Verfahrensdokumentation nach GoBD: Was hineingehört, welche Muster es gibt und was ein DMS beisteuert

Kurz gesagt: Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen steuerlich relevante Belege und Daten entstehen, erfasst, verarbeitet, archiviert und gelöscht werden, so dass ein Betriebsprüfer das Verfahren in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Die GoBD verlangen sie für jedes DV-System und gliedern sie in allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Kostenlose Muster gibt es von Bundessteuerberaterkammer und AWV; Herstellerunterlagen Ihres DMS sind ein Baustein, ersetzen Ihre eigene Beschreibung aber nicht.

Wer Rechnungen scannt, E-Rechnungen empfängt oder Belege in einem Dokumentenmanagementsystem ablegt, stößt früher oder später auf die Frage nach der Verfahrensdokumentation. Spätestens bei der ersten Betriebsprüfung nach der Umstellung auf digitale Belege fragt der Prüfer danach. Dieser Ratgeber erklärt, woraus sich die Anforderung ergibt, was in die vier Bestandteile gehört, welche Muster es gibt, wie viel Aufwand realistisch ist und welche Teile ein DMS-Hersteller liefern kann. Rechtsstand ist Oktober 2026. Wie die Verfahrensdokumentation mit Unveränderbarkeit, Index und Aufbewahrung zusammenspielt, zeigt der Überblick zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD.

Was eine Verfahrensdokumentation ist

Eine Verfahrensdokumentation (kurz VD) ist die schriftliche Beschreibung eines Verfahrens, mit dem ein Unternehmen Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronisch führt und aufbewahrt. Sie beschreibt nach GoBD Rz. 152 den „organisatorisch und technisch gewollten Prozess“, etwa bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung über Indizierung, Verarbeitung und Speicherung bis zum Wiederfinden, zur maschinellen Auswertbarkeit, zum Schutz vor Verlust und Verfälschung und zur Reproduktion.

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025. Der Abschnitt zur Verfahrensdokumentation (Rz. 151 bis 155) ist durch beide Änderungen nicht berührt worden.

Der Maßstab ist der „sachverständige Dritte“: Die Dokumentation muss nach Rz. 151 so verständlich sein, dass ein solcher Dritter sie in angemessener Zeit nachprüfen kann. Von ihm darf man nach Rz. 148 Kenntnis der Ordnungsvorschriften und allgemeinen IT-Sachverstand erwarten, aber keine speziellen Kenntnisse Ihres Produkts. Eine Sammlung von Screenshots ohne Erklärung erfüllt das nicht.

Woraus sich die Pflicht ergibt

Das Wort „Verfahrensdokumentation“ steht weder in der Abgabenordnung noch im Handelsgesetzbuch. Die Anforderung leitet die Finanzverwaltung aus den Ordnungsvorschriften ab. Nach § 145 Abs. 1 AO und § 238 Abs. 1 HGB muss die Buchführung einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen, und die Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Werden Bücher und Belege mit IT geführt, gelingt das nur, wenn das IT-Verfahren selbst beschrieben ist.

Die GoBD ziehen daraus diese Konsequenzen:

• Rz. 151: Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen. Umfang und Ausgestaltung richten sich nach der Komplexität des Geschäfts, der Organisation und des IT-Systems.
• Rz. 150: Für die Prüfung ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation nötig, die alle System- und Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.
• Rz. 136: Wer Papierbelege scannt oder fotografiert, muss das Verfahren dokumentieren und sollte eine Organisationsanweisung erstellen.
• Rz. 102 und 106: Die Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS) und der Datensicherung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.
• Rz. 149: Die Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern und Symbolen muss sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben (§ 146 Abs. 3 Satz 3 AO).

Die Verfahrensdokumentation gehört selbst zu den „Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen“, die nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB zehn Jahre aufzubewahren sind. Welche Fristen für die übrigen Unterlagen gelten, steht im Ratgeber zu den Aufbewahrungsfristen.

Die Verantwortung lässt sich nicht abgeben: Nach GoBD Rz. 21 ist allein der Steuerpflichtige für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich, auch wenn er Buchführung oder Rechenzentrum an Dritte auslagert.

