SharePoint als DMS: Was Microsoft 365 kann, wo GoBD-Lücken bleiben und welche drei Wege es gibt

Kurz gesagt: SharePoint kann Dokumente ablegen, versionieren, mit Metadaten versehen und über Microsoft Purview vor dem Löschen schützen. Als DMS für steuerrelevante Belege fehlen im Mittelstand aber meist Rechnungseingang, E-Rechnungsverarbeitung, DATEV-Übergabe und ein Prüfnachweis zur Archivierung, und die Aufbewahrungsfunktionen hängen an Konfiguration und Lizenz. Sie haben drei Wege: SharePoint allein mit sauberer Purview-Konfiguration, SharePoint mit einer Archiv- oder DMS-Erweiterung oder ein eigenständiges DMS, das Microsoft 365 einbindet.

Viele mittelständische Unternehmen bezahlen SharePoint bereits mit ihren Microsoft-365-Lizenzen. Die naheliegende Frage lautet deshalb: Brauchen wir überhaupt ein zusätzliches Dokumentenmanagementsystem? Was ein DMS grundsätzlich leisten muss und wie Sie die Anforderungen sammeln, beschreibt unser Überblick Dokumentenmanagementsystem: Funktionen, Auswahl und Kosten. Dieser Artikel prüft SharePoint gegen genau diese Anforderungen, mit Microsofts eigener Dokumentation als Quelle und den Angaben aus unserem geprüften Datenblatt zu Microsoft SharePoint.

Die kurze Antwort hängt von Ihren Dokumenten ab. Für Angebote, Projektunterlagen, Handbücher und Teamablagen ist SharePoint oft ein gutes Werkzeug. Für Eingangsrechnungen, Buchungsbelege und alles, was der Betriebsprüfer sehen will, wird es anspruchsvoller. Die folgenden Abschnitte zeigen, wo die Grenze verläuft, welche Lizenz Sie für welche Funktion brauchen und wie Sie sich zwischen drei Wegen entscheiden. Rechtsstand Oktober 2026, Microsoft-Dokumentation abgerufen am 02.10.2026.

Was SharePoint an Dokumentenmanagement mitbringt

SharePoint in Microsoft 365 (früher SharePoint Online) ist laut unserem Datenblatt in den Business- und Enterprise-Plänen von Microsoft 365 enthalten. Daneben gibt es die SharePoint Server-Abonnementedition für den Betrieb im eigenen Rechenzentrum. Für den Mittelstand steht heute meist die Cloud-Variante im Vordergrund; was Cloud und eigener Server allgemein unterscheidet, lesen Sie im Artikel DMS in der Cloud oder auf dem eigenen Server.

An Grundfunktionen für die Dokumentenverwaltung bringt SharePoint mit:

• Dokumentbibliotheken als Ablageort, gegliedert nach Websites, Bibliotheken und Ordnern, mit Berechtigungen auf jeder Ebene.
• Metadaten über eigene Spalten und Inhaltstypen, etwa Belegart, Lieferant oder Projektnummer. Damit lässt sich nach Eigenschaften filtern statt nach Ordnerpfaden suchen.
• Versionierung: Laut Microsoft behält die Versionsverwaltung standardmäßig mindestens 500 Hauptversionen; der Grenzwert lässt sich ändern.
• Suche über Microsoft Search im Standardumfang. Texterkennung für gescannte Bilder ist laut Datenblatt ein nutzungsbasiert abgerechneter Zusatzdienst.
• Abläufe über Power Automate, etwa Freigaben. Die Microsoft-365-Lizenzen enthalten laut Datenblatt einen begrenzten Funktionsumfang, erweiterte Funktionen kosten extra.
• Integration in Outlook, Teams, Word und Excel sowie eine mobile App.

Wer SharePoint lieber im eigenen Rechenzentrum betreibt, nutzt die SharePoint Server-Abonnementedition. Sie wird laut Datenblatt seit November 2021 unterstützt und lässt sich hybrid mit SharePoint in Microsoft 365 kombinieren; die mobile App funktioniert auch mit lokalen Servern. Die Aufbewahrungs- und Datensatzfunktionen, die dieser Artikel beschreibt, dokumentiert Microsoft für SharePoint in Microsoft 365. Wenn Sie die Serverversion einsetzen, lassen Sie sich den Funktionsumfang für Aufbewahrung und Löschschutz gesondert bestätigen.

Unterm Strich bietet SharePoint mehr als viele Dateiserver. Was fehlt, sind vor allem fertige Fachabläufe: Eine Eingangsrechnung erkennt SharePoint nicht von selbst als Rechnung, ordnet sie keinem Kreditor zu und schickt sie nicht zur Freigabe, solange Sie das nicht selbst bauen oder zukaufen.

Aufbewahrung und Datensätze mit Microsoft Purview

Die Funktionen, die SharePoint in die Nähe eines Archivs bringen, kommen aus Microsoft Purview, dem Compliance-Bereich von Microsoft 365. Dort gibt es zwei Werkzeuge, die oft verwechselt werden.

Aufbewahrungsrichtlinien (retention policies) gelten für ganze Speicherorte, etwa alle SharePoint-Websites oder ausgewählte Websites. Aufbewahrungsbezeichnungen (retention labels) gelten für einzelne Dokumente oder Bibliotheken und können von Benutzern manuell oder automatisch gesetzt werden. Beide legen fest, wie lange Inhalte aufbewahrt werden und ob sie danach gelöscht werden. Mehrere Richtlinien können für dasselbe Dokument gelten, aber nur eine Bezeichnung.

