E-Rechnung empfangen, prüfen und archivieren: Pflichten, Fristen und Ablauf

Kurz gesagt: Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt, und ab 2028 grundsätzlich unabhängig vom Umsatz. Archiviert wird die XML-Datei als Original: acht Jahre, unverändert und maschinell auswertbar, ein PDF-Ausdruck allein genügt nicht.

Stand: Oktober 2026. Die Empfangspflicht gilt seit fast zwei Jahren, die Ausstellungspflicht rückt näher, und in vielen Buchhaltungen landen XRechnungen noch als unlesbarer Anhang im Sammelpostfach. Dieser Ratgeber zeigt, was das Umsatzsteuergesetz, das Schreiben des Bundesfinanzministeriums und die GoBD konkret verlangen, wie Sie eingehende E-Rechnungen prüfen und wie die Archivierung aussieht, die auch bei einer Betriebsprüfung trägt.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

§ 14 Abs. 1 UStG unterscheidet seit 2025 zwei Arten von Rechnungen. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere ist eine sonstige Rechnung: Papier, aber auch ein einfaches PDF per E-Mail.

Das ist der Punkt, an dem viele Unternehmen falsch abbiegen. Ein PDF, das am Bildschirm wie eine Rechnung aussieht, ist steuerlich keine E-Rechnung. Umgekehrt ist eine XRechnung, die nur aus XML-Code besteht und ohne Hilfsprogramm kaum lesbar ist, eine vollwertige E-Rechnung.

Das strukturierte Format muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein. Im zweiten Fall muss es eine richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben in ein normkonformes oder interoperables Format zulassen. So können etablierte EDI-Verfahren weiterlaufen.

Für die Archivierung folgt daraus eine einfache Regel: Das Original einer E-Rechnung ist der Datensatz, nicht das Bild. Wie sich die E-Rechnung in die übrigen Pflichten zur Unveränderbarkeit, Ordnung und Lesbarkeit einfügt, beschreibt der Überblick zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD.

Die Stichtage: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 und 2028

Die Pflicht zur E-Rechnung im Geschäft zwischen inländischen Unternehmen steht in § 14 Abs. 2 UStG. Die Übergangsfristen regelt § 27 Abs. 38 UStG. Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt des Umsatzes, nicht das Rechnungsdatum.

1. 01.01.2025Empfang PflichtAlle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen dürfen alle noch Papier oder, mit Zustimmung, PDF.
2. 01.01.2027Ausstellung Pflicht ab 800.000 €Für Umsätze ab 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr sonstige Rechnungen ausstellen. EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 zulässig.
3. 01.01.2028Ausstellung Pflicht für alleDie Übergangsregeln laufen aus. Im B2B-Geschäft zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung dann der Regelfall.

Im Detail sieht § 27 Abs. 38 UStG drei Übergangsregeln vor:

1. Für Umsätze von 01.01.2025 bis 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen bis Ende 2026 Papierrechnungen oder, wenn der Empfänger zustimmt, Rechnungen in einem anderen elektronischen Format übermitteln.
2. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das bis Ende 2027 nur noch, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
3. Für Umsätze im Jahr 2027 dürfen Rechnungen außerdem per EDI-Verfahren in einem nicht normkonformen Format ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt.

Die FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand März 2026) fasst es so zusammen: Erst nach Ablauf dieser Fristen ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen tatsächlich verpflichtend.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden und viele steuerfreie Umsätze. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Für den Empfang gibt es dagegen keine Ausnahme: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen annehmen können.

Was „E-Rechnung empfangen können“ konkret heißt

Die Anforderung ist niedriger, als viele Softwareangebote vermuten lassen. Nach den FAQ des BMF genügt für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 ergänzt: Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich.

Als Übermittlungswege nennt die Verwaltung E-Mail, Download aus einem Internetportal, EDI, eine elektronische Schnittstelle oder den gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort. Auf welchen Weg und welches Format sich die Vertragspartner einigen, klären sie zivilrechtlich untereinander. Die Ausstellung einer E-Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen braucht dabei keine Zustimmung des Empfängers.