Die vier Bestandteile nach GoBD

GoBD Rz. 153 nennt vier Teile, aus denen eine Verfahrensdokumentation „in der Regel“ besteht. Die GoBD beschreiben die Teile nicht im Einzelnen. Was üblicherweise hineingehört, zeigen die Muster von BStBK und AWV und die Prüfungspraxis:

1. Allgemeine BeschreibungUnternehmen, Organisation, Geltungsbereich, betroffene Prozesse und Dokumentarten, Rechtsgrundlagen, Zuständigkeiten.
2. AnwenderdokumentationArbeitsanweisungen für die Mitarbeitenden: Wer erfasst, prüft, bucht, archiviert was, wann und wie.
3. Technische SystemdokumentationEingesetzte Hard- und Software mit Versionen, Schnittstellen, Datenflüsse, Berechtigungskonzept, Archivierung und Integritätssicherung.
4. BetriebsdokumentationLaufender Betrieb: Datensicherung, Wiederherstellung, Updates, Protokolle, Störungen, Wartung und Änderungsverfahren.

Allgemeine Beschreibung. Sie ist der Einstieg für den Prüfer. Hier steht, um welches Unternehmen es geht, welche Standorte und Abteilungen beteiligt sind, welche Prozesse die Dokumentation abdeckt (zum Beispiel Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kasse, Reisekosten) und welche nicht. Das BStBK-Muster sieht dafür Kapitel zu Zielsetzung, Unternehmensportrait, Aufbau- und Ablauforganisation, Rechtsgrundlagen und relevanten Dokumenten vor.

Anwenderdokumentation. Sie beschreibt, was die Menschen tun. Für den Rechnungseingang heißt das zum Beispiel: Wo kommen Rechnungen an, wer prüft sachlich und rechnerisch, wer gibt frei, wann wird gebucht, wer legt im Archiv ab. Sie ist meist der umfangreichste Teil und der, der am häufigsten veraltet.

Technische Systemdokumentation. Sie beschreibt die eingesetzten Systeme: DMS, Buchhaltung, ERP, Scanner, Schnittstellen, Speicherorte, Rechenzentrum. Wichtig sind Versionen, denn nach Rz. 154 muss das beschriebene Verfahren dem eingesetzten in jeder Programmversion entsprechen („Programmidentität“). Hier fließen die Unterlagen des Herstellers ein.

Betriebsdokumentation. Sie belegt, dass das System ordnungsgemäß betrieben wird: Datensicherung und Wiederherstellungstests, Update- und Freigabeverfahren, Protokollierung, Umgang mit Störungen und Fehlern. Bei Cloud-Diensten beschreibt sie auch, was der Anbieter verantwortet und was Ihr Unternehmen.

Was je Prozess hineingehört

Eine brauchbare Verfahrensdokumentation folgt dem Weg des Belegs. Die folgende Übersicht fasst zusammen, was für jeden Prozessschritt beschrieben sein sollte. Sie orientiert sich an GoBD Rz. 136 für das Scannen und an den Kapiteln des BStBK-Musters.

Prozessschritt	Was beschrieben sein sollte
Belegeingang	Eingangskanäle (Post, E-Mail-Postfach, Portal, E-Rechnung), Vorsortierung, Prüfung auf Echtheit, Eingangsstempel oder Eingangsdatum, Umgang mit Anhängen
Scannen	Wer erfassen darf, wann erfasst wird, welches Schriftgut, bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung, Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit, Fehlerprotokoll (GoBD Rz. 136)
Indexierung und Prüfung	Welche Merkmale vergeben werden (Belegart, Lieferant, Datum, Betrag), automatische Erkennung und manuelle Kontrolle, Freigabeweg
Buchung	Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung, Verknüpfung von Buchung und Beleg, Buchungsvermerke, Korrekturen
Archivierung	Ablageort, Format, Unveränderbarkeit, Versionierung, Index nach Rz. 122, Schutz vor Verlust, Zugriffsrechte
Vernichtung des Papiers	Ab wann Papier vernichtet wird, welche Belege im Original bleiben müssen (GoBD Rz. 140)
Löschung	Aufbewahrungsklassen, Fristende, Prüfung der Ablaufhemmung, Freigabe, Löschprotokoll

Für das Scannen ist GoBD Rz. 136 am konkretesten. Die Organisationsanweisung soll unter anderem regeln, wer erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit abläuft und wie Fehler protokolliert werden. Wer danach das Papier vernichten will, findet die Einzelheiten im Ratgeber zum ersetzenden Scannen und TR-RESISCAN.