Für den Konfliktfall nennt Microsoft vier Prinzipien. Die wichtigsten beiden: Aufbewahrung hat Vorrang vor Löschen, und der längste Aufbewahrungszeitraum gewinnt. Wenn eine Richtlinie Dokumente nach drei Jahren löschen will und eine Bezeichnung fünf Jahre Aufbewahrung verlangt, bleibt das Dokument fünf Jahre erhalten.

Was beim Bearbeiten und Löschen passiert

Unterliegt ein Dokument einer Aufbewahrung, dürfen Benutzer es je nach Einstellung weiter bearbeiten oder löschen. SharePoint legt dann eine Kopie des Originals in der permanenten Aufbewahrungsbibliothek (Preservation Hold Library) ab, einem ausgeblendeten Systemspeicher, wie die Microsoft-Dokumentation zu SharePoint beschreibt. Der Benutzer sieht das Dokument nicht mehr, die Kopie bleibt aber für Compliance-Werkzeuge wie eDiscovery erreichbar.

Drei Details sind für die Praxis wichtig. Erstens wird bei einer einfachen Aufbewahrungsbezeichnung, die nichts als Datensatz markiert, beim Bearbeiten keine Kopie angelegt, nur beim Löschen. Zweitens weist Microsoft darauf hin, dass für den Erhalt aller Versionen die Versionsverwaltung aktiviert sein muss. Drittens landen Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, wenn die Einstellung ein Löschen vorsieht, im Papierkorb und werden erst nach insgesamt 93 Tagen endgültig gelöscht.

Datensatz und regulatorischer Datensatz

Strenger wird es, wenn eine Aufbewahrungsbezeichnung ein Dokument als Datensatz oder als regulatorischen Datensatz markiert. Die Datensatzverwaltung unterscheidet dabei:

Aktion	Einfache Bezeichnung	Datensatz, gesperrt	Regulatorischer Datensatz
Inhalt bearbeiten	zulässig	gesperrt	gesperrt
Eigenschaften bearbeiten	zulässig	zulässig (abschaltbar)	gesperrt
Löschen	zulässig (abschaltbar)	gesperrt	gesperrt
Bezeichnung entfernen	zulässig	nur Container-Administrator	gesperrt

Ein Datensatz lässt sich zum Bearbeiten entsperren; wird er dann geändert, bleibt eine Kopie der letzten Version in der permanenten Aufbewahrungsbibliothek erhalten. Beim regulatorischen Datensatz kann laut Microsoft niemand, auch kein globaler Administrator, die Bezeichnung wieder entfernen, und die Aufbewahrungsfrist lässt sich nur verlängern, nicht verkürzen. Diese Option ist deshalb nicht standardmäßig verfügbar und muss per PowerShell freigeschaltet werden. Für Datensätze protokolliert Purview Aktivitäten und liefert am Ende einen Löschungsnachweis.

eDiscovery: suchen, sperren, exportieren

Zum Purview-Werkzeugkasten gehört außerdem eDiscovery. Mit eDiscovery (Standard) legen berechtigte Personen laut Dienstbeschreibung Fälle an, durchsuchen Postfächer und Websites, exportieren Ergebnisse und setzen Inhalte auf eine Sperre, damit sie nicht gelöscht werden. eDiscovery (Premium) ergänzt einen durchgehenden Ablauf zum Sammeln, Analysieren und Prüfen. Gedacht ist das für rechtliche und interne Untersuchungen. Für eine Betriebsprüfung kann eine eDiscovery-Suche helfen, Unterlagen zusammenzustellen. Ob der Export die Vorgaben der Finanzbehörde an ein maschinell auswertbares Format erfüllt, sollten Sie vorab testen. Eine Einschränkung nennt Microsoft ausdrücklich: Der Papierkorb ist nicht indiziert, eine eDiscovery-Suche findet dort liegende Inhalte nicht.

E-Mails und Teams-Nachrichten

Steuerrelevant sind nicht nur Dateien. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben der abgesandten gehören nach § 147 Abs. 1 AO zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, und sie kommen heute meist per E-Mail. Purview-Aufbewahrungsrichtlinien lassen sich laut Microsoft auch auf Exchange-Postfächer und Teams-Nachrichten anwenden. Teams-Nachrichten unterstützen allerdings keine Aufbewahrungsbezeichnungen, dort wirken nur Richtlinien. Wenn Rechnungen per E-Mail eingehen, entscheiden Sie deshalb bewusst, wo das Original liegt: im Postfach mit Aufbewahrungsrichtlinie, in einer SharePoint-Bibliothek mit Bezeichnung oder in einem DMS. Doppelte Ablage ohne Regel führt dazu, dass im Ernstfall niemand weiß, welche Fassung maßgeblich ist.

Was Purview leistet und was nicht

Damit lässt sich die Anforderung „nicht unbemerkt verändern, nicht vorzeitig löschen“ technisch abbilden. Es geschieht aber nicht von selbst: Jemand muss Bezeichnungen anlegen, Fristen festlegen, auf die richtigen Bibliotheken anwenden und dafür sorgen, dass jeder Beleg die passende Bezeichnung erhält.