Wichtig ist eine Folge, die im UStAE ausdrücklich steht: Kann ein Unternehmen technisch keine E-Rechnung empfangen oder verweigert es die Annahme, hat es keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, etwa belegt durch ein Sendeprotokoll. Wer den Empfang nicht organisiert, riskiert also, ohne verwertbare Rechnung dazustehen, und damit Rückfragen beim Vorsteuerabzug.

„Empfangen können“ heißt aber nicht „verarbeiten können“. Das Postfach nimmt die Datei an. Lesen, prüfen, buchen und archivieren müssen Sie sie trotzdem. Für XRechnungen, die keinen PDF-Teil haben, brauchen Sie dafür mindestens einen Viewer. Die Finanzverwaltung bietet über das ELSTER-Portal einen E-Rechnungs-Viewer für XRechnung und ZUGFeRD an; der Hinweis steht in Frage 12a der BMF-FAQ.

Die Formate: XRechnung, ZUGFeRD und EDI

Format	Aufbau	Steuerlich zulässig als E-Rechnung	Hinweis für den Empfang
XRechnung	rein strukturiert (XML), kein Rechnungsbild	ja, entspricht EN 16931	Viewer nötig, um die Rechnung zu lesen
ZUGFeRD ab Version 2.0.1	hybrid: PDF und XML in einer Datei	ja, außer Profile MINIMUM und BASIC-WL	Bei Abweichungen gilt die XML, nicht das PDF
EDI (z. B. EDIFACT)	strukturiert, vereinbart	ja, wenn Extraktion der Pflichtangaben möglich ist; nicht normkonforme EDI-Formate übergangsweise bis Ende 2027	Vereinbarung mit dem Geschäftspartner
PDF ohne XML, Papier	unstrukturiert	nein, sonstige Rechnung	im inländischen B2B-Geschäft nur im Rahmen der Übergangsregeln und Ausnahmen (z. B. Kleinbeträge bis 250 €)

Quellen: § 14 Abs. 1 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, UStAE 14.1 in der Fassung vom 15.10.2025, BMF-FAQ Frage 7.

Die XRechnung wurde in Deutschland auf Grundlage der EN 16931 als rein strukturiertes Format entwickelt. Sie ist für die maschinelle Verarbeitung gedacht und für das menschliche Auge erst nach einer Visualisierung lesbar.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Ein menschenlesbarer PDF-Teil und ein strukturierter XML-Teil stecken in einer Datei. Ab Version 2.0.1 beruht es auf der EN 16931 und ist damit zulässig; die Profile MINIMUM und BASIC-WL nimmt die Finanzverwaltung ausdrücklich aus. Kommt eine ZUGFeRD-Datei in einem dieser Profile, behandeln Sie sie wie eine sonstige Rechnung.

Bei hybriden Rechnungen hat sich mit der E-Rechnungspflicht die Rangfolge umgedreht. Früher ging bei Abweichungen das Rechnungsbild vor, heute sind die Daten im XML-Teil maßgebend. Die BMF-FAQ empfehlen deshalb, den XML-Teil selbst zu visualisieren, statt sich auf das mitgelieferte PDF zu verlassen.

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage mit den Angaben in unstrukturierter Form genügt nicht, ein Link auf ein externes Ziel ebenso wenig. Ergänzende Angaben, etwa Stundennachweise, dürfen als Anhang in der E-Rechnung mitkommen.

E-Rechnungen prüfen: Format, Geschäftsregeln, Inhalt

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet drei Arten von Fehlern. Für den Rechnungseingang lohnt es sich, sie auseinanderzuhalten, weil sie unterschiedliche Folgen haben.

Formatfehler (Rn. 6a). Entspricht die Datei nicht den zulässigen Syntaxen oder deren technischen Vorgaben, ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Welcher Art der Fehler ist, spielt keine Rolle. Für Sie als Empfänger ist das ein Grund, eine korrekte E-Rechnung anzufordern, spätestens wenn für den Aussteller keine Übergangsregel mehr greift.

Geschäftsregelfehler (Rn. 6b). Geschäftsregeln prüfen die logischen Abhängigkeiten innerhalb der Rechnung, etwa ob Steuerbetrag und Steuersatz zusammenpassen oder ob Pflichtfelder gefüllt sind. Ein fehlendes Feld „Buyer reference“ (BT-10) in einer XRechnung ist ein solcher Fehler, umsatzsteuerlich aber unbeachtlich.

