Digitale Personalakte: Pflicht ab 2027, Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und Einführung

Kurz gesagt: Eine digitale Personalakte führt alle Unterlagen zu einem Beschäftigten elektronisch, mit Registern, Zugriffsrechten und Löschfristen. Ab dem 1. Januar 2027 ist nicht die ganze Personalakte Pflicht, sondern die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV: Diese Pflicht besteht seit 2022, die Befreiung auf Antrag ist aber nur bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Wer ohnehin elektronisch umstellen muss, richtet sinnvollerweise gleich die ganze Akte digital ein.

Rund um das Datum 1. Januar 2027 kursieren zwei verkürzte Aussagen: „Die digitale Personalakte wird Pflicht“ und „Es ändert sich gar nichts“. Beide stimmen nicht. Dieser Artikel zeigt anhand des Gesetzestextes, was genau elektronisch vorliegen muss, welche Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen gelten, was Datenschutz und Betriebsverfassung verlangen und wie Sie die Umstellung Schritt für Schritt angehen. Rechtsstand: Oktober 2026.

Wie ein Dokumentenmanagement-System grundsätzlich arbeitet, von der Erfassung über Rechte bis zur revisionssicheren Ablage, erklärt unser Überblick zum Dokumentenmanagementsystem. Hier geht es um die Personalakte als einen der sensibelsten Anwendungsfälle.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine Personalakte sammelt die Unterlagen, die ein Arbeitgeber über einen Beschäftigten führt: Bewerbung, Vertrag und Vertragsänderungen, Bescheinigungen, Nachweise zur Sozialversicherung, Abwesenheiten, Weiterbildungen, Beurteilungen, Abmahnungen und am Ende die Austrittsunterlagen. Die digitale oder elektronische Personalakte (beide Begriffe meinen dasselbe) führt diese Unterlagen als Dateien in einer Software statt in Ordnern.

Der Mehrwert liegt nicht im Scannen selbst, sondern in drei Funktionen, die Papier nicht bietet:

• Zugriffsrechte je Register: Die Teamleitung sieht die Urlaubsübersicht, aber keine Gehaltsunterlagen. Die Lohnbuchhaltung sieht die Entgeltunterlagen, aber keine Abmahnungen.
• Fristen je Dokumentart: Jedes Dokument bekommt bei der Ablage eine Aufbewahrungsfrist. Ist sie abgelaufen, schlägt das System die Löschung vor.
• Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann welches Dokument geöffnet, geändert oder exportiert? Bei Papier lässt sich das nicht belegen.

Eine Personalakte ist im Gesetz nicht abschließend definiert. Das Betriebsverfassungsgesetz setzt sie voraus, wenn es Beschäftigten ein Einsichtsrecht gibt (§ 83 BetrVG). Für Sie heißt das: Was in die Akte gehört, bestimmen Sie im Rahmen von Datenschutz und Arbeitsrecht selbst. Diese Freiheit sollten Sie nutzen, um die Akte schlank zu halten.

Ab 2027: Was wirklich Pflicht ist

Die Rechtsgrundlage ist die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Nach § 8 Abs. 2 BVV sind bestimmte Unterlagen „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“. Entgeltunterlagen sind die Aufzeichnungen, die Arbeitgeber für die Sozialversicherung führen müssen. Die Liste in Absatz 2 umfasst rund zwanzig Nummern. Für die meisten Unternehmen sind diese besonders wichtig:

• Unterlagen zu Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel (bei Beschäftigten aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums), zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung und zur Entsendung (Nr. 1),
• die Arbeitserlaubnis beziehungsweise der Aufenthaltstitel nach der Beschäftigungsverordnung (Nr. 2),
• die Daten der erstatteten Meldungen und der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen (Nr. 3 und 3a),
• der Verzicht geringfügig Beschäftigter auf die Rentenversicherungsfreiheit und der Antrag auf Befreiung (Nr. 4, 4a),
• eine Kopie der Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes, also des Nachweises der wesentlichen Arbeitsbedingungen (Nr. 6),
• Erklärungen zu weiteren Beschäftigungen bei Minijobs (Nr. 7),
• der Nachweis der Elterneigenschaft und der Kinderzahl für die Pflegeversicherung (Nr. 11),
• die Aufzeichnungen zur Arbeitszeit nach Mindestlohngesetz und Arbeitnehmer-Entsendegesetz (Nr. 13),
• Bescheinigungen und Erklärungen zu Pflegeunterstützungsgeld und Pflegezeit (Nr. 14, 15).