Welche Lizenz Sie für welche Funktion brauchen

Hier liegt eine der häufigsten Überraschungen. Nicht jede Purview-Funktion ist in jedem Microsoft-365-Plan enthalten. Die Purview-Dienstbeschreibung nennt mit Stand August 2026 unter anderem:

Funktion	Laut Microsoft enthalten in (Auszug)
Organisationsweite Aufbewahrungsrichtlinien	Microsoft 365 E3/E5, Business Premium, Office 365 E3/E5; für SharePoint auch SharePoint Plan 2
Aufbewahrungsbezeichnungen erstellen und zur manuellen Anwendung veröffentlichen	Microsoft 365 E3/E5, Business Premium, Office 365 E1/E3/E5; Veröffentlichung in SharePoint auch mit SharePoint Plan 1 oder 2
Elemente als Datensatz oder regulatorischen Datensatz markieren, Löschungsprüfung, ereignisbasierte Aufbewahrung	Microsoft 365 E5, Office 365 E5, Purview Suite oder E5 Information Protection und Governance
Bezeichnungen automatisch anwenden, Standardbezeichnung für eine Bibliothek, Dateiplan	Microsoft 365 E5, Office 365 E5 (nicht für trainierbare Klassifizierer), Purview Suite oder E5 Information Protection und Governance

Microsoft 365 Business Basic und Business Standard tauchen in der Liste für SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien nicht auf. Wichtig ist außerdem: Laut Dienstbeschreibung benötigt jeder Benutzer eine Lizenz, der von der Funktion profitiert, bei SharePoint also Websitebesitzer und Mitglieder, wenn auf der Website eine Aufbewahrungsrichtlinie gilt. Die Listenpreise der Business- und Enterprise-Pläne stehen in unserem SharePoint-Datenblatt; E5-Lizenzen und Purview-Zusatzpakete sind dort nicht beziffert. Prüfen Sie vor einer Entscheidung den aktuellen Stand der Dienstbeschreibung, Microsoft passt Pläne und Namen regelmäßig an.

Was die GoBD verlangen und wo SharePoint allein Lücken lässt

Für steuerrelevante Unterlagen gelten die Abgabenordnung und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Sie gelten unabhängig davon, ob ein System auf eigener Hardware oder in der Cloud läuft, und die Verantwortung trägt nach Randziffer 21 allein das Unternehmen, auch wenn Aufgaben ausgelagert sind. Den Wortlaut gibt der GoBD-Praxisleitfaden der AWV wieder. Für SharePoint heißt das: Microsoft liefert Werkzeuge, die Ordnungsmäßigkeit müssen Sie herstellen und belegen. Die Anforderungen im Einzelnen:

Unveränderbarkeit. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). In SharePoint leisten das Versionierung, Aufbewahrung und Datensätze, aber nur, wenn sie für die betroffenen Bibliotheken eingerichtet sind. Eine Bibliothek ohne Aufbewahrung, in der Benutzer Versionen löschen dürfen, erfüllt die Anforderung nicht.

Lesbarkeit und Auswertbarkeit über die Frist. Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Die Fristen betragen zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (§ 147 Abs. 3 AO). Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre auf (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO, § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB). Details und Sonderfälle erklärt der Artikel Aufbewahrungsfristen.

Originalformat und E-Rechnung. Eingehende elektronische Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden, bei E-Rechnungen genügt der strukturierte Teil, etwa die XML-Datei. So steht es seit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 in Randziffer 131 der GoBD. SharePoint speichert eine XML-Datei wie jede andere Datei; eine Prüfung oder lesbare Darstellung als Rechnung beschreibt Microsoft auf den geprüften Seiten nicht. Wie Sie E-Rechnungen richtig ablegen, beschreibt der Artikel E-Rechnungen archivieren.

Datenzugriff der Finanzbehörde. Der Prüfer kann Einsicht in die Daten nehmen, eine Auswertung nach seinen Vorgaben verlangen oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format fordern (§ 147 Abs. 6 AO). Mit SharePoint ist das machbar, etwa über einen Lesezugriff auf eine Website und einen Export mit Metadaten. Ein vorbereitetes Verfahren dafür liefert Microsoft nicht; Sie müssen es selbst festlegen.

Verfahrensdokumentation. Wie Belege eingehen, erfasst, abgelegt, geschützt und wiedergefunden werden, gehört in eine Verfahrensdokumentation. Bei SharePoint beschreiben Sie darin auch die Purview-Konfiguration, die Berechtigungen und wer Änderungen daran vornehmen darf. Aufbau und Inhalte erklärt der Artikel Verfahrensdokumentation.

Prüfnachweis. Viele DMS-Hersteller lassen ihre Archivierung von einem Wirtschaftsprüfer prüfen, etwa nach IDW PS 880; in unseren Datenblättern nennen 10 Hersteller ein solches Testat mit Prüfer. Für SharePoint nennt Microsoft auf den von uns geprüften Seiten keine solche GoBD-Prüfung. Für Microsoft 365 gibt es laut Microsoft einen C5-Bericht Typ 2. Das ist ein Nachweis zur Informationssicherheit des Cloud-Dienstes, keine Aussage zur GoBD-konformen Archivierung. Die Grundlagen fasst unser Überblick Revisionssichere Archivierung zusammen. Dieser Abschnitt ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Wo die Lücken im Mittelstand typischerweise liegen

Aus den Anforderungen oben und den Angaben im Datenblatt ergeben sich fünf Stellen, an denen SharePoint im Mittelstand meist ergänzt werden muss.

