlagwortung legt fest, nach welchen Merkmalen Ihr Unternehmen sucht. Hier entscheidet sich, ob ein DMS später gern genutzt wird. Ein gutes Ordnungsschema ist schlank: lieber zehn Dokumentarten mit je fünf Pflichtfeldern als hundert Kategorien, die niemand auseinanderhalten kann.

Verwaltung: Akten, Versionen und Rechte

Dokumente gehören zu einem Vorgang. Ein DMS bündelt sie deshalb in Akten: die Kundenakte mit Angeboten, Verträgen und Korrespondenz, die Lieferantenakte, die Projekt- oder Personalakte. Ein Dokument kann dabei in mehreren Akten erscheinen, ohne kopiert zu werden.

Versionierung bedeutet, dass jede Änderung eine neue Version erzeugt und ältere Stände erhalten bleiben. Mit Check-out sperrt eine Person ein Dokument, während sie es bearbeitet, damit niemand parallel eine zweite Fassung erzeugt. Für Verträge, Arbeitsanweisungen und Angebote ist das oft der wichtigste Gewinn gegenüber der Dateiablage.

Zugriffsrechte regeln, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder löschen darf. In der Praxis sollten Rechte an Rollen und Merkmalen hängen, nicht an einzelnen Ordnern: Die Lohnbuchhaltung sieht Personalunterlagen, der Vertrieb sieht sie nicht. Ein lückenloses Protokoll zeigt, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat. Das dient dem Datenschutz und der Nachvollziehbarkeit gegenüber Prüfern.

Prozesse: Workflows statt Laufzettel

Ein Workflow bildet einen Ablauf ab, der heute per E-Mail, Laufzettel oder Zuruf funktioniert. Das bekannteste Beispiel ist die Rechnungsfreigabe: Die Rechnung kommt an, das System liest Lieferant und Betrag aus, gleicht die Bestellung ab, schickt sie der zuständigen Kostenstelle zur sachlichen Prüfung und danach der Buchhaltung zur Buchung. Wer im Urlaub ist, hat eine Vertretung, und überfällige Freigaben fallen auf.

Weitere typische Abläufe sind Vertragsfreigaben mit Wiedervorlage vor dem Kündigungstermin, Urlaubsanträge, Eingangspost-Verteilung oder die Prüfung von Lieferantenstammdaten. Bei den Herstellern reicht die Spanne von festen, vorkonfigurierten Freigaben bis zu Low-Code-Werkzeugen, mit denen Sie eigene Prozesse zusammenklicken. Mehr Freiheit bedeutet dabei fast immer mehr Einrichtungsaufwand.

Archiv: unveränderbar und auffindbar

Die Abgabenordnung verlangt in § 146 Abs. 4 AO, dass eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. § 147 Abs. 2 AO erlaubt die elektronische Aufbewahrung, wenn die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt, während der gesamten Frist jederzeit verfügbar ist, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden kann. Für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen gilt diese Möglichkeit nicht.

Ein DMS setzt das technisch um: Archivierte Dokumente werden schreibgeschützt abgelegt, jede Änderung erzeugt eine neue, protokollierte Version, und Löschungen sind vor Fristablauf gesperrt. Dieser Teil wird oft als „revisionssichere Archivierung“ bezeichnet. Der Begriff steht in keinem Gesetz, beschreibt aber genau diese Anforderungen. Was im Einzelnen dazugehört, erklärt der Ratgeber revisionssichere Archivierung nach GoBD.

Anbindung: ERP, DATEV und Microsoft 365

Ein DMS steht nie allein. Der größte Nutzen entsteht, wenn Belege aus der Warenwirtschaft automatisch im Archiv landen, die Buchhaltung aus der Buchungsmaske direkt den Beleg öffnet und Mitarbeitende aus Outlook heraus ablegen. Für den Mittelstand sind drei Anbindungen besonders häufig gefragt:

• ERP-System (Warenwirtschaft) wie SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage oder weclapp: Ausgangsrechnungen, Lieferscheine und Bestellungen fließen ins Archiv, Eingangsrechnungen gehen als Buchungsvorschlag zurück.
• DATEV: Belege und Buchungsdaten werden an die Steuerkanzlei übergeben, entweder über eine Herstellerschnittstelle, ein Zusatzmodul oder eine Partnerlösung.
• Microsoft 365 und Outlook: Ablage aus dem Mailprogramm, Bearbeitung in Word und Excel, teils Synchronisation mit Teams oder SharePoint.

Wie unterschiedlich das gelöst ist, zeigt die DATEV-Anbindung: Von 51 geprüften Herstellern nennen 10 eine eigene Anbindung, 13 lösen sie über Zusatzmodul, Partner oder nur teilweise.