Für die Archivierung verlangt GoBD Rz. 122, dass jedes elektronische Dokument einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index erhält und die Verknüpfung zwischen Index und Dokument über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleibt. Die Verfahrensdokumentation muss zeigen, wie das System das sicherstellt.

Besonderheiten bei E-Rechnungen und E-Mail-Eingang

Viele Verfahrensdokumentationen sind in einer Zeit entstanden, in der Rechnungen auf Papier kamen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und die GoBD wurden am 14. Juli 2025 entsprechend angepasst. Für die Verfahrensdokumentation sind drei Punkte wichtig:

• Was aufbewahrt wird: Bei E-Rechnungen genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren, etwa die XML-Datei (Rz. 119 in der Fassung von 2025). Den menschenlesbaren Teil einer hybriden Rechnung, zum Beispiel das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, brauchen Sie nur, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält. Die Dokumentation sollte festhalten, wie Ihr Unternehmen das handhabt.
• Wie übereinstimmt: Für strukturierte Datensätze verlangen die GoBD keine bildliche, sondern nur eine inhaltliche Übereinstimmung (Rz. 118). Wird die XML-Datei für die Anzeige in ein Bild umgewandelt, darf der strukturierte Teil dabei nicht verloren gehen (Rz. 125, Beispiel 10).
• Welche E-Mails bleiben: Nach Rz. 121 ist eine E-Mail, die nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung dient, nicht aufbewahrungspflichtig. Die Dokumentation beschreibt, wie das Postfach ausgelesen wird, was mit der E-Mail selbst passiert und wann sie doch archiviert wird, etwa wenn sie Absprachen zum Geschäft enthält.

Wie der Posteingang für E-Rechnungen technisch und organisatorisch aufgebaut sein kann, zeigt der Ratgeber E-Rechnungen empfangen und archivieren.

Ein zweiter Anlass für eine Überarbeitung ist der Wechsel des Archivsystems. Nach § 147 Abs. 6 Satz 5 AO reicht es nach einem Systemwechsel erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die alten Daten nur noch auf einem maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten, sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat. Bis dahin muss der volle Datenzugriff möglich bleiben. Die Verfahrensdokumentation sollte deshalb beschreiben, wo Altdaten liegen, wie sie migriert wurden und wie das Finanzamt in dieser Zeit darauf zugreifen kann.

Muster für die Verfahrensdokumentation

Niemand muss bei null anfangen. Zwei kostenlose Muster stammen von Berufs- und Fachverbänden und eignen sich als Gerüst:

Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen (BStBK und DStV). Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband haben das Muster gemeinsam erarbeitet; die aktuelle Fassung ist Version 2.1 mit Stand 27. Februar 2026 und berücksichtigt bereits die Regeln zur E-Rechnung. Es ist für den Fall gedacht, dass Papierbelege digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet werden, und behandelt zentrales wie mobiles Scannen mit Smartphone oder Tablet. Die Gliederung reicht von Zielsetzung und Organisation über eingesetzte Hard- und Software, Zuständigkeiten, IKS und Datensicherheit bis zu den einzelnen Verfahrensschritten, der Vernichtung der Papierbelege, der Löschung nach Fristablauf und einem eigenen Kapitel für die Änderungshistorie. Originär digitale Belege wie E-Rechnungen sind ausdrücklich nicht Gegenstand, das Muster kann dafür aber ergänzt werden.

Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage (AWV). Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung bietet ihre Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage kostenlos als PDF und als Word-Vorlage an. Sie stammt vom 19. Oktober 2015 und bezieht sich auf die GoBD von 2014. Ihr Schwerpunkt ist die geordnete und sichere Ablage von Belegen auf Papier und digital, vom Belegeingang bis zur Vernichtung nach Ablauf der Fristen. Wer sie heute nutzt, gleicht die Verweise mit der Fassung von 2019 und den Änderungen von 2024 und 2025 ab.

Beide Muster betonen, dass sie Formulierungshilfen sind. Das BStBK-Muster hält fest, dass seine Anwendung nicht die Prüfung ersetzt, ob die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im Einzelfall eingehalten sind. Ein ausgefülltes Muster, das nicht zur gelebten Praxis passt, ist schlechter als eine kurze, zutreffende Beschreibung.

Gliederungsvorschlag für eine Verfahrensdokumentation

Wer Belege nicht nur scannt, sondern in einem DMS empfängt, prüft, bucht und archiviert, braucht eine Gliederung, die alle Wege abdeckt. Der folgende Vorschlag verbindet die vier Bestandteile der GoBD mit den Kapiteln des BStBK-Musters:

1. Allgemeines
   1. Zweck, Geltungsbereich, Abgrenzung (welche Prozesse, welche Gesellschaften)
   2. Unternehmen, Standorte, Aufbau- und Ablauforganisation
   3. Rechtsgrundlagen (§§ 145 bis 147 AO, §§ 238, 239, 257 HGB, § 14b UStG, GoBD)
   4. Verzeichnis der Dokumentarten mit Aufbewahrungsklassen
2. Organisation und Verantwortlichkeiten
   1. Rollen und Stellvertretungen (Posteingang, Fachabteilung, Buchhaltung, IT, Steuerberatung)
   2. Internes Kontrollsystem: Berechtigungen, Funktionstrennung, Freigaben, Abstimmungen
   3. Einweisung der Mitarbeitenden
3. Verfahrensbeschreibung je Prozess (Anwenderdokumentation)
   1. Belegeingang Papier und digital, E-Rechnung
   2. Scannen und Qualitätskontrolle
   3. Prüfung, Freigabe, Buchung
   4. Archivierung und Wiederfinden
   5. Vernichtung der Papierbelege
   6. Löschung nach Fristablauf
4. Technische Systemdokumentation
   1. Systemlandschaft mit Versionen und Schnittstellen
   2. Speicher, Formate, Unveränderbarkeit, Protokollierung
   3. Herstellerunterlagen und Prüfberichte als Anlagen
5. Betriebsdokumentation
   1. Datensicherung und Wiederherstellung
   2. Updates, Releasewechsel, Freigabeverfahren
   3. Störungen, Fehlerprotokolle, Notfallvorsorge
   4. Datenzugriff der Finanzverwaltung
6. Mitgeltende Unterlagen, Änderungshistorie, Glossar

Wie viel Aufwand eine Verfahrensdokumentation macht

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, und die GoBD nennen keine. Sie sagen in Rz. 151, dass Umfang und Ausgestaltung von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur und des eingesetzten IT-Systems abhängen. Für Kleinunternehmen, deren Umsatz die Grenze des § 19 Abs. 1 UStG nicht übersteigt und die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, ist die Erfüllung der Anforderungen nach der Änderung von 2024 (Rz. 15) regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten.

Den Aufwand treiben vor allem diese Faktoren:

• Zahl der Prozesse: Eine Dokumentation nur für den Rechnungseingang ist überschaubar; Kasse, Reisekosten, Lohn und Vertragsverwaltung kommen jeweils hinzu.
• Zahl der Systeme und Schnittstellen: Jede Übergabe zwischen DMS, ERP, Buchhaltung und Steuerberatung muss beschrieben werden.
• Reifegrad der Prozesse: Wo Abläufe nicht festgelegt sind, müssen sie erst entschieden werden. Das kostet mehr Zeit als das Aufschreiben.
• Vorhandene Unterlagen: Herstellerdokumentation, Berechtigungskonzept und Datensicherungskonzept verkürzen die Arbeit erheblich.