Inhaltsfehler (Rn. 35a). Fehlen umsatzsteuerliche Pflichtangaben nach §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG oder sind sie falsch, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Das kann eine Validierung aufdecken, muss sie aber nicht: Ein falscher Steuersatz fällt formal nicht auf.

Daraus folgt der Grundsatz, den das BMF ausdrücklich formuliert: Eine Validierung ersetzt nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen, sie unterstützt ihn dabei. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung dürfen Sie sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.

• Datei ist XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 (nicht MINIMUM/BASIC-WL) oder ein vereinbartes EDI-Format
• Validierung auf Format und Geschäftsregeln ohne kritische Fehler
• Pflichtangaben im XML-Teil vollständig, nicht nur im PDF oder in einer Anlage
• Leistung, Menge, Preis und Steuersatz sachlich richtig, Bestellung und Wareneingang passen
• Bei ZUGFeRD: PDF und XML stimmen überein; bei Abweichung gilt das XML
• Validierungsbericht und Prüfvermerk zur Rechnung abgelegt

Archivierung: Der Datensatz ist das Original

Für die Aufbewahrung gelten zwei Regelwerke nebeneinander: das Umsatzsteuerrecht und die Abgabenordnung mit den GoBD.

Umsatzsteuerlich verlangt § 14b UStG, jede ein- und ausgehende Rechnung acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres der Ausstellung. Bei einer E-Rechnung ist laut BMF zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Der UStAE ergänzt: Die maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt sein, und eine mitgelieferte qualifizierte elektronische Signatur ist als Nachweis mit aufzubewahren, auch wenn sie inzwischen abgelaufen ist.

Die GoBD wurden mit dem BMF-Schreiben vom 14.07.2025 an die E-Rechnung angepasst. Die wichtigsten Punkte:

• Rz. 118: Werden Belege als strukturierter Datensatz empfangen, etwa als E-Rechnung, braucht es keine bildliche, sondern nur eine inhaltliche Übereinstimmung.
• Rz. 119 und 131: Bei E-Rechnungen reicht es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Den menschenlesbaren Teil einer hybriden Rechnung, etwa das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich bedeutsame zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen.
• Rz. 125, Beispiel 10: Entscheidend ist der strukturierte Datenteil. Er darf nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in TIFF, gelöscht werden.
• Rz. 127: Auch E-Rechnungen zählen zu den strukturierten Dateien, deren maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleiben muss.
• Rz. 131: Eingehende elektronische Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden.

Eine Feinheit verdient Beachtung. Das BMF schreibt im Schreiben vom 15.10.2025 (Rn. 60), dass allein eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems umsatzsteuerlich kein Verstoß gegen § 14b UStG ist. Das klingt nach Entwarnung, ist aber keine. Rn. 61 verweist für alle anderen Zwecke auf die GoBD, und nach § 147 Abs. 2 AO müssen elektronisch aufbewahrte Unterlagen während der Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Für Unternehmen, die Bücher führen, bleibt das GoBD-konforme Archiv der Normalfall.

Zum Ort der Aufbewahrung: Nach § 14b Abs. 2 UStG bewahren inländische Unternehmen Rechnungen grundsätzlich im Inland auf. Elektronisch dürfen sie auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet liegen, wenn eine vollständige Fernabfrage gewährleistet ist und das Finanzamt über den Ort informiert wird. Für ein Cloud-Archiv ist der Standort des Rechenzentrums deshalb keine Nebensache.

Wie lange: acht Jahre, aber nicht immer genau acht

§ 147 Abs. 3 AO nennt für Buchungsbelege acht Jahre, für Bücher, Jahresabschlüsse und bestimmte Zollunterlagen zehn Jahre und für sonstige Unterlagen sechs Jahre. Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Und sie endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Die achtjährige Frist in § 14b UStG gilt in dieser Fassung seit dem 01.01.2025, und zwar für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute sieht § 27 Abs. 40 UStG eine spätere Anwendung vor; nach Handels- und Abgabenrecht (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO) bleibt es für diese Unternehmen bei Buchungsbelegen aber bei zehn Jahren, und die längere Frist ist maßgeblich. Ein Beispiel: Eine im März 2026 ausgestellte und empfangene E-Rechnung muss mindestens bis Ende 2034 verfügbar sein. Welche Fristen für welche Unterlagen gelten, zeigt der Ratgeber Aufbewahrungsfristen.