Hersteller	DATEV	Angabe
aconso	keine öffentliche Angabe	–
agorum	als Zusatzmodul	„Schnittstelle | DATEV“ per CSV und XML online, setzt „Dokument | Doc Form Family“ voraus
Amagno	vom Hersteller	Standardschnittstellen „DATEV PRO“ (DATEV Rechnungswesen) und DATEV Unternehmen online
AODocs (Altirnao, Inc.)	keine öffentliche Angabe	–
ARXivar (Able Tech)	keine öffentliche Angabe	–
Basware	keine öffentliche Angabe	–
bitfarm-Archiv	vom Hersteller	nur Enterprise-Version: Anbindung an DATEV Rechnungswesen und Unternehmen online
Box	keine öffentliche Angabe	–
Caya	vom Hersteller	Integrationen DATEV Data Services, DATEV SmartTransfer und Übergabe per E-Mail
Comarch	keine öffentliche Angabe	–
CompuDMS (CompuKöln)	als Zusatzmodul	im Modul Rechnungseingang: DATEV Unternehmen online (Belegtransfer, Rechnungsdatenservice 1.0), DATEV-Stapeldateien und weitere DATEV-Anbindungen
d.velop	vom Hersteller	Anbindung an DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungswesen, Kanzlei Rechnungswesen und Mittelstand Faktura; bei d.velop invoices kostenpflichtig hinzubuchbar
DATEV DMS	vom Hersteller	Teil der DATEV-Programmwelt; Schnittstellen u. a. zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, Lohn- und Steuerprogrammen
DOCBOX	als Zusatzmodul	Zusatzmodul Belegbildservice (API) für DATEV und Addison
DOCUframe (GSD Software)	keine öffentliche Angabe	–
docuvita	keine öffentliche Angabe	–
DocuWare	vom Hersteller	von DocuWare entwickelte DATEV-Integration; DATEV-Schnittstellenzertifizierung angegeben
Doxis	keine öffentliche Angabe	–
easy software	als Zusatzmodul	Anbindung von easy invoice an DATEV genannt; Art und Lizenzierung der Schnittstelle nicht beschrieben
ecoDMS	über Partner	DATEV-Anbindung über eine Partnerlösung
ELO Digital Office	vom Hersteller	ELO for DATEV: Belegprüfung, Freigabe und Übergabe an DATEV Rechnungswesen
enaio (Optimal Systems)	vom Hersteller	Schnittstelle für DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen (compact) und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
Esker	keine öffentliche Angabe	–
Fabasoft	keine öffentliche Angabe	–
forcont	teilweise	die Personalakte forpeople übernimmt Daten und Dokumente u. a. aus DATEV (Personal); eine Anbindung an DATEV-Rechnungswesen wird nicht genannt
Hyland	keine öffentliche Angabe	–
IBM Content Cortex (FileNet)	keine öffentliche Angabe	–
Insiders Technologies	keine öffentliche Angabe	–
JobRouter	als Zusatzmodul	Modul „JobLink for DATEV“ über DATEV-Datenservices (Buchungsdaten- und Belegbilderservice); Prüfung bei DATEV bestanden
Kendox	vom Hersteller	in der Integrationsübersicht genannt; Umfang nicht beschrieben
Laserfiche	keine öffentliche Angabe	–
LogicalDOC	keine öffentliche Angabe	–
M-Files	über Partner	FlatFileExporter der DMSFACTORY GmbH erzeugt Übergabedateien (CSV) für DATEV
Medius	keine öffentliche Angabe	–
Microsoft SharePoint	keine öffentliche Angabe	–
nscale (Ceyoniq Technology)	als Zusatzmodul	„nscale Connector for DATEV“ für nscale IM über DATEVconnect
Open Bee	keine öffentliche Angabe	–
OpenKM	keine öffentliche Angabe	–
OpenText	keine öffentliche Angabe	–
PROXESS	als Zusatzmodul	DATEV in der Liste der FiBu-Integrationen; Lizenzierung nicht angegeben
Scopevisio	vom Hersteller	DATEV-Export im Standard der Finanzbuchhaltung; Belegübergabe an den Steuerberater über DATEVconnect online (Scopevisio war Entwicklungspartner)
Siav (Archiflow)	keine öffentliche Angabe	–
SmartDocs (DMSFACTORY)	keine öffentliche Angabe	–
SOL-IT	teilweise	FIBU-Export im DATEV-Format (Rechnungsdaten, Debitoren, Kreditoren, Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit PDF), Release 2022.01
Starke-DMS	als Zusatzmodul	DATEV Finanzbuchhaltung, Mittelstand, PRO und Unternehmen online in der Schnittstellenliste; im Einstiegspaket Übergabe an DATEV nach Aufwand
Therefore	keine öffentliche Angabe	–
windream	als Zusatzmodul	eigenes Produkt „dg connect DATEV“; Hersteller bei DATEV als Schnittstellenanbieter gelistet
xSuite	keine öffentliche Angabe	–
Yooz	keine öffentliche Angabe	–
Zeendoc (Sages Informatique)	keine öffentliche Angabe	–
Zucchetti	keine öffentliche Angabe	–

Weitere Funktionen: Mandanten, mobile Nutzung und KI

Neben den sechs Ebenen gibt es Funktionen, die nicht jeder braucht, die aber für bestimmte Betriebe den Ausschlag geben.

Mandantenfähigkeit bedeutet, dass mehrere Firmen einer Gruppe in einem System getrennt geführt werden: eigene Ablagen, eigene Rechte, eigene Nummernkreise, aber eine gemeinsame Installation. Für Holdings, Firmengruppen und Dienstleister, die für Kunden archivieren, ist das ein Muss. Gerade hier sind die Herstellerseiten oft wenig konkret: Bei 27 von 51 geprüften Herstellern fanden wir keine öffentliche Angabe zur Mandantenfähigkeit. Wenn Sie mehrere Gesellschaften haben, gehört diese Frage deshalb ins erste Gespräch.

Mobile Nutzung reicht vom Abfotografieren eines Belegs mit dem Smartphone bis zur Freigabe einer Rechnung unterwegs. Prüfen Sie, ob die App nur erfasst oder auch Workflows bedienen kann, und wie Fotos von Belegen in den Scanprozess Ihrer Verfahrensdokumentation passen.