Seit wann gilt das? Laut Deutscher Rentenversicherung müssen diese begleitenden Entgeltunterlagen seit dem 1. Januar 2022 elektronisch vorliegen. Neu ab 2027 ist etwas anderes: § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV erlaubt eine Befreiung auf Antrag beim Prüfdienst der Rentenversicherung nur „bis zum 31. Dezember 2026“. Danach gibt es diese Ausnahme nicht mehr.

Parallel endet eine zweite Übergangsregel. Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), bei der Daten aus dem Entgeltabrechnungsprogramm elektronisch an die Rentenversicherung gehen (§ 28p Abs. 6a SGB IV), ist laut DRV seit dem 1. Januar 2023 Pflicht für die Entgeltabrechnung. Einen Verzicht erlaubt § 126 SGB IV nur für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026. Die DRV-Seite zur euBP fasst zusammen: Für alle Abrechnungsfälle ab dem 01.01.2027 ist die Übermittlung verpflichtend.

1. 01.01.2022Begleitende Entgeltunterlagen elektronischPflicht nach § 8 Abs. 2 BVV, Befreiung auf Antrag beim Prüfdienst möglich.
2. 01.01.2023euBP Pflicht für die EntgeltabrechnungDatenübermittlung an die Rentenversicherung, Verzicht auf Antrag möglich (§ 126 SGB IV).
3. 01.01.2025Nachweisgesetz in TextformNachweis der Arbeitsbedingungen darf elektronisch übermittelt werden (§ 2 Abs. 1 NachwG).
4. 31.12.2026Ende der BefreiungenLetzter Tag für Befreiung (§ 8 Abs. 3 BVV) und Verzicht auf euBP (§ 126 SGB IV).
5. 01.01.2027Keine Ausnahme mehrEntgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV nur noch elektronisch; euBP für alle Abrechnungsfälle.

Die IHK Schleswig-Holstein empfiehlt, die Umstellung als Projekt mit Bestandsaufnahme anzugehen: neue Dokumente ab einem Stichtag direkt digital, Altakten nach Priorität.

Was nicht Pflicht ist

Die Pflicht betrifft die in § 8 Abs. 2 BVV aufgezählten Unterlagen, nicht die Personalakte als Ganzes. Kein Gesetz verlangt, dass Sie Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen, Weiterbildungsnachweise oder Urlaubsanträge ab 2027 elektronisch führen. Wer diese Teile weiter auf Papier führt, verstößt damit nicht gegen die BVV.

Einige Feinheiten aus dem Gesetzestext:

• Herkunft der Unterlagen: Nach § 8 Abs. 3 Satz 1 BVV stellen die zuständigen Stellen oder der Beschäftigte dem Arbeitgeber die Entgeltunterlagen elektronisch zur Verfügung, soweit sie nicht ohnehin aus der Abrechnung kommen. Bringt ein neuer Beschäftigter eine Bescheinigung auf Papier mit, muss sie trotzdem elektronisch zu den Entgeltunterlagen.
• Altbestände: Eine ausdrückliche Regel, ob ältere Papierunterlagen nachträglich zu digitalisieren sind, enthält § 8 BVV nicht. Klären Sie das für Ihren Bestand mit Ihrer Lohnbuchhaltung, Ihrem Steuerberater oder dem Prüfdienst der Rentenversicherung, bevor Sie Papier vernichten.
• Lohnprogramm statt Akte: Viele der Angaben entstehen ohnehin elektronisch im Entgeltabrechnungsprogramm. Die BVV schreibt nicht vor, dass sie in einem DMS liegen; sie müssen elektronisch und prüfbar sein.

Praktisch spricht trotzdem viel dafür, die ganze Akte digital zu führen. Sonst existieren für dieselbe Person zwei Ablagen mit unterschiedlichen Regeln, und die Frage „Wo liegt die Kopie des Nachweises nach NachwG?“ hat zwei mögliche Antworten.

Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen

Für die Personalakte als Ganzes gibt es keine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Es gibt Fristen für einzelne Unterlagen, und es gibt die Pflicht aus dem Datenschutz, nicht mehr benötigte Daten zu löschen. Die wichtigsten belegten Fristen:

Unterlage	Frist	Rechtsgrundlage
Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen, Beitragsnachweise	bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt	§ 28f Abs. 1 SGB IV
Lohnkonten	bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung	§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG
Buchungsbelege (z. B. Belege zu Lohnbuchungen in der Finanzbuchhaltung)	acht Jahre (Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute: zehn Jahre nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO)	§ 147 Abs. 3 AO
Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich	mindestens zwei Jahre	§ 16 Abs. 2 ArbZG
Arbeitszeitaufzeichnungen nach Mindestlohngesetz (Minijobs, Branchen nach § 2a SchwarzArbG)	mindestens zwei Jahre	§ 17 Abs. 1 MiLoG

Die Rentenversicherung prüft nach § 28p Abs. 1 SGB IV mindestens alle vier Jahre. Die Frist für Entgeltunterlagen hängt also vom Prüfungsrhythmus ab und lässt sich nicht als feste Jahreszahl angeben; ein DMS sollte sie deshalb an das Datum der letzten Prüfung koppeln können.

Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber haben keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Maßgeblich sind die Fristen für Ansprüche wegen Benachteiligung: Der Anspruch muss innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Ablehnung schriftlich geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 4 AGG), die Klage innerhalb von drei Monaten danach (§ 61b ArbGG). Daraus leiten viele Arbeitgeber eine Speicherdauer von einigen Monaten ab; legen Sie Ihren Wert im Löschkonzept fest und begründen Sie ihn.

Nach dem Austritt bleiben Unterlagen, die für mögliche Ansprüche gebraucht werden, etwa zum Zeugnis oder zu offenen Vergütungsfragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 BGB).

Eine Übersicht über alle Aufbewahrungsfristen, auch für Rechnungen und Geschäftsbriefe, finden Sie im Artikel Aufbewahrungsfristen.

Datenschutz: DSGVO, BDSG und das EuGH-Urteil

Personalakten enthalten besonders schutzwürdige Daten: Bankverbindung, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, oft auch Angaben zu Gesundheit, Schwerbehinderung oder Religionszugehörigkeit. Für die zuletzt genannten Angaben als „besondere Kategorien“ personenbezogener Daten gelten die strengeren Regeln aus Art. 9 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Art. 88 DSGVO erlaubt den Mitgliedstaaten, für den Beschäftigtendatenschutz spezifischere Vorschriften zu erlassen. Deutschland hat das mit § 26 BDSG getan; die Vorschrift steht weiterhin im Gesetz (geprüft im Oktober 2026). Der Europäische Gerichtshof hat 2023 allerdings entschieden (Urteil C-34/21), dass nationale Regeln nur dann „spezifischere Vorschriften“ sind, wenn sie die Anforderungen aus Art. 88 Abs. 2 DSGVO erfüllen; andernfalls bleiben sie unangewendet, es sei denn, sie sind nach einer anderen Vorschrift der DSGVO eine tragfähige Rechtsgrundlage. Der Fall betraf hessisches Landesrecht; der Maßstab gilt aber für jede nationale Vorschrift, die sich auf Art. 88 DSGVO stützt, nach verbreiteter Auffassung also auch für den fast wortgleichen § 26 Abs. 1 BDSG. Stützen Sie die Verarbeitung von Personaldaten deshalb mit Ihrem Datenschutzbeauftragten auch auf die allgemeinen Rechtsgrundlagen der DSGVO, etwa die Erfüllung des Arbeitsvertrags oder rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c).

Für die digitale Akte folgen daraus konkrete Anforderungen:

• Erforderlichkeit: In die Akte gehört nur, was für das Arbeitsverhältnis gebraucht wird. Ein Scan des kompletten Personalausweises ist selten erforderlich.
• Speicherbegrenzung und Löschung: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck nötig ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO); danach greift die Löschpflicht (Art. 17 DSGVO).
• Sicherheit: Art. 32 DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, etwa Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und die Fähigkeit, Daten nach einem Zwischenfall wiederherzustellen.
• Auskunft: Beschäftigte können nach Art. 15 DSGVO Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangen. Eine gut strukturierte digitale Akte macht diese Auskunft deutlich einfacher.

Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung; die Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Zugriffsrechte und Einsichtsrecht der Beschäftigten

Das Rechtekonzept ist der Kern jeder digitalen Personalakte. Bewährt hat sich ein Aufbau nach Rollen und Registern: Jede Rolle (Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Führungskraft, Geschäftsführung, Datenschutz) bekommt Zugriff nur auf die Register, die sie für ihre Aufgabe braucht. Gesundheitsbezogene Unterlagen gehören in ein eigenes Register mit besonders engem Kreis.