Für die Archivplanung heißt das: Die XML-Dateien, die Sie heute empfangen, müssen Sie in acht Jahren noch öffnen, anzeigen und maschinell auswerten können. Das betrifft auch die Version des XRechnung-Standards, die heute gilt. Ein Archiv, das nur die Datei ablegt, aber in acht Jahren keinen passenden Viewer mehr bietet, erfüllt die Lesbarkeitspflicht nicht.

Konvertieren nur mit Original

Viele Rechnungseingangslösungen erzeugen aus der XML-Datei ein PDF, damit die Freigabe am Bildschirm einfacher wird. Das ist sinnvoll, solange das Original erhalten bleibt.

Die GoBD erlauben eine Umwandlung in ein anderes Format nach Rz. 131 nur unter den Voraussetzungen von Rz. 135. Danach sind bei einer Konvertierung grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen, unter demselben Index zu verwalten und die konvertierte Fassung als solche zu kennzeichnen. Nur die konvertierte Fassung reicht ausnahmsweise, wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind:

• keine bildliche oder inhaltliche Veränderung,
• kein Verlust sonstiger aufbewahrungspflichtiger Informationen,
• die verlustfreie Konvertierung ist in der Verfahrensdokumentation beschrieben,
• maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff der Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt.

Bei einer E-Rechnung scheitert ein reines PDF regelmäßig an der letzten Bedingung, denn ein Rechnungsbild ist nicht maschinell auswertbar wie der XML-Datensatz. Hinzu kommt die ausdrückliche Aussage in Rz. 125: Der strukturierte Datenteil darf nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden. Behalten Sie also immer die empfangene Datei, und legen Sie Visualisierungen höchstens zusätzlich ab, sauber verknüpft.

Wo Mitarbeitende Freigaben oder Kontierungen auf einem ausgedruckten Rechnungsbild vermerken, müssen diese Vermerke ebenfalls aufbewahrt werden. Die Muster-Verfahrensdokumentation von Bundessteuerberaterkammer und Steuerberaterverband weist darauf hin, dass ein solcher Ausdruck mit Vermerken erneut gescannt werden kann. Wie das ordnungsgemäß geht, beschreibt der Ratgeber ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN. Besser ist es, Vermerke gleich elektronisch im System zu erfassen.

Der Ablauf: vom Posteingang bis ins Archiv

Ein geordneter Rechnungseingang für E-Rechnungen hat sechs Stationen. Je mehr davon automatisiert sind, desto weniger hängt die Ordnungsmäßigkeit an einzelnen Personen.

1. EingangZentrales Postfach oder Portal; die Datei wird unverändert mit Eingangsdatum gespeichert.
2. Erkennen und auslesenXRechnung, ZUGFeRD, PDF oder Papier unterscheiden; Daten aus dem XML übernehmen statt abtippen.
3. ValidierenFormat und Geschäftsregeln prüfen, Bericht speichern, fehlerhafte Rechnungen zurückweisen.
4. Sachlich prüfen und freigebenAbgleich mit Bestellung und Wareneingang, Freigabe nach Betragsgrenzen, Vermerke elektronisch.
5. BuchenÜbergabe an die Finanzbuchhaltung, etwa DATEV; Beleg und Buchung verknüpft.
6. ArchivierenXML-Original, gegebenenfalls PDF, Anhänge, Validierungsbericht und Freigabeprotokoll unveränderbar, acht Jahre lesbar.

Eingang. Richten Sie eine zentrale Adresse für Rechnungen ein und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Rechtlich ist kein eigenes Postfach nötig, praktisch verhindert es, dass E-Rechnungen in persönlichen Postfächern liegen bleiben. Die Datei wird so gespeichert, wie sie kommt.

Erkennen und auslesen. Der größte Gewinn der E-Rechnung ist, dass niemand mehr Beträge abtippen muss. Die Daten stehen bereits strukturiert im XML. Ein DMS oder eine Rechnungseingangslösung erkennt das Format und übernimmt die Felder. Papier- und PDF-Rechnungen, die in der Übergangszeit weiter kommen, laufen über die Texterkennung.