KI-Funktionen sind inzwischen bei vielen Herstellern Thema: automatische Klassifizierung, Auslesen von Rechnungsfeldern, Zusammenfassungen langer Verträge oder Fragen an den Dokumentenbestand in natürlicher Sprache. Für die Einordnung sollten Sie drei Dinge klären: wo das Sprachmodell läuft (beim Hersteller, bei einem großen Cloud-Anbieter oder auf Ihrem eigenen Server), ob Ihre Dokumente zum Training verwendet werden und wie abgerechnet wird, pauschal, nach Seiten oder nach verarbeitetem Volumen. Die Antworten haben Folgen für Datenschutz, Vertragsgestaltung und laufende Kosten.

Elektronische Signatur und E-Mail-Archivierung sind weitere Bausteine, die manche Systeme mitbringen und andere über Partner anbinden. Auch hier gilt: im Angebot einzeln ausweisen lassen.

Ein Beispiel: der Weg einer Rechnung durch das DMS

Wie die Ebenen zusammenspielen, zeigt ein durchgehendes Beispiel. Ein Großhändler mit 40 Beschäftigten erhält täglich Eingangsrechnungen, teils als XRechnung per E-Mail, teils als PDF, einige noch auf Papier.

1. Eingang. Das DMS überwacht das Rechnungspostfach. E-Rechnungen werden als XML-Datensatz übernommen und in einer lesbaren Ansicht dargestellt, PDF-Anhänge und gescannte Papierbelege werden per Texterkennung ausgelesen.
2. Erkennung. Das System liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto- und Bruttobetrag und Bestellnummer aus und schlägt die Dokumentart „Eingangsrechnung“ vor. Bei Abweichungen prüft eine Person die Felder und korrigiert sie.
3. Abgleich. Über die ERP-Schnittstelle wird die Bestellung gefunden. Stimmen Menge und Preis, geht die Rechnung direkt zur Buchhaltung, bei Abweichungen an den Einkauf.
4. Freigabe. Die zuständige Kostenstelle gibt die Rechnung im Workflow frei. Ist die Person abwesend, greift die Vertretungsregel, überfällige Freigaben erscheinen auf einer Liste.
5. Buchung. Die Buchhaltung bucht mit Blick auf den Beleg, der Buchungsvorschlag geht an das Finanzbuchhaltungsprogramm oder an die Steuerkanzlei.
6. Archiv. Die Rechnung wird mit allen Freigabeschritten unveränderbar archiviert, die Aufbewahrungsfrist wird als Regel hinterlegt. Bei einer Betriebsprüfung lassen sich alle Rechnungen eines Jahres mit Metadaten exportieren.

Jeder dieser Schritte kann im Grundpreis enthalten sein oder ein eigenes Modul erfordern. Genau deshalb lohnt es sich, Angebote entlang eines solchen Ablaufs zu vergleichen und nicht entlang der Funktionsliste.

Welche Regeln ein DMS erfüllen muss

Die rechtlichen Anforderungen sind der Grund, warum viele Unternehmen überhaupt ein DMS einführen. Hier der Überblick, die Details stehen in den verlinkten Ratgebern des Clusters Archivierung.

Aufbewahrungsfristen. Nach § 147 Abs. 3 AO sind Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Inventare zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre und die übrigen Unterlagen, etwa empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, sechs Jahre (Stand: Oktober 2026). Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO, § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB). Ein DMS sollte diese Fristen als Regeln je Dokumentart abbilden. Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden, empfangen oder abgesandt wurde. Sie läuft nach Abs. 3 nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Ein starres Löschdatum genügt deshalb nicht, das System muss Löschungen auch anhalten können.

GoBD. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff gehen auf ein BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zurück und wurden am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025 geändert. Die jüngste Änderung betrifft vor allem E-Rechnungen: Nach Rz. 119 und 131 genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Das lesbare PDF einer hybriden Rechnung (etwa ZUGFeRD) muss nur zusätzlich archiviert werden, wenn es zusätzliche oder abweichende, steuerlich bedeutsame Informationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke.

Datenzugriff. Bei einer Außenprüfung darf die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, eine Auswertung nach ihren Vorgaben verlangen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format anfordern. Ein DMS muss Dokumente und Metadaten deshalb vollständig und in auswertbarer Form exportieren können.

Verfahrensdokumentation. Wer elektronisch archiviert, muss beschreiben, wie Dokumente ins System kommen, wie sie verarbeitet, geschützt und aufbewahrt werden. Viele Hersteller liefern dafür Vorlagen, die Sie an Ihren Betrieb anpassen müssen. Wie eine solche Beschreibung aufgebaut ist, steht im Ratgeber Verfahrensdokumentation.

Datenschutz. Personenbezogene Daten in Personalakten, Kundenkorrespondenz oder Verträgen fallen unter die DSGVO. Betreibt ein Dienstleister das DMS für Sie in der Cloud oder hat er per Fernwartung Zugriff auf die Daten, ist das nach Auffassung der Datenschutzaufsichtsbehörden in der Regel eine Auftragsverarbeitung, für die Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO brauchen (DSK-Kurzpapier Nr. 13). Wichtig ist außerdem ein Löschkonzept: Unterlagen mit abgelaufener Frist sollten nicht ewig liegen bleiben.

Prüfbescheinigungen. Viele Hersteller lassen ihre Software von Wirtschaftsprüfern prüfen, häufig nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 „Die Prüfung von Softwareprodukten“. Ein solches Testat bezieht sich auf das Produkt. Ob Ihr Betrieb ordnungsgemäß archiviert, hängt zusätzlich von Einrichtung, Organisation und Verfahrensdokumentation ab. Was ein Testat aussagt und was nicht, erklärt der Ratgeber IDW PS 880.