Ein Beispiel zur Einordnung: Ein Großhändler mit 40 Beschäftigten führt ein DMS für Eingangsrechnungen ein, scannt Papierrechnungen zentral und übergibt Buchungsdaten an die Kanzlei. Er braucht eine allgemeine Beschreibung, eine Verfahrensbeschreibung für drei Prozesse (Eingang, Scannen, Archivierung mit Löschung), die Systemübersicht mit den Herstellerunterlagen als Anlage und eine kurze Betriebsdokumentation zu Datensicherung und Updates. Mit dem BStBK-Muster als Gerüst bleibt der größte Teil der Arbeit die Abstimmung der tatsächlichen Abläufe, nicht das Schreiben.

Wer die Verfahrensdokumentation schreibt

Verantwortlich ist das Unternehmen selbst (GoBD Rz. 21). Geschrieben wird sie am besten gemeinsam:

• Fachabteilung (Buchhaltung, Einkauf, Personal): beschreibt die Abläufe, denn nur sie kennt die gelebte Praxis.
• IT oder IT-Dienstleister: liefert Systemlandschaft, Berechtigungen, Datensicherung, Update-Verfahren.
• Steuerberatung: prüft die steuerliche Seite, insbesondere Belegfunktion, Buchungsübergabe und Fristen, und kennt die Erwartungen der Betriebsprüfung.
• DMS-Hersteller oder Systemhaus: stellt Produktdokumentation und Prüfberichte bereit und beschreibt die technische Konfiguration.

Das BStBK-Muster weist darauf hin, dass bei Beteiligung Dritter bis zu drei Verantwortungsbereiche zusammenkommen, nämlich Mandant, Kanzlei und IT-Unternehmen, und dass besonders die Übergänge zwischen ihnen zu beschreiben sind. Die Verantwortung gegenüber dem Finanzamt bleibt beim Unternehmen.

So entsteht die Verfahrensdokumentation

1. Bestand aufnehmenWelche Belege, welche Kanäle, welche Systeme, wer ist beteiligt?
2. Umfang abgrenzenProzesse und Gesellschaften festlegen, für die die Dokumentation gilt.
3. Muster wählenBStBK-Muster für das Scannen, AWV-Muster für die Belegablage, eigene Gliederung für alles Weitere.
4. Ist-Abläufe beschreibenMit der Fachabteilung je Prozess, so wie tatsächlich gearbeitet wird.
5. Technik und Herstellerunterlagen einbindenSystemübersicht, Versionen, Prüfberichte als Anlage.
6. Kontrollen festlegenIKS, Freigaben, Datensicherung, Löschregeln.
7. Freigeben und bekannt machenUnterschrift der Geschäftsführung, Zugang für alle Beteiligten.
8. PflegenBei jeder Änderung neue Version mit Änderungshistorie.

Der siebte Schritt wird gern vergessen. Das BStBK-Muster verlangt, dass die Verfahrensdokumentation allen Beteiligten bekannt gemacht wird und jederzeit zugänglich ist, und dass das tatsächlich durchgeführte Verfahren der Dokumentation entspricht und regelmäßig angewendet wird. Eine Dokumentation, die nur im Laufwerk der Geschäftsführung liegt, erfüllt diesen Zweck nicht.

Wie Sie die Verfahrensdokumentation aktuell halten

Die anspruchsvollste Anforderung steht in GoBD Rz. 154: Für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten voll entspricht, insbesondere bei den eingesetzten Programmversionen. Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein. Dem genügt man nach der Fassung von 2019, wenn die Änderungen versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird.

Daraus folgen vier Regeln für die Pflege:

1. Versionieren statt überschreiben: Jede Änderung erzeugt eine neue Version mit Datum, Gültigkeitszeitraum und Freigabe. Ältere Versionen bleiben erhalten.
2. Änderungsprotokoll führen: Was wurde wann geändert, warum, von wem freigegeben. Das BStBK-Muster sieht dafür ein eigenes Kapitel vor.
3. Anlässe festlegen: Updates und Releasewechsel, neue Eingangskanäle, neue Gesellschaften, Wechsel von Dienstleistern oder Steuerberatung. Nach GoBD Rz. 101 muss das IKS anlassbezogen, etwa bei einem Systemwechsel, prüfen, ob das System noch dem dokumentierten entspricht.
4. Regelmäßig überprüfen: Auch ohne Anlass einmal im Jahr mit der Fachabteilung durchgehen, ob die Beschreibung noch stimmt.