Rechnungseingang. Microsoft bietet in der Dokumentverarbeitung ein vordefiniertes Rechnungsmodell, das Felder wie Kundenname, Fälligkeitsdatum und Betrag ausliest und in Spalten der Bibliothek schreibt. Die Abrechnung erfolgt nutzungsbasiert über ein Azure-Abonnement. Freigabe-Workflow, Kontierung, Prüfung gegen Bestellungen und Übergabe an die Buchhaltung bauen Sie selbst, etwa mit Power Automate, oder kaufen sie zu.

E-Rechnung. Zu XRechnung und ZUGFeRD macht Microsoft auf den geprüften Seiten keine Angabe. Eine Prüfung der Pflichtangaben oder eine lesbare Darstellung der XML-Datei beschreibt Microsoft dort ebenfalls nicht.

DATEV. Auch eine DATEV-Anbindung nennt Microsoft nicht. Von 51 geprüften DMS-Herstellern belegen 10 eine DATEV-Anbindung vom Hersteller selbst und 13 über ein Zusatzmodul oder Partner:

Hersteller	DATEV	Angabe
aconso	keine öffentliche Angabe	–
agorum	als Zusatzmodul	„Schnittstelle | DATEV“ per CSV und XML online, setzt „Dokument | Doc Form Family“ voraus
Amagno	vom Hersteller	Standardschnittstellen „DATEV PRO“ (DATEV Rechnungswesen) und DATEV Unternehmen online
AODocs (Altirnao, Inc.)	keine öffentliche Angabe	–
ARXivar (Able Tech)	keine öffentliche Angabe	–
Basware	keine öffentliche Angabe	–
bitfarm-Archiv	vom Hersteller	nur Enterprise-Version: Anbindung an DATEV Rechnungswesen und Unternehmen online
Box	keine öffentliche Angabe	–
Caya	vom Hersteller	Integrationen DATEV Data Services, DATEV SmartTransfer und Übergabe per E-Mail
Comarch	keine öffentliche Angabe	–
CompuDMS (CompuKöln)	als Zusatzmodul	im Modul Rechnungseingang: DATEV Unternehmen online (Belegtransfer, Rechnungsdatenservice 1.0), DATEV-Stapeldateien und weitere DATEV-Anbindungen
d.velop	vom Hersteller	Anbindung an DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungswesen, Kanzlei Rechnungswesen und Mittelstand Faktura; bei d.velop invoices kostenpflichtig hinzubuchbar
DATEV DMS	vom Hersteller	Teil der DATEV-Programmwelt; Schnittstellen u. a. zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, Lohn- und Steuerprogrammen
DOCBOX	als Zusatzmodul	Zusatzmodul Belegbildservice (API) für DATEV und Addison
DOCUframe (GSD Software)	keine öffentliche Angabe	–
docuvita	keine öffentliche Angabe	–
DocuWare	vom Hersteller	von DocuWare entwickelte DATEV-Integration; DATEV-Schnittstellenzertifizierung angegeben
Doxis	keine öffentliche Angabe	–
easy software	als Zusatzmodul	Anbindung von easy invoice an DATEV genannt; Art und Lizenzierung der Schnittstelle nicht beschrieben
ecoDMS	über Partner	DATEV-Anbindung über eine Partnerlösung
ELO Digital Office	vom Hersteller	ELO for DATEV: Belegprüfung, Freigabe und Übergabe an DATEV Rechnungswesen
enaio (Optimal Systems)	vom Hersteller	Schnittstelle für DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen (compact) und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
Esker	keine öffentliche Angabe	–
Fabasoft	keine öffentliche Angabe	–
forcont	teilweise	die Personalakte forpeople übernimmt Daten und Dokumente u. a. aus DATEV (Personal); eine Anbindung an DATEV-Rechnungswesen wird nicht genannt
Hyland	keine öffentliche Angabe	–
IBM Content Cortex (FileNet)	keine öffentliche Angabe	–
Insiders Technologies	keine öffentliche Angabe	–
JobRouter	als Zusatzmodul	Modul „JobLink for DATEV“ über DATEV-Datenservices (Buchungsdaten- und Belegbilderservice); Prüfung bei DATEV bestanden
Kendox	vom Hersteller	in der Integrationsübersicht genannt; Umfang nicht beschrieben
Laserfiche	keine öffentliche Angabe	–
LogicalDOC	keine öffentliche Angabe	–
M-Files	über Partner	FlatFileExporter der DMSFACTORY GmbH erzeugt Übergabedateien (CSV) für DATEV
Medius	keine öffentliche Angabe	–
Microsoft SharePoint	keine öffentliche Angabe	–
nscale (Ceyoniq Technology)	als Zusatzmodul	„nscale Connector for DATEV“ für nscale IM über DATEVconnect
Open Bee	keine öffentliche Angabe	–
OpenKM	keine öffentliche Angabe	–
OpenText	keine öffentliche Angabe	–
PROXESS	als Zusatzmodul	DATEV in der Liste der FiBu-Integrationen; Lizenzierung nicht angegeben
Scopevisio	vom Hersteller	DATEV-Export im Standard der Finanzbuchhaltung; Belegübergabe an den Steuerberater über DATEVconnect online (Scopevisio war Entwicklungspartner)
Siav (Archiflow)	keine öffentliche Angabe	–
SmartDocs (DMSFACTORY)	keine öffentliche Angabe	–
SOL-IT	teilweise	FIBU-Export im DATEV-Format (Rechnungsdaten, Debitoren, Kreditoren, Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit PDF), Release 2022.01
Starke-DMS	als Zusatzmodul	DATEV Finanzbuchhaltung, Mittelstand, PRO und Unternehmen online in der Schnittstellenliste; im Einstiegspaket Übergabe an DATEV nach Aufwand
Therefore	keine öffentliche Angabe	–
windream	als Zusatzmodul	eigenes Produkt „dg connect DATEV“; Hersteller bei DATEV als Schnittstellenanbieter gelistet
xSuite	keine öffentliche Angabe	–
Yooz	keine öffentliche Angabe	–
Zeendoc (Sages Informatique)	keine öffentliche Angabe	–
Zucchetti	keine öffentliche Angabe	–