Validieren. Hier entscheidet sich, ob überhaupt eine E-Rechnung vorliegt. Der Validierungsbericht gehört zur Rechnung.

Prüfen und freigeben. Die sachliche Prüfung bleibt Menschenarbeit: Wurde geliefert, stimmt der Preis, passt die Kostenstelle? Ein Workflow mit Betragsgrenzen und Vertretungsregeln sorgt dafür, dass Rechnungen nicht im Urlaub liegen bleiben.

Buchen. Für viele Mittelständler ist die Steuerkanzlei mit DATEV Teil des Ablaufs. Die Übergabe der Buchungsdaten samt Beleg muss geregelt sein, und die Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg muss in beide Richtungen funktionieren.

Archivieren. Am Ende steht die unveränderbare Ablage: Original, Anhänge, Prüf- und Freigabeprotokoll, mit Löschsperre bis Fristende. Wie das Archiv gegen Änderung gesichert wird, entscheidet über die Ordnungsmäßigkeit mehr als jede Einzelfunktion.

Was die Hersteller zur E-Rechnung angeben

Fast jedes DMS wirbt inzwischen mit E-Rechnung. Ob ein System XRechnung und ZUGFeRD selbst verarbeitet, über ein Zusatzmodul oder über einen Partner, macht aber einen Unterschied für Kosten und Einführung. Die folgende Übersicht kommt aus unseren geprüften Datenblättern und zeigt die Angaben der Hersteller mit Belegen im jeweiligen Profil.

Hersteller	XRechnung	ZUGFeRD	Rechnungseingang
aconso	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
agorum	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
Amagno	ja	ja	ja
AODocs (Altirnao, Inc.)	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise
ARXivar (Able Tech)	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	ja
Basware	ja	ja	ja
bitfarm-Archiv	ja	ja	ja
Box	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
Caya	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	als Zusatzmodul
Comarch	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	ja
CompuDMS (CompuKöln)	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
d.velop	ja	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
DATEV DMS	ja	ja	teilweise
DOCBOX	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
DOCUframe (GSD Software)	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
docuvita	ja	ja	als Zusatzmodul
DocuWare	ja	ja	ja
Doxis	ja	ja	ja
easy software	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
ecoDMS	ja	ja	teilweise
ELO Digital Office	ja	ja	ja
enaio (Optimal Systems)	ja	ja	ja
Esker	ja	ja	ja
Fabasoft	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
forcont	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise
Hyland	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	als Zusatzmodul
IBM Content Cortex (FileNet)	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe
Insiders Technologies	ja	ja	ja
JobRouter	ja	ja	ja
Kendox	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	als Zusatzmodul
Laserfiche	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	ja
LogicalDOC	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise
M-Files	über Partner	über Partner	über Partner
Medius	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	ja
Microsoft SharePoint	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise
nscale (Ceyoniq Technology)	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
Open Bee	keine öffentliche Angabe	ja	ja
OpenKM	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise
OpenText	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
PROXESS	ja	ja	als Zusatzmodul
Scopevisio	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul
Siav (Archiflow)	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	ja
SmartDocs (DMSFACTORY)	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise
SOL-IT	keine öffentliche Angabe	teilweise	keine öffentliche Angabe
Starke-DMS	ja	ja	ja
Therefore	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	ja
windream	ja	ja	als Zusatzmodul
xSuite	als Zusatzmodul	als Zusatzmodul	ja
Yooz	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	ja
Zeendoc (Sages Informatique)	keine öffentliche Angabe	ja	ja
Zucchetti	keine öffentliche Angabe	keine öffentliche Angabe	teilweise

Mindestens so wichtig ist die Anbindung an die Buchhaltung. Von 51 geprüften Herstellern nennen 10 eine DATEV-Anbindung direkt vom Hersteller, 13 weitere über ein Modul, einen Partner oder mit Einschränkungen.