Beschäftigte haben nach § 83 Abs. 1 BetrVG das Recht, ihre Personalakte einzusehen, und dürfen dazu ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, das über den Inhalt Stillschweigen bewahrt. Nach Absatz 2 sind Erklärungen des Beschäftigten zum Inhalt der Akte auf Verlangen beizufügen. Für die digitale Akte bedeutet das zweierlei: Sie brauchen einen Weg, die Akte vollständig und lesbar vorzulegen, etwa als Ansicht in einem Mitarbeiterportal oder als Termin mit der Personalabteilung. Und Sie brauchen ein Feld oder Register für Gegendarstellungen, das mit dem betroffenen Dokument verknüpft ist.

Wichtig: Eine Personalakte ist das, was tatsächlich über die Person geführt wird, nicht nur das, was im Register „Personalakte“ steht. Unterlagen in Postfächern, Netzlaufwerken oder Tabellen der Führungskräfte sind Teil des Problems, das die digitale Akte lösen soll. Legen Sie fest, dass Personalunterlagen nur in der Akte gespeichert werden.

Betriebsrat: Mitbestimmung bei der Einführung

Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, ist er bei der Einführung in der Regel zu beteiligen. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Ein DMS protokolliert Zugriffe und Bearbeitungen, eine HR-Software oft zusätzlich Abwesenheiten und Ziele. Ob das im Einzelfall unter die Vorschrift fällt, ist eine Rechtsfrage; in der Praxis wird die digitale Personalakte meist über eine Betriebsvereinbarung eingeführt.

Typische Inhalte einer solchen Vereinbarung:

1. Zweck der digitalen Akte und abschließende Liste der Register
2. Rollen und Zugriffsrechte, einschließlich Vertretung
3. Umgang mit Protokollen: wer sie auswerten darf und zu welchem Zweck
4. Ausschluss von Leistungs- und Verhaltensauswertungen aus der Akte
5. Einsichtsrecht und Verfahren für Gegendarstellungen
6. Lösch- und Aufbewahrungsregeln
7. Umgang mit Altakten auf Papier

Wer den Betriebsrat früh einbindet, gewinnt meist Zeit: Viele Fragen, die er stellt, müssen Sie ohnehin für das Datenschutzkonzept beantworten.

Struktur: Register einer digitalen Personalakte

Gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Gliederung. Bewährt hat sich eine Einteilung, die sich an Rechten und Fristen orientiert, denn jedes Register bekommt eigene Zugriffsrechte und eigene Löschregeln. Ein Beispiel, das Sie an Ihr Unternehmen anpassen:

1. Stammdaten und VertragArbeitsvertrag, Nachweis nach NachwG, Änderungen, Zusatzvereinbarungen
2. Entgelt und SozialversicherungUnterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, Steuer- und Versicherungsnachweise, Bescheinigungen
3. Arbeitszeit und AbwesenheitUrlaub, Elternzeit, Pflegezeit, Arbeitszeitnachweise
4. Gesundheit (eng begrenzt)betriebliches Eingliederungsmanagement, Schwerbehinderung, arbeitsmedizinische Bescheinigungen
5. Qualifikation und EntwicklungZeugnisse, Zertifikate, Weiterbildungen, Unterweisungen
6. Beurteilung und MaßnahmenZielvereinbarungen, Abmahnungen mit Gegendarstellungen
7. AustrittKündigung oder Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis, Abmeldungen

Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber gehören nicht in die Personalakte, sondern in eine eigene Ablage mit kurzer Löschfrist. Erst mit der Einstellung wandern die nötigen Unterlagen in die Akte.

Löschkonzept: Fristen in Regeln übersetzen

Ein Löschkonzept legt für jede Dokumentart fest, wie lange sie aufbewahrt wird, ab welchem Ereignis die Frist läuft und wer die Löschung freigibt. In der digitalen Akte wird daraus eine Regel, die das System bei der Ablage anwendet. Drei Ereignisse genügen für die meisten Fälle:

• Dokumentdatum: etwa bei Arbeitszeitnachweisen (mindestens zwei Jahre)
• Letzte Betriebsprüfung: bei Entgeltunterlagen nach § 28f SGB IV
• Austrittsdatum: für alles, was bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses gebraucht wird, plus die Frist, die Sie aus Verjährung und Prüfungsrhythmus ableiten

Zwei Punkte werden oft übersehen. Erstens: Eine Löschsperre muss stärker sein als einzelne Nutzer. Läuft eine gesetzliche Frist, darf niemand das Dokument versehentlich löschen. Zweitens: Löschen heißt auch Datensicherungen bedenken. Ihr Konzept sollte beschreiben, wie lange gelöschte Dokumente noch in Sicherungen liegen und wie Sie verhindern, dass sie bei einer Wiederherstellung unbemerkt zurückkommen. Wie revisionssichere Ablage und Löschsperren technisch umgesetzt werden, erklärt der Artikel Revisionssichere Archivierung.