Ordnung und Know-how. Bibliotheken, Inhaltstypen, Berechtigungen und Aufbewahrungsbezeichnungen müssen konzipiert und gepflegt werden. Unser Datenblatt nennt das ausdrücklich: Für Teams ohne Microsoft-365-Erfahrung ist SharePoint als DMS weniger geeignet, weil Struktur, Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln selbst entworfen werden müssen.

Lizenz. Wer Datensätze, automatische Bezeichnungen oder Löschungsprüfungen braucht, landet nach der Dienstbeschreibung bei E5-Lizenzen oder Purview-Zusatzpaketen. Das verändert den Kostenvergleich mit einem eigenständigen DMS deutlich.

Drei Wege zum Dokumentenmanagement mit Microsoft 365

Aus diesen Lücken ergeben sich drei Wege, die in Ausschreibungen und Angeboten immer wieder auftauchen.

Weg 1: SharePoint allein

Sie nutzen SharePoint als Ablage und richten Purview-Aufbewahrung, Datensätze und Abläufe selbst oder mit einem Microsoft-Partner ein. Das passt, wenn Sie vor allem Projekt- und Teamdokumente verwalten, steuerrelevante Belege überwiegend in Buchhaltung oder ERP liegen und Sie Microsoft-365-Erfahrung im Haus haben. Rechnen Sie Konzeption, Lizenzen, Verfahrensdokumentation und laufende Pflege ehrlich ein.

Weg 2: SharePoint mit Archiv- oder DMS-Erweiterung

Sie behalten SharePoint als Arbeitsoberfläche und ergänzen ein Archiv oder DMS, das Dokumente aus SharePoint übernimmt oder dort einbindet. Mehrere geprüfte Hersteller beschreiben solche Bausteine: windream nennt eine Teams- und SharePoint-Archivierung als eigenes Produkt, nscale einen Connector für SharePoint Online, ELO eine Integration in Teams und SharePoint Online. Das passt, wenn SharePoint im Alltag gesetzt ist und Sie Archiv, Rechnungseingang oder DATEV-Übergabe ergänzen wollen.

Weg 3: Eigenständiges DMS mit Microsoft-365-Integration

Ein DMS übernimmt Archiv und Fachabläufe, die Benutzer arbeiten aber weiter in Outlook, Teams und Office. Alle geprüften DMS-Hersteller nennen eine Anbindung an Microsoft 365 oder Outlook, teils als Zusatzmodul, die Tiefe unterscheidet sich jedoch. M-Files beschreibt etwa, dass das System innerhalb von Microsoft 365 läuft, andere nennen vor allem Outlook-Add-ins für die Ablage von E-Mails und Anhängen.