Hersteller	DATEV	Angabe
aconso	keine öffentliche Angabe	–
agorum	als Zusatzmodul	„Schnittstelle | DATEV“ per CSV und XML online, setzt „Dokument | Doc Form Family“ voraus
Amagno	vom Hersteller	Standardschnittstellen „DATEV PRO“ (DATEV Rechnungswesen) und DATEV Unternehmen online
AODocs (Altirnao, Inc.)	keine öffentliche Angabe	–
ARXivar (Able Tech)	keine öffentliche Angabe	–
Basware	keine öffentliche Angabe	–
bitfarm-Archiv	vom Hersteller	nur Enterprise-Version: Anbindung an DATEV Rechnungswesen und Unternehmen online
Box	keine öffentliche Angabe	–
Caya	vom Hersteller	Integrationen DATEV Data Services, DATEV SmartTransfer und Übergabe per E-Mail
Comarch	keine öffentliche Angabe	–
CompuDMS (CompuKöln)	als Zusatzmodul	im Modul Rechnungseingang: DATEV Unternehmen online (Belegtransfer, Rechnungsdatenservice 1.0), DATEV-Stapeldateien und weitere DATEV-Anbindungen
d.velop	vom Hersteller	Anbindung an DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungswesen, Kanzlei Rechnungswesen und Mittelstand Faktura; bei d.velop invoices kostenpflichtig hinzubuchbar
DATEV DMS	vom Hersteller	Teil der DATEV-Programmwelt; Schnittstellen u. a. zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, Lohn- und Steuerprogrammen
DOCBOX	als Zusatzmodul	Zusatzmodul Belegbildservice (API) für DATEV und Addison
DOCUframe (GSD Software)	keine öffentliche Angabe	–
docuvita	keine öffentliche Angabe	–
DocuWare	vom Hersteller	von DocuWare entwickelte DATEV-Integration; DATEV-Schnittstellenzertifizierung angegeben
Doxis	keine öffentliche Angabe	–
easy software	als Zusatzmodul	Anbindung von easy invoice an DATEV genannt; Art und Lizenzierung der Schnittstelle nicht beschrieben
ecoDMS	über Partner	DATEV-Anbindung über eine Partnerlösung
ELO Digital Office	vom Hersteller	ELO for DATEV: Belegprüfung, Freigabe und Übergabe an DATEV Rechnungswesen
enaio (Optimal Systems)	vom Hersteller	Schnittstelle für DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen (compact) und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
Esker	keine öffentliche Angabe	–
Fabasoft	keine öffentliche Angabe	–
forcont	teilweise	die Personalakte forpeople übernimmt Daten und Dokumente u. a. aus DATEV (Personal); eine Anbindung an DATEV-Rechnungswesen wird nicht genannt
Hyland	keine öffentliche Angabe	–
IBM Content Cortex (FileNet)	keine öffentliche Angabe	–
Insiders Technologies	keine öffentliche Angabe	–
JobRouter	als Zusatzmodul	Modul „JobLink for DATEV“ über DATEV-Datenservices (Buchungsdaten- und Belegbilderservice); Prüfung bei DATEV bestanden
Kendox	vom Hersteller	in der Integrationsübersicht genannt; Umfang nicht beschrieben
Laserfiche	keine öffentliche Angabe	–
LogicalDOC	keine öffentliche Angabe	–
M-Files	über Partner	FlatFileExporter der DMSFACTORY GmbH erzeugt Übergabedateien (CSV) für DATEV
Medius	keine öffentliche Angabe	–
Microsoft SharePoint	keine öffentliche Angabe	–
nscale (Ceyoniq Technology)	als Zusatzmodul	„nscale Connector for DATEV“ für nscale IM über DATEVconnect
Open Bee	keine öffentliche Angabe	–
OpenKM	keine öffentliche Angabe	–
OpenText	keine öffentliche Angabe	–
PROXESS	als Zusatzmodul	DATEV in der Liste der FiBu-Integrationen; Lizenzierung nicht angegeben
Scopevisio	vom Hersteller	DATEV-Export im Standard der Finanzbuchhaltung; Belegübergabe an den Steuerberater über DATEVconnect online (Scopevisio war Entwicklungspartner)
Siav (Archiflow)	keine öffentliche Angabe	–
SmartDocs (DMSFACTORY)	keine öffentliche Angabe	–
SOL-IT	teilweise	FIBU-Export im DATEV-Format (Rechnungsdaten, Debitoren, Kreditoren, Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit PDF), Release 2022.01
Starke-DMS	als Zusatzmodul	DATEV Finanzbuchhaltung, Mittelstand, PRO und Unternehmen online in der Schnittstellenliste; im Einstiegspaket Übergabe an DATEV nach Aufwand
Therefore	keine öffentliche Angabe	–
windream	als Zusatzmodul	eigenes Produkt „dg connect DATEV“; Hersteller bei DATEV als Schnittstellenanbieter gelistet
xSuite	keine öffentliche Angabe	–
Yooz	keine öffentliche Angabe	–
Zeendoc (Sages Informatique)	keine öffentliche Angabe	–
Zucchetti	keine öffentliche Angabe	–