Die alten Versionen müssen Sie aufbewahren, solange die Unterlagen aufzubewahren sind, die nach ihnen entstanden sind. Rz. 154 sagt ausdrücklich, dass die Aufbewahrungsfrist der Verfahrensdokumentation nicht abläuft, solange die Frist für die Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie erforderlich ist. Ein DMS eignet sich gut als Ablage dafür, weil es Versionen und Freigaben ohnehin revisionssicher führt.

Was ein DMS-Hersteller liefern kann und was nicht

Hersteller von Dokumentenmanagement- und Archivsystemen stellen in der Regel Unterlagen bereit, die in Ihre Verfahrensdokumentation einfließen: Produkt- und Funktionsbeschreibungen, Administrations- und Betriebshandbücher, Beschreibungen der Archivierungs- und Löschfunktionen und, wenn vorhanden, Berichte über Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer oder andere Prüfstellen.

Diese Unterlagen sind ein Baustein der technischen Systemdokumentation, nicht mehr. Sie beschreiben das Produkt, wie der Hersteller es ausliefert. Wie Ihr Unternehmen Belege annimmt, welche Aufbewahrungsklassen Sie eingerichtet haben, wer welche Rechte hat und wie Ihre Datensicherung läuft, steht darin nicht. Auch ein Prüfbericht des Herstellers bezieht sich auf das Produkt und nicht auf Ihren Betrieb. Die GoBD stellen in Rz. 179 bis 181 klar, dass Zertifikate oder Testate Dritter bei der Auswahl helfen, gegenüber der Finanzbehörde aber keine Bindungswirkung entfalten. Was ein Testat aussagt, erklärt der Ratgeber zu IDW PS 880.

In unseren geprüften Datenblättern nennen 10 Hersteller eine Prüfung zur ordnungsmäßigen Archivierung mit benanntem Prüfer. Die Übersicht zeigt, welche Prüfungen die Hersteller angeben; den Bericht selbst sollten Sie vor Vertragsschluss anfordern und als Anlage zur Verfahrensdokumentation nehmen:

Hersteller	Prüfung	Prüfer laut Hersteller
agorum	IDW PS 880	nicht genannt
Amagno	Softwarebescheinigung (IDW PS 880, IDW RS FAIT 1, IDW RS FAIT 3, IDW PS 330)	KRP Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Caya	IDW PS 880 (GoBD)	Hamburger Treuhand Gesellschaft Schomerus & Partner mbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Comarch	IDW PS 880	KPMG
CompuDMS (CompuKöln)	IDW PS 880	nicht genannt
d.velop	IDW PS 880 GoBD-Prüfung d.velop cloud migration	nicht genannt comdatis
DATEV DMS	Prüfbericht zur ordnungsmäßigen Archivierung	Ernst & Young
docuvita	PK-DML ready (VOI)	VOI und TÜV IT (TÜV Nord)
DocuWare	GoBD-Zertifizierung nach IDW ERS FAIT 3 / IDW PS 880	nicht genannt
Doxis	IDW PS 880	Deloitte
easy software	IDW PS 880 (mit IDW RS FAIT 5) IDW PS 880 und ISAE 3000	PKF Fasselt Partnerschaft mbB nicht genannt
ELO Digital Office	IDW PS 880	EY
Fabasoft	IDW PS 880	KPMG Advisory GmbH
forcont	VOI Compliance Certificate „PK-DML ready“	VOI Service GmbH, Zertifizierungsstelle VOI-CERT
JobRouter	IDW PS 880 (GoBD)	nicht genannt
Kendox	IDW PS 880 / ISAE 3000 VOI Compliance Certificate „PK-DML ready“	BDO Austria GmbH VOI
M-Files	VOI „PK-DML ready“	VOI-CERT (VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.)
nscale (Ceyoniq Technology)	IDW PS 880	nicht genannt
PROXESS	TÜV-Zertifikat „Geprüfte Archivierung“ TÜV-Gütesiegel „Geprüfte Archivierung“	TÜV Saarland TÜV Saarland
Scopevisio	IDW PS 880	nicht genannt
Starke-DMS	IDW PS 880	Revidata

Hersteller ohne Eintrag nennen auf ihren Seiten keine solche Prüfung.