Hersteller	Microsoft 365 / Outlook	Angabe
aconso	teilweise	Dokumentvorlagen werden in Microsoft Word gepflegt; keine Angabe zu Outlook, Teams oder SharePoint
agorum	ja	Ablage von Rechnungen und E-Mails aus Outlook in das DMS
Amagno	ja	Microsoft Outlook Add-In
AODocs (Altirnao, Inc.)	ja	eigene Variante für Microsoft 365 mit SharePoint Embedded, Bearbeitung in Office, Teams-Anbindung und Ablage aus Outlook
ARXivar (Able Tech)	ja	Integration der Office-365-Suite und eigene Plug-ins laut Produktseite
Basware	keine öffentliche Angabe	–
bitfarm-Archiv	ja	Add-ins für Word, Excel, PowerPoint und Outlook; Enterprise unterstützt Outlook klassisch und 365, GPL nur Outlook klassisch
Box	ja	Integrationen mit Microsoft 365 und Google Workspace in allen Tarifen enthalten
Caya	teilweise	Integrationen zu OneDrive, Microsoft Teams und Power Automate; E-Mail-Postfächer lassen sich anbinden, ein Outlook-Add-in nennt Caya nicht
Comarch	keine öffentliche Angabe	–
CompuDMS (CompuKöln)	ja	Outlook-Integration und Office-Add-in (Office 2016, 2019, Microsoft 365), Speichern aus Office direkt in CompuDMS; das Add-in ist laut Hersteller nicht mit dem „neuen“ Outlook kompatibel
d.velop	ja	Outlook-, Office- und Teams-Integration; in der Cloud-Edition Basic nicht enthalten
DATEV DMS	ja	Ablage aus Word, Excel, PowerPoint und Outlook über die Office-Integration
DOCBOX	als Zusatzmodul	Zusatzmodul OutlookConnect (E-Mails per Drag & Drop archivieren); Archivieren aus Office-Programmen über den mitgelieferten PDF-Drucker
DOCUframe (GSD Software)	als Zusatzmodul	Zoom- und Teams-Integration als Zusatzmodul; E-Mails laufen über den eingebauten Mailclient
docuvita	ja	Archivierung direkt aus Outlook, Anbindung an Exchange Server; E-Mail-Archivierung auch für Office 365
DocuWare	ja	Outlook-Integration und Ablage aus Microsoft Teams
Doxis	ja	Ablage und Suche aus Outlook, Office, Teams und SharePoint
easy software	ja	E-Mail-Archivierung für Exchange und Microsoft 365 mit Zugriff aus Outlook; OneDrive-Freigabe direkt aus easy DMS
ecoDMS	ja	Plug-ins für Microsoft Office und Outlook sind Teil der Vollversion
ELO Digital Office	ja	Integration in Microsoft Teams und SharePoint Online
enaio (Optimal Systems)	ja	Integration in Microsoft 365, Outlook/Exchange und Teams
Esker	keine öffentliche Angabe	–
Fabasoft	ja	Integration in Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint und Outlook; E-Mail-Import per Drag-and-drop
forcont	als Zusatzmodul	Zubehör „Office Integration“ für forprocess und forcontract; Single Sign-on mit Microsoft Azure AD im Self Service; Umfang einer Outlook-Anbindung nicht beschrieben
Hyland	als Zusatzmodul	Outlook-Integration und Anbindung von Microsoft Office, SharePoint und OneDrive
IBM Content Cortex (FileNet)	ja	IBM Content Navigator for Microsoft Office: Ablage und Suche aus Word, Excel, PowerPoint und Outlook
Insiders Technologies	über Partner	über die Lösung des Partners free-com solutions, die Insiders-Dienste in Microsoft 365 einbettet (auch über den Azure Marketplace)
JobRouter	als Zusatzmodul	Integrationen für Office, Outlook, SharePoint und Entra ID; Lizenzierung nicht angegeben
Kendox	ja	Zugriff aus Microsoft Teams, von Microsoft zertifizierter Power-Automate-Konnektor, Ablage aus Office und Outlook
Laserfiche	ja	eingebaute Integration mit Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint; SharePoint Online für Cloud-Nutzer
LogicalDOC	ja	Outlook-Add-in (E-Mails und Anhänge ablegen, Dokumente aus dem DMS anhängen) und Office-Add-in für Word, Excel und PowerPoint ab der Business-Ausgabe
M-Files	ja	läuft innerhalb von Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Outlook, Office); automatische E-Mail-Ablage mit Add-on „Outlook Pro“
Medius	keine öffentliche Angabe	–
Microsoft SharePoint	ja	Bestandteil von Microsoft 365, verbunden mit Word, Excel, Teams und Copilot
nscale (Ceyoniq Technology)	ja	Integration mit Microsoft 365, Outlook und Teams; Connector für SharePoint Online
Open Bee	teilweise	Microsoft-Konnektor nennt Office 365; eine Ablage direkt aus Outlook wird nicht beschrieben
OpenKM	ja	Add-ins für Outlook, Word, Excel und PowerPoint in allen Ausgaben; für Visio, Project und Access in Professional und Cloud
OpenText	als Zusatzmodul	Content-Integrationen für Microsoft 365: Teams, Outlook, SharePoint und OneDrive
PROXESS	ja	Archivieren aus Microsoft Office und Office 365; Outlook- und Exchange-Integration für die E-Mail-Archivierung
Scopevisio	ja	Bearbeitung von Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien aus dem DMS mit Office Online; MS-Office-Connector im Marketplace; eine Outlook-Anbindung wird nicht ausdrücklich genannt
Siav (Archiflow)	teilweise	Integration mit Microsoft-Office-Programmen und E-Mail-/PEC-Systemen genannt; ein Outlook-Add-in wird nicht beschrieben
SmartDocs (DMSFACTORY)	keine öffentliche Angabe	–
SOL-IT	teilweise	E-Mails werden im eigenen Modul emailCube statt in Outlook verwaltet; aus dem Kalender lassen sich Microsoft-Teams-Einladungen versenden (Release 2022.02); SOL-IT nennt sich zertifizierter ISV-Partner von Microsoft Österreich
Starke-DMS	ja	Integration in die Microsoft-Office-Programme im Standard; MailAddin für Outlook (ab 2016)
Therefore	ja	Office-Integration (Word, Excel, Outlook) in allen Versionen, Microsoft 365 Online über den Web Client, Integration in Microsoft Teams, Connector für SharePoint
windream	ja	Integrationen zu Microsoft 365, Teams und Outlook; Teams- und SharePoint-Archivierung als eigenes Produkt
xSuite	keine öffentliche Angabe	–
Yooz	teilweise	Übernahme von Benutzern aus Active Directory, Berichte für Excel und Power BI; ein Outlook-Add-in wird nicht genannt, Rechnungen gehen per E-Mail-Postfach ein
Zeendoc (Sages Informatique)	teilweise	Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint) aus Zeendoc heraus online bearbeiten; eine Ablage direkt aus Outlook wird nicht beschrieben
Zucchetti	keine öffentliche Angabe	–

Direkte Gegenüberstellungen einzelner Hersteller mit SharePoint finden Sie in unseren Vergleichen ELO oder SharePoint, DocuWare oder SharePoint und d.velop oder SharePoint. Weitere Kandidaten listet die Seite Alternativen zu SharePoint.