Diese Übersicht ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stimmen Sie die Regeln für Ihren Betrieb mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Cloud, eigener Server oder hybrid?

Ein DMS lässt sich auf drei Arten betreiben, und die Entscheidung prägt Kosten, Verantwortung und Vertragslage.

Cloud (Software as a Service). Der Hersteller oder ein Partner betreibt das System in seinem Rechenzentrum, Sie nutzen es über Browser und Apps. Updates, Sicherung und Serverbetrieb liegen beim Anbieter. Sie zahlen meist ein Abonnement je Benutzer und Monat, oft mit enthaltenem Speicher. Zu prüfen sind Rechenzentrumsstandort, Zertifikate, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Kündigungsfristen und vor allem der Export Ihrer Daten bei einem Wechsel.

Eigener Server (On-Premises). Das DMS läuft auf Ihrer Hardware oder in einem von Ihnen gemieteten Rechenzentrum. Sie behalten die volle Kontrolle über Daten und Updates, brauchen aber Personal oder einen Dienstleister für Betrieb, Datensicherung, Virenschutz und Aktualisierung. Lizenzen werden hier häufiger einmalig gekauft, dazu kommt eine jährliche Wartung.

Hybrid. Teile laufen in der Cloud, andere lokal, etwa das Archiv im eigenen Rechenzentrum und die Erfassung mobiler Belege über einen Cloud-Dienst. Manche Hersteller bieten auch eine Private Cloud an, also eine eigene Instanz nur für Sie.

Fast alle Hersteller in unserem Verzeichnis bieten Cloud und eigenen Server an, unterscheiden sich aber deutlich bei Standorten und Betreibern der Rechenzentren:

Hersteller	Cloud	Eigener Server	Rechenzentrum
aconso	ja	ja	Deutschland
agorum	ja	ja	Deutschland
Amagno	ja	ja	Deutschland
AODocs (Altirnao, Inc.)	ja	keine öffentliche Angabe	USA, Deutschland
ARXivar (Able Tech)	ja	ja	EU
Basware	ja	keine öffentliche Angabe	USA, Europa, Asien-Pazifik
bitfarm-Archiv	keine öffentliche Angabe	ja	keine öffentliche Angabe
Box	ja	nein	EU, Frankreich, Schweiz, Großbritannien, USA, Kanada, Australien, Japan, Singapur, Israel
Caya	ja	nein	Deutschland
Comarch	ja	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
CompuDMS (CompuKöln)	ja	ja	Deutschland
d.velop	ja	ja	Deutschland
DATEV DMS	ja	ja	Deutschland
DOCBOX	ja	ja	Deutschland
DOCUframe (GSD Software)	ja	ja	Deutschland
docuvita	ja	ja	Deutschland
DocuWare	ja	ja	EU, USA, Japan, Australien
Doxis	ja	ja	Deutschland, Frankreich, Irland, Großbritannien
easy software	ja	ja	Deutschland, Schweiz, USA
ecoDMS	ja	ja	Deutschland
ELO Digital Office	ja	ja	Europa
enaio (Optimal Systems)	ja	ja	Deutschland
Esker	ja	keine öffentliche Angabe	Frankreich, Deutschland, USA, Irland, Niederlande, Großbritannien, Kanada, Australien, Singapur
Fabasoft	ja	ja	Österreich, Deutschland, Schweiz
forcont	ja	ja	Deutschland
Hyland	ja	ja	Deutschland
IBM Content Cortex (FileNet)	ja	ja	keine öffentliche Angabe
Insiders Technologies	ja	ja	Deutschland
JobRouter	ja	ja	Deutschland, USA
Kendox	ja	ja	Deutschland, Schweiz
Laserfiche	ja	ja	USA, Kanada, Irland
LogicalDOC	ja	ja	keine öffentliche Angabe
M-Files	ja	ja	keine öffentliche Angabe
Medius	ja	keine öffentliche Angabe	Europa, USA, Australien
Microsoft SharePoint	ja	ja	Deutschland, weitere Microsoft-Regionen weltweit
nscale (Ceyoniq Technology)	ja	ja	Deutschland
Open Bee	ja	ja	Frankreich
OpenKM	ja	ja	keine öffentliche Angabe
OpenText	ja	ja	Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Kanada, Australien
PROXESS	ja	ja	Deutschland, Schweiz, USA
Scopevisio	ja	nein	Deutschland
Siav (Archiflow)	ja	ja	keine öffentliche Angabe
SmartDocs (DMSFACTORY)	nein	ja	keine öffentliche Angabe
SOL-IT	keine öffentliche Angabe	ja	keine öffentliche Angabe
Starke-DMS	ja	ja	Deutschland
Therefore	ja	ja	EU
windream	ja	ja	keine öffentliche Angabe
xSuite	ja	ja	keine öffentliche Angabe
Yooz	ja	nein	Europa
Zeendoc (Sages Informatique)	ja	keine öffentliche Angabe	Frankreich
Zucchetti	ja	ja	keine öffentliche Angabe

Welche Variante zu Ihnen passt, hängt von IT-Personal, Sicherheitsanforderungen und Branche ab. Die Abwägung mit Prüffragen und den Unterschieden bei Testaten wie BSI C5 beschreibt der Ratgeber DMS in der Cloud oder auf dem eigenen Server. Für Banken, Versicherer und ihre Dienstleister kommen Anforderungen aus der EU-Verordnung DORA hinzu, die auf der Seite DMS für die Finanzbranche zusammengefasst sind.