Herstellerangaben sind ein Ausgangspunkt, keine Garantie. Lassen Sie sich in einer Vorführung zeigen, was mit einer XRechnung mit Formatfehler passiert, wie eine ZUGFeRD-Rechnung mit abweichendem PDF behandelt wird und in welchem Format das Archiv die Datei ablegt. Für die Auswahl hilft das Herstellerverzeichnis mit Schnellfiltern für E-Rechnung, DATEV-Anbindung und Cloud aus Deutschland. Ob ein Archiv eine Prüfung nach IDW PS 880 vorweisen kann und was diese aussagt, erklärt der Ratgeber IDW PS 880.

Sonderfälle, die im Rechnungseingang auffallen

Einige Konstellationen tauchen in fast jeder Buchhaltung auf. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 und die FAQ geben dazu klare Antworten.

Gutschriften und Reverse-Charge. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt auch für Gutschriften, also Rechnungen, die der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung selbst ausstellt. Sie gilt ebenso für Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), wenn beide Seiten im Inland ansässig sind (Rn. 17). Für Ihr Archiv heißt das: Auch selbst erstellte Gutschriften gehören als strukturierter Datensatz abgelegt.

Barkäufe über 250 Euro. Für bar bezahlte Leistungen gibt es keine Sonderregel. Ein Geschäftsessen oder ein Materialeinkauf im Baumarkt über 250 Euro ist nach Ablauf der Übergangsfristen per E-Rechnung abzurechnen. Die BMF-FAQ (Frage 10) schlagen vor, vor Ort zunächst einen Kassenbeleg auszustellen und ihn später durch eine E-Rechnung zu berichtigen, etwa per E-Mail. Im Archiv landen dann Kassenbeleg und E-Rechnung, die Sie miteinander verknüpfen sollten.

Skonto, Nachlässe, Korrekturen. Mindert sich die Bemessungsgrundlage nachträglich, etwa durch Skonto oder einen Nachlass wegen einer Mängelrüge, ist keine Rechnungsberichtigung nötig (Rn. 51a). Ändert sich dagegen der Leistungsumfang, zum Beispiel durch ein geändertes Aufmaß, braucht es grundsätzlich eine berichtigte Rechnung (Rn. 51b). Beide Fassungen gehören in die Akte.

Anhänge. Stundennachweise oder Leistungsverzeichnisse dürfen als Anhang in der E-Rechnung mitkommen (Rn. 35). Sie sind Teil der Rechnung und werden mit ihr archiviert. Ein Link auf ein externes Ziel ersetzt keine Angabe in der Rechnung.

Kleinbeträge und Fahrausweise. Bis 250 Euro, bei Fahrausweisen und bei Kleinunternehmern darf weiterhin eine sonstige Rechnung kommen (Rn. 22). Ihr Rechnungseingang muss deshalb dauerhaft beide Welten verarbeiten: strukturierte Datensätze und Papier oder PDF.