SharePoint allein

• Ablage, Versionen, Metadaten und Suche bereits in Microsoft 365 enthalten
• Aufbewahrung und Datensätze über Purview, Umfang je nach Lizenz
• Rechnungseingang und Freigaben selbst bauen, Texterkennung nutzungsbasiert
• Keine Angabe zu XRechnung, ZUGFeRD und DATEV
• Kein GoBD-Testat des Herstellers auf den geprüften Seiten
• Struktur, Berechtigungen und Verfahrensdokumentation in Eigenregie

SharePoint mit DMS oder Archiv

• Benutzer bleiben in Outlook, Teams und SharePoint
• Archiv mit festen Aufbewahrungsregeln aus dem DMS
• Rechnungseingang mit Freigabe-Workflow als Produktfunktion, je nach Hersteller
• DATEV- und E-Rechnungsfunktionen, sofern im Datenblatt belegt
• Teils Prüfnachweise zur Archivierung, etwa nach IDW PS 880
• Zusätzliche Lizenz- und Einführungskosten

Entscheidungshilfe: Reicht SharePoint?

Die folgenden Fragen helfen bei der Einordnung. Wenn Sie mehr als eine Frage mit „ja“ beantworten, die in Richtung DMS zeigt, lohnt sich ein Vergleich mit Weg 2 und Weg 3.

1. Sollen Eingangsrechnungen im System erfasst, geprüft und freigegeben werden?Wenn ja: DMS-Erweiterung oder eigenständiges DMS mit Rechnungseingang prüfen.Wenn nein: SharePoint kann als Ablage genügen.
2. Arbeitet Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerberater mit DATEV?Wenn ja: Auf eine belegte DATEV-Anbindung achten, die SharePoint allein nicht nennt.Wenn nein: Anbindung an Ihr ERP klären.
3. Haben Sie Microsoft 365 E5 oder ein Purview-Zusatzpaket, oder ist es geplant?Wenn ja: Datensätze und automatische Bezeichnungen sind lizenziert.Wenn nein: Nur Aufbewahrungsrichtlinien und manuelle Bezeichnungen, je nach Plan.
4. Gibt es intern oder beim Partner jemanden, der Purview-Konfiguration und Berechtigungen dauerhaft betreut?Wenn ja: Weg 1 ist realistisch.Wenn nein: Ein DMS mit vorgefertigten Abläufen nimmt mehr Arbeit ab.
5. Wollen Sie dem Betriebsprüfer ein Testat zur Archivierung vorlegen?Wenn ja: Hersteller mit belegter Prüfung, etwa nach IDW PS 880, wählen.Wenn nein: Verfahrensdokumentation und Konfiguration müssen die Ordnungsmäßigkeit allein belegen.

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro mit 25 Beschäftigten, Microsoft 365 Business Standard, Buchhaltung beim Steuerberater über DATEV und rund 150 Eingangsrechnungen im Monat. SharePoint eignet sich hier gut für Projektunterlagen. Für die Rechnungen fehlen jedoch Freigabe, DATEV-Übergabe und, mit Business Standard, die Lizenz für Aufbewahrungsrichtlinien. Ein DMS mit Rechnungseingang, belegter DATEV-Anbindung und Outlook-Integration ist hier meist schneller wirksam als ein Ausbau von SharePoint, während die Projektablage in SharePoint bleiben kann.

Wenn Sie Weg 1 wählen: SharePoint für Belege einrichten

Wenn Sie steuerrelevante Unterlagen in SharePoint ablegen wollen, hilft eine feste Reihenfolge. Die Schritte setzen voraus, dass Ihre Lizenzen die genannten Purview-Funktionen abdecken.

1. Eigene Website für Belege anlegen. Trennen Sie steuerrelevante Unterlagen von Team- und Projektablagen. Das erleichtert Berechtigungen, Aufbewahrungsregeln und den späteren Prüferzugriff.
2. Bibliotheken nach Belegart und Inhaltstypen mit Pflichtspalten anlegen. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Verträge bekommen eigene Bibliotheken oder Inhaltstypen. Pflichtspalten wie Belegdatum, Belegnummer, Geschäftspartner und Geschäftsjahr machen die Ablage auswertbar und später exportierbar.
3. Versionsverwaltung aktiv lassen. Ohne aktivierte Versionsverwaltung behält die Aufbewahrung laut Microsoft nicht alle Fassungen einer Datei.
4. Aufbewahrungsfristen richtig ansetzen. Die gesetzliche Frist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder der Brief eingegangen ist (§ 147 Abs. 4 AO). Purview rechnet standardmäßig ab dem Erstellungsdatum der Datei, alternativ ab der letzten Änderung, dem Zeitpunkt der Bezeichnung oder einem Ereignis. Ereignisbasierte Aufbewahrung gehört laut Dienstbeschreibung zu den E5-Funktionen. Ohne sie planen Sie einen Puffer ein, damit kein Beleg vor Fristende aus der Aufbewahrung fällt. Stimmen Sie die Fristen mit Ihrem Steuerberater ab.
5. Löschen bezeichneter Dateien sperren. Microsoft erlaubt es, das Löschen von Elementen mit Aufbewahrungsbezeichnung mandantenweit zu blockieren. Für Belegbibliotheken ist das der sichere Standard.
6. Berechtigungen auf Rollen zuschneiden. Buchhaltung schreibt, Geschäftsführung und Prüfer lesen, Freigaben an Externe sind abgeschaltet. Die Rechte zur Änderung von Purview-Einstellungen liegen bei wenigen benannten Personen.
7. Prüferzugriff und Export testen. Legen Sie einen Leserzugang an, exportieren Sie probeweise einen Monat mit allen Metadaten und prüfen Sie, ob ein Außenstehender die Belege findet und auswerten kann.