Eine dritte Frage betrifft die Software selbst: Es gibt auch quelloffene Systeme, deren Kern kostenlos ist. Ein Beispiel aus unserem Verzeichnis ist agorum, dessen Open-Source-Edition laut Hersteller kostenlos verfügbar ist, während die Vollversion je Nutzer und Monat abgerechnet wird. Was Open Source im Dokumentenmanagement bedeutet und wo die Grenzen liegen, steht im Ratgeber Open-Source-DMS.

Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem?

Eine seriöse Pauschalzahl gibt es nicht, weil die Kosten von Nutzerzahl, Modulen, Betriebsart und Einführungsaufwand abhängen. Sie können die Kosten aber strukturiert erfassen. Diese Positionen sollten in jedem Angebot stehen:

Kostenblock	Was dazugehört	Worauf Sie achten sollten
Lizenz oder Abonnement	Nutzungsrecht, je Benutzer, je gleichzeitiger Verbindung oder je Edition	Benannte oder gleichzeitige Nutzer, Mindestabnahme, Staffelung
Zusatzmodule	Rechnungseingang, E-Rechnung, DATEV- oder ERP-Schnittstelle, KI-Erkennung	Was steckt im Grundpreis, was wird nach Volumen abgerechnet?
Speicher	Cloud-Speicher je Benutzer oder Gesamtvolumen	Preis für Zusatzspeicher, Kosten bei wachsendem Archiv
Einrichtung	Installation, Konfiguration, Ordnungsschema, Workflows, Schnittstellen	Festpreis oder Aufwand, Tagessätze, enthaltene Tage
Datenübernahme	Migration von Altbeständen, Scannen von Papier	Wer prüft Vollständigkeit, wer trägt Nacharbeit?
Schulung	Administratoren, Key-User, Anwender	Anzahl Termine, Unterlagen, Schulung neuer Mitarbeitender
Wartung und Support	Updates, Fehlerbehebung, Hotline	Berechnungsgrundlage, Reaktionszeiten, Laufzeit
Eigener Betrieb	Server, Datensicherung, Personal (nur bei eigenem Server)	Interne Kosten nicht vergessen

Die Lizenzmodelle in unseren Datenblättern zeigen, wie verschieden Hersteller rechnen. ecoDMS verkauft eine einmalige Lizenz je gleichzeitiger Verbindung mit Updates für einen festen Zeitraum. Amagno rechnet in der Cloud monatlich in Benutzerpaketen mit enthaltenem Speicher ab. Bei JobRouter unterscheiden sich drei Editionen nach Benutzerzahl, Prozessen und Archivumfang. Solche Unterschiede machen Angebote nur vergleichbar, wenn Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre rechnen.

Ein weiteres Problem ist die Transparenz. Von 51 geprüften Herstellern veröffentlichen 6 ihre Preise vollständig und 14 teilweise. Die übrigen nennen Preise erst im Angebot.

Hersteller	Preise öffentlich	Erste Preisangabe
aconso	nein	–
agorum	ja	32 € netto/Monat je Nutzer
Amagno	nein	–
AODocs (Altirnao, Inc.)	nein	–
ARXivar (Able Tech)	nein	–
Basware	nein	–
bitfarm-Archiv	teilweise	0 €, dauerhaft Lizenz
Box	ja	4,50 €/Jahr je Nutzer und Monat
Caya	ja	9,99 € netto, Monat je Nutzerlizenz
Comarch	nein	–
CompuDMS (CompuKöln)	nein	–
d.velop	teilweise	27 €/Monat
DATEV DMS	teilweise	ab 40,96 € netto/Monat Einstiegspreis
DOCBOX	nein	–
DOCUframe (GSD Software)	nein	–
docuvita	teilweise	49 € netto/Monat erster Benutzer
DocuWare	teilweise	ab 215 €/Monat für 4 Benutzer (Vertriebspartner)
Doxis	nein	–
easy software	teilweise	ab 225 € netto/Monat Grundpreis mit einem Produkt
ecoDMS	teilweise	125 € netto, einmalig je gleichzeitiger Verbindung
ELO Digital Office	nein	–
enaio (Optimal Systems)	nein	–
Esker	nein	–
Fabasoft	nein	–
forcont	nein	–
Hyland	nein	–
IBM Content Cortex (FileNet)	nein	–
Insiders Technologies	nein	–
JobRouter	nein	–
Kendox	teilweise	79 CHF/Monat je Nutzer (bei 1 Nutzer) (Vertriebspartner)
Laserfiche	ja	ab 73 USD/Jahr je Nutzer und Monat
LogicalDOC	nein	–
M-Files	teilweise	65 €/Monat je Arbeitsplatz
Medius	nein	–
Microsoft SharePoint	ja	6,07 € netto/Monat je Benutzer
nscale (Ceyoniq Technology)	nein	–
Open Bee	teilweise	ab 45 €, Monat je Unternehmen
OpenKM	nein	–
OpenText	nein	–
PROXESS	nein	–
Scopevisio	teilweise	665 € netto/Monat für 10 Named User
Siav (Archiflow)	nein	–
SmartDocs (DMSFACTORY)	ja	600 € netto, einmalig je Arbeitsplatz
SOL-IT	nein	–
Starke-DMS	teilweise	2.950 € netto Paket, 2 gleichzeitige Benutzer
Therefore	nein	–
windream	nein	–
xSuite	nein	–
Yooz	teilweise	ab 99 €, Monat Abonnement
Zeendoc (Sages Informatique)	teilweise	65 €, Monat je Unternehmen (9 Nutzer)
Zucchetti	nein	–

Mehr dazu, auch zu Einrichtung und Wartung, auf der Seite Was kostet ein DMS?.