Arbeitsverträge und Nachweise elektronisch: was erlaubt ist

Ein Grund, warum Personalakten lange auf Papier blieben, war die Form. Hier hat sich 2025 etwas Wesentliches geändert.

Nachweis der Arbeitsbedingungen: Seit dem 1. Januar 2025 erlaubt § 2 Abs. 1 NachwG den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform. Voraussetzung: Das Dokument ist für den Beschäftigten zugänglich, kann gespeichert und ausgedruckt werden, und der Arbeitgeber fordert mit der Übermittlung einen Empfangsnachweis an. Auf Verlangen muss er den Nachweis trotzdem schriftlich erteilen. Die Änderung kam mit Artikel 50 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes. Ausgenommen sind Beschäftigte in Wirtschaftsbereichen nach § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Spedition und Logistik oder Gebäudereinigung; dort bleibt es bei der Schriftform.

Unbefristeter Arbeitsvertrag: Für ihn selbst schreibt das Gesetz keine Form vor. Den Nachweis nach NachwG ersetzt er aber nur, wenn er die dort geforderten Angaben enthält und in der zulässigen Form vorliegt.

Befristung: Die Befristung eines Arbeitsvertrags bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Die Schriftform kann grundsätzlich durch die elektronische Form ersetzt werden (§ 126 Abs. 3 BGB), also durch eine qualifizierte elektronische Signatur beider Seiten. Eine einfache elektronische Unterschrift oder ein eingescannter Namenszug genügt nicht.

Kündigung und Aufhebungsvertrag: Hier ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen (§ 623 BGB). Das Original mit eigenhändiger Unterschrift muss existieren; die digitale Akte enthält eine Kopie.

Daraus folgt eine wichtige Regel für die Umstellung: Nicht jedes Papier darf nach dem Scannen vernichtet werden. Legen Sie im Konzept fest, welche Originale aufbewahrt werden. Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung.

Einführung Schritt für Schritt

Die digitale Personalakte ist ein überschaubares Projekt, wenn Sie in der richtigen Reihenfolge vorgehen. Ein Beispiel zur Einordnung: Ein Maschinenbauer mit 120 Beschäftigten, Betriebsrat und externer Lohnabrechnung kann die folgenden Schritte gut in einem Quartal schaffen, wenn Personalabteilung, IT und Betriebsrat früh am Tisch sitzen. Die Dauer hängt vor allem von Altbeständen und Abstimmungen ab.

1. BestandsaufnahmeWelche Unterlagen gibt es, wo liegen sie, welche fallen unter § 8 Abs. 2 BVV?
2. Register und FristenGliederung festlegen, je Register Rechte und Löschregel bestimmen.
3. Datenschutz und BetriebsratVerarbeitungsverzeichnis, gegebenenfalls Folgenabschätzung, Betriebsvereinbarung.
4. Software auswählenDMS mit Personalakte oder HR-Software, Anbindung an die Lohnabrechnung prüfen.
5. Stichtag festlegenAb dann neue Dokumente nur noch digital; Altakten nach Priorität übernehmen.
6. VerfahrensdokumentationScannen, Ablage, Rechte, Löschung und Datensicherung beschreiben.
7. Schulung und KontrolleRollen schulen, nach drei Monaten Rechte und Ablage stichprobenartig prüfen.

Bei den Altakten lohnt eine Priorisierung: Zuerst die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV der aktiven Beschäftigten, dann die übrigen Register der aktiven Beschäftigten, zuletzt ausgeschiedene Beschäftigte. Bei Letzteren prüfen Sie vorher, ob die Unterlagen überhaupt noch aufbewahrt werden müssen; oft ist Löschen die bessere Option als Scannen. Ob Sie Papieroriginale nach dem Scannen vernichten dürfen, hängt von der Art des Dokuments ab, wie im Abschnitt zur Form beschrieben, und von Ihrem Scanverfahren; Grundlagen dazu enthält der Artikel Ersetzendes Scannen.