Fragen Sie bei der Auswahl außerdem, welche Unterlagen zur Verfahrensdokumentation der Hersteller oder sein Partner mitliefert, ob es eine Vorlage für die technische Systemdokumentation gibt und wie Versionswechsel dokumentiert werden. Diese Fragen gehören in jedes Angebot. Hersteller mit Prüfbericht, Cloud-Standort und Schnittstellen vergleichen Sie im Herstellerverzeichnis.

Typische Fehler

• Musterdokument unverändert übernommen: Die Beschreibung passt nicht zur Praxis. Für den Prüfer ist das schlechter als eine kurze, zutreffende Dokumentation.
• Nur die Technik beschrieben: Herstellerhandbücher gesammelt, aber keine Arbeitsanweisungen. Der Prüfer erfährt nicht, wer was tut.
• Keine Versionen: Die Dokumentation wird überschrieben, frühere Verfahren sind nicht mehr belegbar.
• E-Rechnung und E-Mail vergessen: Die Dokumentation beschreibt nur Papier und Scan, obwohl ein großer Teil der Rechnungen elektronisch eingeht.
• Löschung nicht geregelt: Unklar, wann und wie Dokumente nach Fristablauf gelöscht werden.
• Abkürzungen und Kennzeichen nicht erklärt: Belegarten, Kostenstellen, Statuswerte im DMS erscheinen ohne Legende (GoBD Rz. 149).
• Nicht bekannt gemacht: Die Mitarbeitenden kennen die Dokumentation nicht und arbeiten anders.

Folgen einer fehlenden Verfahrensdokumentation

Die GoBD sind an dieser Stelle differenzierter, als viele Darstellungen nahelegen. Rz. 155 lautet: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Daraus folgt zweierlei. Eine fehlende Dokumentation führt nicht automatisch zum Verwerfen der Buchführung. Umgekehrt kann sie genau dazu führen, wenn der Prüfer das Verfahren ohne sie nicht nachvollziehen kann. Dann greifen die allgemeinen Regeln: Nach § 158 AO wird nur eine Buchführung, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entspricht, der Besteuerung zugrunde gelegt. Wird sie nicht zugrunde gelegt, hat das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 Abs. 2 AO zu schätzen.

Besonders hoch ist das Risiko bei digitalisierten Belegen. Wer Papier nach dem Scannen vernichtet hat, kann ohne dokumentiertes Verfahren kaum zeigen, dass das Bild dem Original entspricht und vollständig ist; das Original lässt sich nicht mehr vorlegen. Die AWV nennt in ihrem Muster als mögliche Folgen fehlender Ordnungsmäßigkeit unter anderem die Nichtanerkennung von Betriebsausgaben und Zuschätzungen.

Wie groß das Risiko im Einzelfall ist, hängt von Ihren Prozessen ab. Die Dokumentation zu schreiben, kostet in jedem Fall weniger als eine Schätzung. Dieser Abschnitt ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Verfahrensdokumentation im DMS-Projekt

Am wenigsten Aufwand macht die Verfahrensdokumentation, wenn sie von Anfang an Teil der DMS-Einführung ist. In der Anforderungsphase entstehen ohnehin Prozessbeschreibungen, Dokumentartenlisten und ein Berechtigungskonzept; das sind die Rohstoffe der Anwenderdokumentation. Im Lastenheft sollten Sie festhalten, welche Unterlagen der Anbieter zur Verfahrensdokumentation liefert. Wie Sie das Projekt aufsetzen, beschreibt der Ratgeber DMS einführen.

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