Eine ausführliche Aufstellung mit den öffentlichen Preisangaben aller geprüften Hersteller und einer Rechenhilfe finden Sie auf der Seite Was kostet ein DMS?. Liegt Ihnen bereits ein Angebot vor, prüft der Angebots-Check es auf fehlende Posten, ohne dass die PDF-Datei Ihren Browser verlässt.

Welche DMS-Typen gibt es?

Der Markt wirkt unübersichtlich, weil sehr verschiedene Produkte unter demselben Begriff auftreten. Für die Auswahl hilft es, vier Typen zu unterscheiden. Wir ordnen jeden Hersteller im Verzeichnis einem dieser Typen zu.

DMS als Teil der Buchhaltungssoftware

Einige Dokumentenablagen sind Bausteine einer Buchhaltungs- oder Kanzleisoftware und laufen nur zusammen mit ihr. Ein Beispiel ist DATEV DMS: Laut Datenblatt richtet es sich an Steuer-, Anwalts- und Wirtschaftsprüfungskanzleien und lässt sich nur zusammen mit weiteren DATEV-Programmen einsetzen. Unternehmen außerhalb des Kanzleimarkts verweist DATEV für ein DMS mit DATEV-Anbindung auf eine Partnerlösung. Solche Lösungen passen, wenn das Programm ohnehin im Einsatz ist und vor allem Belege und Korrespondenz abgelegt werden sollen.

DMS für kleine und mittlere Unternehmen

Der größte Teil der Hersteller bietet ein eigenständiges DMS mit Archiv, Rechnungseingang, Workflows und Schnittstellen an, das sich in überschaubarer Zeit einführen lässt. Beispiele aus dem Verzeichnis sind DocuWare, Starke-DMS, docuvita oder ecoDMS. Die Unterschiede liegen in Betriebsart, Lizenzmodell, Schnittstellen und darin, ob Hersteller oder Partner einführen.

ECM-Plattform

ECM-Plattformen decken Dokumentenmanagement, Archiv, Prozesse und oft auch Fachanwendungen auf einer gemeinsamen Basis ab und lassen sich weitreichend anpassen. Beispiele sind ELO, d.velop, enaio oder Doxis, dessen Hersteller sich laut Datenblatt an Organisationen ab etwa 100 Anwendern richtet. Solche Plattformen passen, wenn mehrere Abteilungen, Standorte oder ein SAP-System angebunden werden sollen. Der Einführungsaufwand ist entsprechend höher.

Allgemeine Plattform

Hierzu zählt SharePoint. Es ist keine DMS-Software im engeren Sinn, wird aber oft als solche genutzt, weil es in Microsoft 365 schon vorhanden ist. Laut Datenblatt sind Aufbewahrungsregeln über Microsoft Purview je nach Lizenz möglich, eine GoBD-Prüfung nennt Microsoft auf den geprüften Seiten nicht. Fachliche Funktionen für Rechnungseingang oder DATEV kommen in der Regel über Partnerlösungen.

1. Arbeiten Sie als Kanzlei und vollständig mit einer Buchhaltungs- oder Kanzleisoftware?Wenn ja: Prüfen Sie zuerst das DMS-Modul Ihres Programms.Wenn nein: weiter zur nächsten Frage.
2. Sollen vor allem Belege, Verträge und Korrespondenz abgelegt und Rechnungen freigegeben werden?Wenn ja: Ein DMS für kleine und mittlere Unternehmen reicht meist.Wenn nein: weiter zur nächsten Frage.
3. Brauchen mehrere Abteilungen eigene Prozesse, Fachakten oder eine SAP-Anbindung?Wenn ja: ECM-Plattform in die engere Wahl nehmen.Wenn nein: Ein DMS mit Workflow-Modul genügt.
4. Ist Microsoft 365 gesetzt und haben Sie eigene IT oder einen Microsoft-Partner?Wenn ja: SharePoint plus Partnerlösung prüfen, Archivnachweise klären.Wenn nein: Eigenständiges DMS mit Outlook-Anbindung wählen.

DMS für kleine Unternehmen: worauf es ankommt

Für Betriebe mit wenigen Beschäftigten gelten dieselben Aufbewahrungsregeln wie für Konzerne. Die Anforderungen an das System sind trotzdem andere: Es muss ohne eigene IT-Abteilung laufen, schnell eingerichtet sein und vor allem Belege und E-Rechnungen sauber archivieren.

Drei Punkte entscheiden bei kleinen Unternehmen meist über den Erfolg:

1. Betriebsart: Ohne eigenen Administrator spricht viel für eine Cloud-Lösung oder eine vom Partner betreute Installation. Ein eigener Server, den niemand aktualisiert, ist ein Risiko.
2. Zusammenspiel mit der Steuerkanzlei: Wenn Ihre Kanzlei mit DATEV arbeitet, sollte die Übergabe von Belegen und Buchungsvorschlägen geklärt sein, bevor Sie unterschreiben.
3. Lizenzmodell: Bei wenigen Nutzern lohnt der Blick auf Mindestabnahmen. Manche Hersteller verkaufen erst ab einer bestimmten Benutzerzahl oder nur über Partner mit eigenen Einrichtungspauschalen.

Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Beschäftigten erhält Rechnungen per E-Mail, teils als XRechnung, teils als PDF, und gibt Belege bisher in Papierform an die Steuerkanzlei. Für ihn ist ein schlankes Cloud-DMS mit Rechnungseingang, E-Rechnungs-Anzeige und DATEV-Übergabe sinnvoll. Eine ECM-Plattform mit Low-Code-Werkzeugen würde er kaum ausschöpfen. Im Herstellerverzeichnis können Sie nach Unternehmensgröße, Betriebsart und DATEV-Anbindung filtern.