Typische Fehler beim Empfang und bei der Archivierung

• Nur das PDF wird gespeichert. Bei ZUGFeRD landet das Rechnungsbild im Archiv, die XML-Datei geht verloren, etwa weil die Rechnung in ein Bildformat wie TIFF umgewandelt oder nur das Rechnungsbild abgelegt wird. Damit fehlt das Original.
• XRechnung als „kaputter Anhang“ gelöscht. Ohne Viewer sieht eine XRechnung aus wie Datensalat. Wer sie als Spam aussortiert, hat keine Rechnung und keinen Anspruch auf eine Papierfassung.
• PDF und XML weichen ab, gebucht wird nach dem PDF. Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Gebucht werden sollte deshalb nach den XML-Daten.
• Validierung als Freifahrtschein. Eine fehlerfreie Validierung sagt nichts darüber, ob der Steuersatz stimmt oder die Leistung erbracht wurde.
• Freigabevermerke auf Papier. Ausdrucken, abzeichnen, abheften: Die Vermerke sind aufbewahrungspflichtig und gehören zur Rechnung, am besten elektronisch.
• Ablage im Dateisystem. Ein Ordner auf dem Netzlaufwerk ist weder unveränderbar noch maschinell auswertbar im Sinne der GoBD.
• Keine Verfahrensdokumentation für den Rechnungseingang. Konvertierungen, Validierung, Freigaben und Archivierung müssen beschrieben sein. Wie Sie das aufbauen, steht im Ratgeber Verfahrensdokumentation.
• Ausstellung zu spät geplant. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hat, muss für Umsätze ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen. Die Umstellung von Fakturierung und Stammdaten braucht Vorlauf.

Aufwand und Kosten realistisch einschätzen

Feste Preise lassen sich nicht seriös nennen; sie hängen von Rechnungsvolumen, Systemlandschaft und Automatisierungsgrad ab. Diese Fragen bestimmen den Aufwand:

• Wie viele Eingangsrechnungen pro Monat, und welcher Anteil kommt schon als E-Rechnung? Bei geringem Volumen kann ein Viewer plus Archivablage zunächst genügen. Bei hohem Volumen lohnt sich die automatische Übernahme der XML-Daten.
• Wo wird gebucht? Eine Lösung mit fertiger DATEV-Anbindung ist schneller eingerichtet als eine individuelle Schnittstelle.
• Wie komplex sind Freigaben? Mehrstufige Freigaben mit Betragsgrenzen, Kostenstellen und Vertretungen brauchen einen Workflow und dessen Einrichtung.
• Gibt es schon ein Archiv? Wenn ja, prüfen Sie, ob es XML-Dateien unverändert ablegt und lesbar darstellt. Wenn nein, ist die E-Rechnung ein guter Anlass, die Archivierung insgesamt zu ordnen.
• Ausgangsseite: Kann Ihre Fakturierung bis 2027 oder 2028 XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Nach Rz. 76 der GoBD in der Fassung von 2025 müssen Sie unter den dort genannten Voraussetzungen keine bildliche Kopie der Ausgangsrechnung speichern, wenn das Fakturierungsprogramm jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kann.

Ein Beispiel zur Einordnung: Ein Maschinenbauer mit 120 Beschäftigten empfängt rund ein Drittel seiner Rechnungen bereits als ZUGFeRD, den Rest als PDF und Papier. Er führt einen zentralen Rechnungseingang ein, der alle drei Wege in einen Freigabeprozess bringt, die XML-Daten direkt an DATEV übergibt und die Originale samt Prüfprotokoll archiviert. Weil sein Umsatz deutlich über 800.000 Euro liegt, plant er die Umstellung der eigenen Fakturierung parallel für Januar 2027. Was ein DMS mit Archiv und Workflow insgesamt kostet, zeigt die Seite Was kostet ein DMS?.

E-Rechnung als Anlass für das DMS

Viele Unternehmen beginnen mit dem Rechnungseingang, weil dort Nutzen und Pflicht zusammenfallen, und erweitern das System danach um Verträge, Personalakten oder Korrespondenz. Das ist ein bewährter Einstieg, solange Sie das Archiv von Anfang an für alle späteren Dokumentarten auslegen. Wie Sie ein DMS Schritt für Schritt auswählen und einführen, vom Lastenheft bis zum Echtbetrieb, beschreibt der Ratgeber DMS einführen.

Wenn Sie wissen möchten, welche Systeme zu Ihrem Rechnungsvolumen, Ihrer Buchhaltung und Ihrem Hosting-Wunsch passen, beantworten Sie in der Bedarfsanalyse neun Fragen und erhalten sofort eine Auswahl passender Hersteller. Liegen schon Angebote vor, prüft der Angebots-Check sie auf fehlende Positionen.

Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Verwaltung hat angekündigt, die Regeln mit Einführung eines späteren Meldesystems zu überprüfen; prüfen Sie vor Entscheidungen die aktuellen FAQ des Bundesfinanzministeriums.