Wie Sie ein DMS-Projekt insgesamt planen, vom Lastenheft bis zur Schulung, beschreibt der Artikel DMS einführen. Die Prozessbeschreibung, die Finanzverwaltung und Prüfer erwarten, erläutert der Artikel Verfahrensdokumentation.

DMS oder HR-Software: Wo die Personalakte am besten liegt

Für die digitale Personalakte gibt es zwei Wege: ein Modul in einem Dokumentenmanagement-System oder die Aktenfunktion einer HR-Software. Beide können funktionieren. Die Entscheidung hängt davon ab, was Sie sonst schon einsetzen und was Sie zusätzlich brauchen.

Kriterium	Personalakte im DMS	Personalakte in der HR-Software
Stärke	revisionssichere Ablage, Löschsperren, Fristen, eine Ablage für alle Abteilungen	Personalprozesse wie Bewerbung, Urlaub, Ziele, Mitarbeiterportal
Typische Lücke	HR-Prozesse oft nur über Zusatzmodule oder Workflows	Archivfunktionen und Löschregeln je Dokumentart unterschiedlich ausgeprägt
Anbindung Lohnabrechnung	über Schnittstelle oder Import	häufig direkt im Produkt oder beim selben Anbieter
Passt, wenn	Sie bereits ein DMS nutzen oder einführen und Rechnungen, Verträge und Personal einheitlich ablegen wollen	Sie viele Personalprozesse digitalisieren wollen und die Akte Teil davon ist

Einige DMS-Hersteller bieten eigene Module für die Personalakte an. In unseren geprüften Datenblättern beschreibt zum Beispiel easy software mit easy hr ein Produkt für die digitale Personalakte und Personalprozesse von der Bewerbung bis zur Mitarbeiterentwicklung. Ob und wie ein System Ihre Lohnabrechnung anbindet, klären Sie am besten mit einem konkreten Anforderungsprofil.

Weil Personaldaten besonders schützenswert sind, lohnt bei der Auswahl ein Blick auf Nachweise zur Informationssicherheit und auf den Ort, an dem die Daten liegen. Diese Angaben machen die Hersteller laut unseren geprüften Datenblättern:

Hersteller	ISO/IEC 27001	weitere Nachweise
aconso	ja	–
Amagno	ja	–
ARXivar (Able Tech)	ja	ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 und ISO/IEC 27018
Basware	ja	ISO/IEC 27001 (inkl. ISO/IEC 27017 und 27018)
Box	ja	ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018
Caya	ja	–
Comarch	ja	–
d.velop	ja	TISAX (Assessment-Level 2)
DATEV DMS	ja	–
DocuWare	ja	SOC 2 Type 2
Doxis	ja	SOC 1 Typ 2, SOC 2 Typ 1 und 2, SOC 3
easy software	ja	–
ELO Digital Office	ja	–
enaio (Optimal Systems)	ja	–
Esker	ja	–
Fabasoft	ja	ISO/IEC 27018
forcont	ja	–
Hyland	ja	SOC 2
Insiders Technologies	ja	–
JobRouter	ja	–
Kendox	ja	–
Laserfiche	ja	–
M-Files	ja	ISAE 3000 (SOC 2)
Medius	ja	–
Microsoft SharePoint	ja	BSI C5 (Typ 2)
nscale (Ceyoniq Technology)	ja	BSI TR-ESOR
Open Bee	ja	–
OpenText	ja	ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 1 Type II, SOC 2 Type II
Scopevisio	ja	–
Siav (Archiflow)	ja	ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 und ISO/IEC 27018
Therefore	ja	–
xSuite	ja	–
Yooz	ja	–
Zeendoc (Sages Informatique)	ja	–
Zucchetti	ja	ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018

Zertifikate gelten für den genannten Geltungsbereich, nicht automatisch für jedes Produkt oder jeden Partnerbetrieb.