Wofür Unternehmen ein DMS einsetzen

Ein DMS wird selten auf einen Schlag für alle Dokumente eingeführt. Erfolgreicher ist ein Start mit einem Bereich, der schnell spürbaren Nutzen bringt.

Rechnungseingang. Der häufigste Einstieg. Rechnungen werden erfasst, ausgelesen, geprüft, freigegeben und mit dem Buchungssatz archiviert. Seit 2025 müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Damit ist dieser Bereich für viele Unternehmen dringend geworden.

Verträge. Ein Vertragsregister mit Laufzeiten, Kündigungsfristen und Wiedervorlagen verhindert, dass Fristen unbemerkt verstreichen. Versionen dokumentieren, welche Fassung unterschrieben wurde.

Personalakte. Die digitale Personalakte bündelt Arbeitsvertrag, Bescheinigungen und Korrespondenz mit strengen Zugriffsrechten. Sie berührt Datenschutz und Mitbestimmung besonders stark. Der Ratgeber digitale Personalakte beschreibt, worauf Sie achten müssen.

Kunden- und Projektakten. Angebote, Aufträge, Lieferscheine, E-Mails und Pläne an einem Ort, für Vertrieb, Service und Projektleitung gleichermaßen.

Eingangspost. Briefe werden zentral gescannt und digital verteilt. Das spart Wege und ist eine Voraussetzung für verteiltes Arbeiten.

Qualitätsmanagement. Arbeitsanweisungen und Formulare mit Freigabe und Versionsstand, wie es viele Zertifizierungen verlangen.

Prüfliste: Woran Sie ein passendes DMS erkennen

Die folgende Prüfliste fasst die Kriterien zusammen, die in fast jedem Projekt eine Rolle spielen. Nicht jeder Punkt ist für jeden Betrieb ein Muss. Markieren Sie vor dem ersten Herstellergespräch, welche Punkte für Sie unverzichtbar sind.

• Archiviert steuerlich relevante Unterlagen unveränderbar, mit Fristen und protokollierten Zugriffen
• Nimmt E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) an, zeigt sie lesbar an und bewahrt den strukturierten Teil auf
• Exportiert Dokumente und Metadaten vollständig für Betriebsprüfung und Anbieterwechsel
• Bindet Ihr ERP-System und die Übergabe an die Steuerkanzlei (DATEV) an
• Lässt sich in Outlook und Microsoft 365 nutzen, wenn Ihr Team dort arbeitet
• Bildet Rechte nach Rollen ab und trennt sensible Bereiche wie Personal sauber
• Passt in Betriebsart und Rechenzentrumsstandort zu Ihren Vorgaben
• Liefert einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Unterlagen für die Verfahrensdokumentation
• Nennt ein nachvollziehbares Lizenzmodell und alle Kosten über mindestens drei Jahre
• Bietet eine Teststellung mit Ihren eigenen Dokumenten

Zu einigen Punkten liefern die Datenblätter unseres Verzeichnisses schon vor dem ersten Gespräch Antworten, etwa zu Rechenzentren, DATEV, E-Rechnung, Zertifikaten und Preisen. Wo der Hersteller keine öffentliche Angabe macht, steht das im Profil ausdrücklich, und daraus ergeben sich die Fragen fürs Angebotsgespräch. Wie wir Datenblätter erstellen und prüfen, beschreibt die Seite So prüfen wir.

So läuft die Auswahl ab

Eine DMS-Auswahl muss kein monatelanges Ausschreibungsverfahren sein. Für die meisten mittelständischen Unternehmen genügen sechs Schritte:

1. Bestand aufnehmen. Dokumentarten mit Menge pro Monat, Zuständigen und heutigem Ablageort erfassen, dazu alle Programme, die Dokumente erzeugen oder brauchen.
2. Ziele festlegen. Was soll in einem Jahr besser sein? Beispiele: Rechnungen in fünf statt fünfzehn Tagen freigegeben, kein Papierarchiv im Keller mehr, Verträge mit Fristenwarnung.
3. Anforderungen schreiben. Ein kurzes Lastenheft mit Muss- und Kann-Kriterien, abgeleitet aus Zielen, Recht und Schnittstellen.
4. Markt sichten. Drei bis fünf Hersteller auswählen, deren Typ, Betriebsart und Schnittstellen passen. Die Bedarfsanalyse hilft dabei, das Verzeichnis einzugrenzen.
5. Angebote vergleichen. Gleiche Anforderungen an alle, Gesamtkosten über mehrere Jahre, offene Punkte schriftlich klären. Fehlende Posten in einem Angebot zeigt der Angebots-Check.
6. Testen. Eine Teststellung oder ein Pilot mit echten Dokumenten und echten Nutzern, bevor Sie unterschreiben.

Wie Sie jeden dieser Schritte umsetzen, wer im Projekt mitreden sollte und wann der Betriebsrat zu beteiligen ist, beschreibt der Ratgeber DMS einführen mit einer Gliederung für das Lastenheft und Fragen fürs Angebotsgespräch.

Typische Fehler bei der DMS-Auswahl

Viele DMS-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an Entscheidungen vor dem Kauf. Diese Fehler lassen sich vermeiden:

Funktionen statt Abläufe vergleichen. Funktionslisten der Hersteller sind fast deckungsgleich. Entscheidend ist, ob Ihr konkreter Ablauf, etwa die Rechnungsfreigabe mit drei Kostenstellen und Vertretung, ohne Programmierung abbildbar ist. Lassen Sie sich genau diesen Ablauf vorführen.