Jeden dieser Schritte halten Sie in der Verfahrensdokumentation fest, einschließlich der Bezeichnungen, Fristen und Zuständigkeiten. Ändern Sie später etwas an der Konfiguration, gehört auch das mit Datum hinein.

Kosten fair vergleichen

Das Argument „SharePoint ist schon bezahlt“ stimmt für die Ablage, selten für das ganze Vorhaben. Ein fairer Vergleich zwischen den drei Wegen umfasst auf der SharePoint-Seite die nötigen Lizenzstufen für alle betroffenen Benutzer, gegebenenfalls Purview-Zusatzpakete, nutzungsbasierte Kosten für Texterkennung und Rechnungsauslesung, erweiterte Power-Automate-Lizenzen, die Konzeption durch einen Partner und die laufende Pflege. Auf der DMS-Seite stehen Lizenz oder Abonnement, Einrichtung, Schnittstellen zu Buchhaltung oder ERP, Datenübernahme, Schulung und Wartung. Vergleichen Sie beide Seiten über mindestens fünf Jahre und für dieselbe Nutzerzahl. Welche Kostenblöcke üblich sind und welche Hersteller Preise veröffentlichen, zeigt die Seite Was kostet ein DMS?.

Typische Fehler beim Einsatz von SharePoint als DMS

• Aufbewahrung erst später einrichten. Purview wirkt für Inhalte ab dem Zeitpunkt, zu dem die Einstellung greift. Belege, die vorher gelöscht wurden, sind nicht geschützt.
• Versionsverwaltung kürzen. Die Versionsgrenzen einer Bibliothek setzt SharePoint laut Microsoft nur bei Inhalten außer Kraft, für die eine Aufbewahrungsrichtlinie oder eine eDiscovery-Sperre gilt. Tragen Dokumente nur eine Aufbewahrungsbezeichnung, werden ältere Versionen weiterhin automatisch gelöscht.
• Berechtigungen wachsen lassen. Freigaben auf Datei- und Ordnerebene ergeben schnell einen Zustand, den niemand mehr überblickt. Für steuerrelevante Bibliotheken braucht es klare Rollen.
• Regulatorische Datensätze unbedacht einschalten. Die Kennzeichnung ist laut Microsoft unumkehrbar. Testen Sie sie in einer Testumgebung, bevor Sie sie auf Belege anwenden.
• XML-Rechnungen in PDF umwandeln und nur das PDF behalten. Der strukturierte Teil ist bei E-Rechnungen das, was aufbewahrt werden muss.
• Die Lizenzfrage am Ende stellen. Planen Sie die Funktionen und prüfen Sie dann, ob Ihre Pläne sie abdecken. Sonst kippt die Rechnung „SharePoint ist ja schon bezahlt“.

Fragen an Ihren Microsoft-Partner oder DMS-Anbieter

1. Welche Purview-Funktionen setzen Sie für unsere steuerrelevanten Bibliotheken ein, und welche Lizenzen brauchen dafür welche Benutzer?
2. Wie sind Versionierung, Aufbewahrungsfristen und Löschschutz je Bibliothek konfiguriert, und wer darf das ändern?
3. Wie werden E-Rechnungen im XML-Format abgelegt und für die Prüfung lesbar gemacht?
4. Wie gelangen Belege und Buchungsdaten zu DATEV oder in unser ERP?
5. Wie erhält ein Betriebsprüfer Lesezugriff oder einen auswertbaren Export nach § 147 Abs. 6 AO?
6. Welche Teile der Verfahrensdokumentation liefern Sie, und welche müssen wir selbst schreiben?
7. Gibt es einen Prüfbericht zur ordnungsmäßigen Archivierung, und für welche Version und welchen Betrieb gilt er?
8. In welchem Land liegen die Daten unseres Mandanten? Deutschland gehört laut Microsoft zu den lokalen Regionen, für die Advanced Data Residency angeboten wird. Lassen Sie sich den tatsächlichen Speicherort Ihres Mandanten zeigen.

Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben und legen Sie sie zur Verfahrensdokumentation. Wie Sie Anforderungen sammeln und das Projekt aufsetzen, zeigt der Leitfaden DMS einführen.

So finden Sie den passenden Weg

Starten Sie mit Ihren Dokumenten, nicht mit dem Produkt. Listen Sie auf, welche Dokumentarten Sie verwalten, welche davon steuerrelevant sind, wer sie bearbeitet und in welche Systeme sie weiterlaufen. Wenn Projekt- und Teamdokumente überwiegen, ist SharePoint mit sauberer Purview-Konfiguration oft ausreichend. Wenn Rechnungen, DATEV und Prüfnachweise im Vordergrund stehen, vergleichen Sie Weg 2 und Weg 3 mit konkreten Angeboten. Die kostenlose Bedarfsanalyse fragt in neun Schritten Ihre Anforderungen ab, berücksichtigt Microsoft 365 und DATEV und zeigt sofort, welche geprüften Hersteller zu Ihrem Bedarf passen.