Hersteller	Cloud	Eigener Server	Rechenzentrum
aconso	ja	ja	Deutschland
agorum	ja	ja	Deutschland
Amagno	ja	ja	Deutschland
AODocs (Altirnao, Inc.)	ja	keine öffentliche Angabe	USA, Deutschland
ARXivar (Able Tech)	ja	ja	EU
Basware	ja	keine öffentliche Angabe	USA, Europa, Asien-Pazifik
bitfarm-Archiv	keine öffentliche Angabe	ja	keine öffentliche Angabe
Box	ja	nein	EU, Frankreich, Schweiz, Großbritannien, USA, Kanada, Australien, Japan, Singapur, Israel
Caya	ja	nein	Deutschland
Comarch	ja	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
CompuDMS (CompuKöln)	ja	ja	Deutschland
d.velop	ja	ja	Deutschland
DATEV DMS	ja	ja	Deutschland
DOCBOX	ja	ja	Deutschland
DOCUframe (GSD Software)	ja	ja	Deutschland
docuvita	ja	ja	Deutschland
DocuWare	ja	ja	EU, USA, Japan, Australien
Doxis	ja	ja	Deutschland, Frankreich, Irland, Großbritannien
easy software	ja	ja	Deutschland, Schweiz, USA
ecoDMS	ja	ja	Deutschland
ELO Digital Office	ja	ja	Europa
enaio (Optimal Systems)	ja	ja	Deutschland
Esker	ja	keine öffentliche Angabe	Frankreich, Deutschland, USA, Irland, Niederlande, Großbritannien, Kanada, Australien, Singapur
Fabasoft	ja	ja	Österreich, Deutschland, Schweiz
forcont	ja	ja	Deutschland
Hyland	ja	ja	Deutschland
IBM Content Cortex (FileNet)	ja	ja	keine öffentliche Angabe
Insiders Technologies	ja	ja	Deutschland
JobRouter	ja	ja	Deutschland, USA
Kendox	ja	ja	Deutschland, Schweiz
Laserfiche	ja	ja	USA, Kanada, Irland
LogicalDOC	ja	ja	keine öffentliche Angabe
M-Files	ja	ja	keine öffentliche Angabe
Medius	ja	keine öffentliche Angabe	Europa, USA, Australien
Microsoft SharePoint	ja	ja	Deutschland, weitere Microsoft-Regionen weltweit
nscale (Ceyoniq Technology)	ja	ja	Deutschland
Open Bee	ja	ja	Frankreich
OpenKM	ja	ja	keine öffentliche Angabe
OpenText	ja	ja	Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Kanada, Australien
PROXESS	ja	ja	Deutschland, Schweiz, USA
Scopevisio	ja	nein	Deutschland
Siav (Archiflow)	ja	ja	keine öffentliche Angabe
SmartDocs (DMSFACTORY)	nein	ja	keine öffentliche Angabe
SOL-IT	keine öffentliche Angabe	ja	keine öffentliche Angabe
Starke-DMS	ja	ja	Deutschland
Therefore	ja	ja	EU
windream	ja	ja	keine öffentliche Angabe
xSuite	ja	ja	keine öffentliche Angabe
Yooz	ja	nein	Europa
Zeendoc (Sages Informatique)	ja	keine öffentliche Angabe	Frankreich
Zucchetti	ja	ja	keine öffentliche Angabe

Fragen Sie bei Zertifikaten nach, welche Teile der Leistung der Geltungsbereich abdeckt, gerade wenn ein Partner das System betreibt. Wer zwischen eigenem Server und Cloud abwägt, findet die Kriterien im Artikel DMS in der Cloud oder auf eigenem Server.

Personalakte in der Cloud: Verträge und Prüfungen

Viele Unternehmen führen die digitale Personalakte in einer Cloud-Lösung, bei der ein Hersteller oder Partner das System betreibt. Das ist zulässig, verlagert aber Pflichten in Verträge. Drei Punkte gehören vor den Start auf die Liste.

Auftragsverarbeitung: Verarbeitet ein Dienstleister Personaldaten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Er regelt unter anderem, dass der Dienstleister nur nach Ihrer Weisung handelt, welche Sicherheitsmaßnahmen er trifft, welche Unterauftragnehmer er einsetzen darf und was mit den Daten am Vertragsende geschieht. Lassen Sie sich die Liste der Unterauftragnehmer zeigen, denn Rechenzentrum, Support und Texterkennung können bei unterschiedlichen Firmen liegen.

Datenschutz-Folgenabschätzung: Art. 35 DSGVO verlangt eine Folgenabschätzung, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen mit sich bringt. Bei umfangreicher Verarbeitung von Gesundheitsdaten oder bei automatisierten Auswertungen von Beschäftigtendaten liegt diese Frage nahe. Klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob sie für Ihre Ausgestaltung nötig ist, und dokumentieren Sie das Ergebnis in jedem Fall.