Nur den Lizenzpreis betrachten. Einrichtung, Schnittstellen, Datenübernahme und Wartung übersteigen bei vielen Projekten die Lizenzkosten. Ein günstiges Abonnement mit teurer Einführung kann über drei Jahre mehr kosten als eine scheinbar teurere Lösung.

Schnittstellen unterschätzen. „DATEV-fähig“ kann heißen, dass der Hersteller eine eigene Schnittstelle pflegt, dass ein Zusatzmodul nötig ist oder dass ein Partner eine Lösung anbietet. Klären Sie, wer die Schnittstelle bei Updates anpasst.

Den Ausstieg vergessen. Fragen Sie vor Vertragsschluss, in welchem Format Sie Dokumente und Metadaten bei einem Wechsel erhalten und was der Export kostet. Ein Archiv muss Jahre überdauern, Verträge mit Anbietern oft nicht.

Zu viel auf einmal. Wer alle Abteilungen gleichzeitig umstellen will, verliert sich in Abstimmungen. Ein Bereich mit klarem Nutzen zuerst, die anderen danach.

Ordnungsschema dem Hersteller überlassen. Welche Dokumentarten und Merkmale Sie brauchen, wissen nur Ihre Fachbereiche. Ein Partner kann ein Schema einrichten, entwerfen sollten Sie es selbst.

Mitarbeitende zu spät einbinden. Ein DMS ändert, wie Menschen täglich arbeiten. Wer die Buchhaltung, das Sekretariat oder die Kostenstellenverantwortlichen erst bei der Schulung fragt, bekommt ein System, das an ihren Abläufen vorbeigeht. Holen Sie die künftigen Hauptnutzer schon in die Anforderungen und in die Teststellung.

Testate falsch lesen. Eine Prüfbescheinigung zur Software ersetzt nicht Ihre Verfahrensdokumentation und nicht die ordnungsgemäße Einrichtung. Fragen Sie nach Prüfer, Prüfgegenstand und Datum. In unseren Datenblättern nennen 10 Hersteller ein Archiv-Testat mit Namen des Prüfers.

Die Herstellerlandschaft im Überblick

Dokumentenmanagement bieten sehr unterschiedliche Hersteller an, von Spezialisten für eine Branche bis zu internationalen Plattformen. Unser Herstellerverzeichnis führt 83 Hersteller, davon 51 mit vollständig geprüftem Datenblatt. Jede Angabe im Datenblatt ist mit der Herstellerquelle belegt, insgesamt 914 Quellen. Wo ein Hersteller keine öffentliche Angabe macht, steht das so im Profil.

Einige Muster zeigen sich über alle geprüften Datenblätter hinweg:

• Vertrieb über Partner ist verbreitet. Viele Hersteller verkaufen und führen über Systemhäuser ein. Für Sie heißt das: Der Partner bestimmt Einführungsqualität, Support und einen Teil der Kosten mit. Fragen Sie nach Referenzen des Partners, nicht nur des Herstellers.
• Cloud und eigener Server sind fast überall möglich, die Rechenzentren unterscheiden sich aber nach Land und Betreiber.
• Deutsche Besonderheiten sind oft Module. DATEV-Anbindung, E-Rechnung und KI-Erkennung kosten bei mehreren Herstellern extra oder kommen von Partnern.
• Preise sind selten vollständig öffentlich. Das macht ein strukturiertes Angebot mit Gesamtkosten umso wichtiger.

Für die Auswahl folgt daraus eine praktische Konsequenz: Sie entscheiden sich nicht nur für eine Software, sondern oft auch für ein Systemhaus, das sie einrichtet und betreut. Lassen Sie sich deshalb im Angebot ausweisen, welche Leistungen vom Hersteller kommen (Lizenz, Updates, Cloud-Betrieb) und welche vom Partner (Einrichtung, Schulung, Support, Anpassungen). Fragen Sie, wie viele Fachleute beim Partner das System betreuen, wie Vertretungen geregelt sind und was passiert, wenn der Partner die Zusammenarbeit mit dem Hersteller beendet. Ein kleines Systemhaus in Ihrer Nähe kann ein Vorteil sein, wenn es Ihre Branche kennt und schnell vor Ort ist. Es kann aber auch ein Risiko sein, wenn das gesamte Wissen über Ihre Installation bei einer einzigen Person liegt.

Wenn zwei Systeme in die engere Wahl kommen, stellen die Vergleichsseiten die Datenblätter nebeneinander, etwa DocuWare oder ELO im Vergleich. Für jeden geprüften Hersteller gibt es außerdem eine Seite mit Alternativen, die auf denselben Datenfeldern beruht.

Wie Sie jetzt weitermachen

Ein Dokumentenmanagementsystem lohnt sich, wenn Sie vorher wissen, welche Dokumente und Abläufe es tragen soll. Beginnen Sie mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme und einem kurzen Lastenheft, wählen Sie den passenden Typ und vergleichen Sie dann wenige Anbieter auf Basis gleicher Anforderungen und Gesamtkosten.

Die vertiefenden Ratgeber zu Einführung, Betriebsart, SharePoint, Open Source, Personalakte und Archivierung finden Sie in der Übersicht des Clusters unter diesem Artikel. Die Bedarfsanalyse am Ende dieser Seite fasst Ihre Anforderungen in neun Fragen zusammen und nennt Hersteller, deren Datenblätter dazu passen.