Ausstieg: Personalunterlagen müssen teils länger aufbewahrt werden, als ein Softwarevertrag läuft. Vereinbaren Sie, in welchem Format Sie Dokumente und Metadaten bei Vertragsende erhalten, einschließlich der Aufbewahrungs- und Löschfristen je Dokument. Ein Export ohne Fristen zwingt Sie, jedes Dokument neu zu bewerten.

Ein Beispiel zur Einordnung: Ein Handelsunternehmen mit 60 Beschäftigten bucht die Personalakte als Cloud-Dienst beim Partner eines DMS-Herstellers. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird mit dem Partner geschlossen, das Rechenzentrum betreibt ein Dritter. Prüfen sollte das Unternehmen deshalb nicht nur das Zertifikat des Herstellers, sondern auch, wer die Daten tatsächlich verarbeitet und unter welchen Nachweisen.

Typische Fehler bei der digitalen Personalakte

• Nur scannen, nicht strukturieren. Ein PDF je Person mit allem darin erfüllt keine Anforderung an Rechte oder Fristen.
• Rechte nach Abteilung statt nach Register. Wer Personal sieht, sieht dann alles, auch Gesundheitsdaten.
• Keine Löschregeln. Ohne Fristen wächst die Akte unbegrenzt, und mit ihr das Risiko bei einem Datenleck.
• Originale zu früh vernichten. Kündigungen, Aufhebungsverträge und befristete Verträge brauchen die vorgeschriebene Form; der Scan ersetzt sie nicht.
• Schattenablagen dulden. Gehaltslisten in Tabellen und Abmahnungen im Postfach der Führungskraft unterlaufen jedes Rechtekonzept.
• Betriebsrat zu spät einbinden. Eine nachträgliche Betriebsvereinbarung kostet mehr Zeit als eine frühe.
• Die Frist 31.12.2026 mit dem Projektende verwechseln. Die elektronischen Entgeltunterlagen müssen ab dem 1. Januar 2027 laufen, nicht erst geplant sein.

Kurzcheck für den 1. Januar 2027

Wenn Sie nur wenig Zeit haben, prüfen Sie diese fünf Fragen zuerst. Sie betreffen ausschließlich die gesetzliche Pflicht, nicht die vollständige digitale Akte.

1. Haben Sie eine Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV? Wenn ja, endet die Möglichkeit dazu mit dem 31. Dezember 2026. Ab 2027 müssen die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch vorliegen.
2. Wo liegen die begleitenden Entgeltunterlagen heute? Arbeitserlaubnisse, Befreiungsanträge von Minijobbern, Kinder-Nachweise für die Pflegeversicherung und die Kopie des Nachweises nach NachwG liegen oft noch in Papierordnern. Legen Sie fest, wer sie wo elektronisch ablegt.
3. Wer führt die Lohnabrechnung? Bei externer Abrechnung, etwa über den Steuerberater, klären Sie, welche Unterlagen dort elektronisch vorliegen und welche Sie selbst beisteuern. Die Verantwortung für vollständige Entgeltunterlagen bleibt beim Arbeitgeber (§ 28f SGB IV).
4. Läuft die euBP-Übermittlung? Haben Sie bisher auf Antrag verzichtet, prüfen Sie mit Ihrem Lohnprogramm oder Abrechnungsdienstleister, dass die Übermittlung für Abrechnungsfälle ab Januar 2027 funktioniert.
5. Sind neue Dokumente ab einem Stichtag digital? Am einfachsten ist eine Regel wie: Ab 1. Dezember 2026 werden alle neuen Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV nur noch elektronisch angenommen und abgelegt.

Sind diese fünf Punkte erledigt, erfüllen Sie den gesetzlichen Kern. Alles Weitere in diesem Artikel macht aus der Pflicht eine Akte, die auch im Alltag der Personalabteilung trägt.

Nächster Schritt

Die Pflicht ab 2027 ist enger, als viele Überschriften vermuten lassen: Elektronisch geführt werden müssen die Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, und die Befreiung endet am 31. Dezember 2026. Die übrige Personalakte dürfen Sie weiter auf Papier führen. Wer ohnehin umstellt, gewinnt mit einer vollständig digitalen Akte aber Ordnung bei Rechten, Fristen und Auskünften, und die Grundlage dafür ist dieselbe wie bei jedem anderen DMS-Projekt.

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